施工中合同管理办法

施工中合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司施工项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有施工项目合同的管理，包括工程承包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备租赁合同等各类与施工相关的合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和规范，确保合同合法有效。2.全面管理原则对合同从签订前的评审、签订、履行到终止的全过程进行全面管理，明确各部门职责，加强协同配合，实现合同管理的规范化、科学化。3.风险防控原则注重合同风险的识别、评估和防控，提前采取措施降低风险，保障公司利益不受损失。4.效益优先原则通过合理的合同管理，优化资源配置，降低成本，提高公司经济效益。二、合同管理职责（一）合同管理部门职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益。定期组织合同法律知识培训，提高员工法律意识。2.工程管理部门负责施工项目合同的前期策划和评审，提出合同条款的合理性建议。跟踪合同履行情况，协调解决合同执行过程中的工程问题。参与合同变更、终止等事项的审核，提供工程方面的专业意见。负责收集、整理与合同相关的工程资料，建立工程合同档案。3.物资采购部门负责物资采购合同的起草、谈判、签订工作，确保物资采购符合公司要求。跟踪物资采购合同的履行情况，协调供应商按时、按质、按量供应物资。参与物资采购合同变更、终止等事项的审核，提供物资采购方面的专业意见。负责建立物资采购合同档案，记录物资采购相关信息。4.财务部门参与合同的评审，从财务角度对合同条款进行审核，提出财务风险防控建议。负责合同款项的收付管理，确保资金安全和准确支付。定期对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务数据支持。协助处理合同纠纷涉及的财务问题。（二）合同承办部门职责1.负责本部门施工项目合同的起草、谈判、签订等具体工作。2.组织本部门人员学习合同相关法律法规和公司合同管理办法，提高合同意识。3.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向合同管理部门报告。4.负责收集、整理本部门合同履行过程中的相关资料，配合合同管理部门建立合同档案。（三）合同管理人员职责1.协助合同承办部门做好合同的起草、审核、签订等工作。2.负责合同的编号、登记、归档等日常管理工作。3.跟踪合同履行情况，及时提醒合同承办部门履行合同义务，协调解决合同履行过程中的问题。4.定期对合同管理情况进行统计分析，为公司决策提供参考依据。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据项目需求，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、价款、质量标准、履行期限、违约责任等主要条款。2.合同承办部门将起草好的合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织法务、工程、物资采购、财务等相关部门对合同文本进行联合评审，从各自专业角度提出修改意见和建议。3.合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善后，再次提交给合同管理部门审核。经审核通过的合同文本，由合同承办部门负责人签字确认。4.合同承办部门将签字确认后的合同文本提交给公司法定代表人或其授权代表签字盖章。5.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分发给合同管理部门、财务部门等相关部门，并按照公司档案管理规定进行归档保存。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资质和履约能力。审查内容包括对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件。2.合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。重点审查合同标的、价款、质量标准、履行期限、违约责任等条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.合同风险评估在签订合同前，应对合同可能存在的风险进行评估，制定相应的风险防控措施。风险评估内容包括市场风险、信用风险、法律风险等。4.合同签订授权合同签订应严格按照公司授权制度进行，未经授权不得擅自签订合同。合同承办部门应确保签订合同的人员具有合法的授权。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取措施解决。3.合同承办部门应按照合同约定的时间、质量标准、数量等要求履行义务，确保合同顺利履行。如遇特殊情况需要变更合同履行内容，应及时与合同对方协商，并按照合同变更程序办理相关手续。（二）合同款项收付管理1.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行款项收付管理。在付款前，应对合同履行情况进行审核，确保合同对方已按照合同约定履行义务。2.合同承办部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，协助财务部门做好款项收付工作。3.如遇合同对方逾期付款或未按照合同约定履行义务的情况，财务部门应及时通知合同承办部门，并采取相应的催款措施。合同承办部门应积极配合财务部门，共同维护公司合法权益。（三）合同质量验收管理1.工程管理部门应按照合同约定的质量标准对施工项目进行质量验收。在验收过程中，应严格按照相关规范和标准进行操作，确保验收结果真实、准确。2.物资采购部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行验收。验收合格的物资应及时办理入库手续，验收不合格的物资应按照合同约定进行处理。3.合同承办部门应及时将质量验收情况反馈给合同对方，并要求对方签字确认。如遇质量问题，应按照合同约定的解决方式进行处理。五、合同变更管理（一）合同变更情形1.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，需要变更合同履行内容的。2.因工程设计变更、施工条件变化等原因，需要变更合同标的、价款、质量标准、履行期限等条款的。3.因合同对方提出合理要求，经双方协商一致，需要变更合同内容的。（二）合同变更流程1.合同承办部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.合同管理部门组织法务、工程、物资采购、财务等相关部门对合同变更申请进行审核，提出审核意见。3.合同承办部门根据审核意见与合同对方协商，达成一致意见后签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、价款调整等事项。4.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本分发给合同管理部门、财务部门等相关部门，并按照公司档案管理规定进行归档保存。（三）合同变更注意事项1.合同变更必须经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及价款调整的，应按照合同约定的计价方式进行调整，并在变更协议中明确价款调整的金额和支付方式。3.合同变更后，合同承办部门应及时通知相关部门调整合同履行计划和款项收付安排，确保合同变更后的顺利履行。六、合同终止管理（一）合同终止情形1.合同履行期限届满，双方按照合同约定履行完毕各自义务的。2.合同双方协商一致，提前终止合同的。3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行的。4.合同一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同的。（二）合同终止流程1.合同承办部门在合同终止前，应及时通知合同对方，并与对方协商办理合同终止手续。2.合同承办部门应组织相关部门对合同履行情况进行清理，核对款项收付、物资交付、质量验收等情况，确保双方无遗留问题。3.合同承办部门起草合同终止协议，明确合同终止的原因、双方的权利义务、款项结算等事项。合同终止协议经双方签字盖章后生效。4.合同终止后，合同承办部门应及时将合同终止协议副本分发给合同管理部门、财务部门等相关部门，并按照公司档案管理规定对合同档案进行整理归档。（三）合同终止注意事项1.合同终止后，双方应按照合同终止协议的约定履行各自义务，确保合同终止后的各项工作顺利进行。2.合同终止涉及款项结算的，财务部门应按照合同终止协议的约定及时办理款项结算手续，确保资金安全和准确支付。3.合同终止后，合同承办部门应将与合同相关的资料进行整理归档，妥善保管，以备后续查阅。七、合同档案管理（一）合同档案内容合同档案应包括合同文本、合同变更协议、合同终止协议、合同履行过程中的相关资料（如往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等）。（二）合同档案管理要求1.合同承办部门应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档工作，确保合同档案的完整性和准确性。2.合同档案应按照项目名称、合同类别、签订时间等进行分类整理，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份，确保数据安全。3.合同档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。如需查阅合同档案，应按照公司档案管理制度的规定办理相关手续。4.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。八、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.依法依规原则合同纠纷的处理应严格遵守国家法律法规，确保处理结果合法有效。2.协商解决原则合同纠纷发生后，应首先通过协商方式解决，尽量避免诉讼或仲裁，降低纠纷处理成本。3.及时处理原则合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大损失。（二）纠纷处理流程1.合同承办部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门组织法务、工程、物资采购、财务等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门与合同对方进行协商沟通，争取通过协商方式解决纠纷。协商过程中，应注意收集和保留相关证据材料。4.如协商不成，合同管理部门应及时委托律师事务所等专业机构进行诉讼或仲裁。在诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师事务所等专业机构，提供相关证据材料，维护公司