旧印鉴封存管理办法

旧印鉴封存管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范旧印鉴封存行为，确保公司印章使用的安全性、严肃性，防范印章使用风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保旧印鉴封存管理合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障旧印鉴封存后的安全，防止印章被盗用、冒用等情况发生。3.可追溯性原则：对旧印鉴封存、保管、启用等环节进行详细记录，以便追溯查询。二、旧印鉴封存的情形（一）印章停用1.因公司名称变更、业务调整、机构撤销等原因，导致原印章不再使用。2.印章磨损、损坏，无法正常使用，经审批后予以停用。（二）印章作废1.印章使用期限届满，按照规定程序予以作废。2.印章遗失、被盗或因其他原因需要作废处理。三、旧印鉴封存的审批流程（一）申请1.印章使用部门或保管人在出现印章停用或作废情形时，应填写《旧印鉴封存申请表》，详细说明印章停用或作废的原因、印章名称、启用时间、停用或作废时间等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，表明对申请内容的真实性和必要性负责。（二）审核1.申请表提交至公司行政管理部门，行政管理部门对申请事项进行初步审核，核实相关信息的准确性和完整性。2.对于涉及重要印章或复杂情况的申请，行政管理部门应会同财务部门、法务部门等相关部门进行联合审核，评估对公司的影响及风险。（三）审批1.经审核通过的申请表，报公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和相关规定，对旧印鉴封存申请进行最终审批。2.对于重大事项涉及的印章封存，需报公司法定代表人审批。（四）通知1.审批通过后，行政管理部门以书面形式通知印章使用部门或保管人，并明确旧印鉴封存的具体要求和时间节点。2.通知应抄送财务部门、法务部门等相关部门，以便各部门做好相应的后续工作准备。四、旧印鉴封存的操作要求（一）封存前准备1.印章使用部门或保管人在接到旧印鉴封存通知后，应对印章进行全面清理，确保印章完好无损，无未完成的用印事项。2.准备好专门用于封存印章的密封袋、密封条、标签等材料，密封袋应具备一定的强度和密封性，能够有效防止印章被开启。（二）封存操作1.将旧印鉴放入密封袋内，确保印章放置平整，无折叠、挤压等情况。2.使用密封条对密封袋进行密封，密封应牢固、严密，确保印章无法从密封袋中取出。3.在密封袋的正面和侧面粘贴标签，标签上应注明印章名称、启用时间、停用或作废时间、封存日期、封存人等信息。（三）双人见证1.旧印鉴封存过程应至少有两名非印章保管人员在场见证，见证人员应在封存记录上签字确认，表明见证了封存过程的真实性和完整性。2.见证人员可以是公司内部审计人员、纪检人员或其他相关部门人员。五、旧印鉴的保管（一）保管部门旧印鉴封存后，由公司行政管理部门负责统一保管。行政管理部门应设立专门的印章保管档案，对旧印鉴的封存情况进行详细记录和管理。（二）保管场所1.行政管理部门应将旧印鉴存放在安全可靠的保管场所，保管场所应具备防火、防潮、防盗等设施，确保印章的安全。2.保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入，只有经过授权的人员才能进入保管场所。（三）保管要求1.行政管理部门应指定专人负责旧印鉴的日常保管工作，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管制度。2.保管人员应定期对旧印鉴的保管情况进行检查，确保印章封存完好，无异常情况。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。六、旧印鉴的启用（一）启用情形1.因特殊原因需要重新启用已封存的旧印鉴，如公司业务恢复需要、法律纠纷处理需要等。2.启用旧印鉴需经公司相关部门审批，确保启用的必要性和合规性。（二）启用审批流程1.由需要启用旧印鉴的部门或人员填写《旧印鉴启用申请表》，详细说明启用原因、启用时间、印章名称等信息。2.申请表经部门负责人签字后，提交至公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。对于重大事项涉及的旧印鉴启用，需报公司法定代表人审批。（三）启用操作1.经审批同意启用旧印鉴后，行政管理部门通知保管人员取出旧印鉴。2.保管人员在取出旧印鉴时，应仔细核对密封袋及标签的完整性，确认无误后，在见证人员在场的情况下打开密封袋。3.对启用的旧印鉴进行检查，确保印章能够正常使用。如发现印章存在问题，应及时报告并进行处理。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对旧印鉴封存管理情况进行审计检查，重点检查旧印鉴封存的审批流程是否合规、封存操作是否规范、保管是否安全等。2.对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查1.行政管理部门负责对旧印鉴封存管理进行日常监督检查，定期检查保管场所的安全情况、保管人员的工作记录等。2.对发现的违规行为或安全隐患，行政管理部门应及时责令整改，并视情节轻重给予相应的处罚。八、责任追究（一）违规责任界定1.对于违反本办法规定，擅自封存、启用旧印鉴，或因保管不善导致旧印鉴丢失、被盗用等情况的，将追究相关责任人的责任。2.责任人包括印章使用部门或保管人、审批人员、见证人员、保管人员等。（二）责任追究方式1.对于情节较轻的违规行为，给予责任人批评教育、警告等处分。2.对于情节严重的违规行为，造成公司经济损失或不良影响的，除给予相应的纪律处分外，还将追究责任人的经济赔偿责任；构成犯罪的，依法移交司