合同管理办法培训会

合同管理办法培训会一、总则（一）目的为了加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，降低合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同管理办法。本办法旨在确保公司在合同管理过程中遵循相关法律法规和行业标准，提高合同管理的效率和质量，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则加强合同风险评估和防范，对合同条款进行严格审查，确保合同的合法性、完整性和可行性，避免潜在的法律风险和经济损失。4.统一管理原则公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一审核、登记、归档等工作，各部门负责本部门合同的起草、谈判、签订等具体工作，并接受合同管理部门的指导和监督。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司成立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，各副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议公司重大合同，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行决策和指导。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度，审核合同文本，参与合同谈判，办理合同登记、备案、归档等工作，监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷等。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，负责具体的合同管理工作。（三）各部门职责1.业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订等具体工作，对合同的真实性、合法性、可行性负责。在签订合同前，应将合同文本提交合同管理部门进行审核，并配合合同管理部门做好合同的履行、变更、解除等工作。2.财务部门负责审核合同的付款条款，监督合同款项的支付情况，确保公司资金的安全。对合同执行过程中的财务风险进行评估和预警，及时向合同管理部门反馈相关信息。3.法务部门负责对合同文本进行法律审查，提供法律意见和建议，防范合同法律风险。参与合同纠纷的处理，为公司提供法律支持和保障。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。三、合同的签订（一）合同订立流程1.合同立项业务部门根据公司业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并提交相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.合同起草业务部门根据合同立项申请，负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，条款清晰、明确、具体，避免歧义。合同文本应包含当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。3.合同审核合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织法务、财务等相关部门对合同文本进行联合审核，重点审查合同的合法性、完整性、可行性、风险防范措施等方面。审核部门应在规定的时间内提出审核意见，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同审批经审核通过的合同文本，由业务部门提交分管领导审批。分管领导应根据公司的经营方针、政策和实际情况，对合同的必要性、可行性、风险等进行全面审查，并签署审批意见。重大合同需报合同管理委员会审议通过后，由总经理签署审批意见。5.合同签订合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人具备相应的主体资格和履约能力，并要求对方当事人提供有效的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料。合同签订时，应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记、备案。（二）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方当事人的主体资格进行审查，确保对方当事人具有合法的经营资格和履约能力。审查内容包括但不限于对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书等。2.对于涉及重大项目或金额较大的合同，业务部门应要求合同对方当事人提供近年度的财务报表、审计报告等资料，评估对方当事人的财务状况和经营能力。3.如发现合同对方当事人存在主体资格瑕疵或履约能力不足等问题，业务部门应及时与对方当事人协商解决，或采取相应的风险防范措施，如要求对方提供担保、增加违约责任条款等。（三）合同文本审查1.合同管理部门应组织法务、财务等相关部门对合同文本进行联合审核，重点审查合同的合法性、完整性、可行性、风险防范措施等方面。审核内容包括但不限于合同条款是否符合法律法规的规定，是否明确双方的权利义务，是否存在潜在的法律风险和经济损失，是否具备有效的违约责任和争议解决条款等。2.法务部门应从法律角度对合同文本进行审查，确保合同条款不违反法律法规的强制性规定，合同的签订、履行、变更、解除等行为符合法律程序。对合同中的法律术语、法律关系等进行准确界定，避免出现法律漏洞和歧义。3.财务部门应从财务角度对合同文本进行审查，重点审查合同的付款条款、结算方式、发票开具等内容，确保公司资金的安全和合理使用。对合同执行过程中的财务风险进行评估和预警，提出相应的防范措施。4.合同管理部门应根据审核意见，对合同文本进行修改完善。如合同双方对审核意见存在争议，合同管理部门应组织相关部门进行协商沟通，达成一致意见后再对合同文本进行修改。（四）合同印章管理1.公司合同专用章和公章由合同管理部门统一保管和使用。合同管理部门应建立合同印章使用登记制度，对合同印章的使用情况进行详细记录，包括使用日期、合同名称、合同编号、用印份数、审批人等信息。2.合同签订时，需加盖公司合同专用章或公章的，由业务部门填写《合同用印申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，到合同管理部门办理用印手续。合同管理部门应严格按照审批意见进行用印，确保印章使用的合法性和准确性。3.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。如因特殊情况需要在空白合同文本上加盖印章的，必须经公司总经理批准，并在合同文本上注明用途和有效期限。4.合同管理部门应定期对合同印章的使用情况进行检查和核对，确保合同印章的安全保管和规范使用。如发现合同印章丢失、被盗用等情况，应立即采取措施进行挂失，并向公安机关报案。同时，应及时通知相关部门，对涉及已加盖印章的合同进行清理和处理，防止造成经济损失和法律风险。四、合同的履行（一）合同履行跟踪1.合同签订后，业务部门负责合同的具体履行工作。业务部门应指定专人负责跟踪合同的履行情况，及时掌握合同的执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行跟踪人员应定期向部门负责人汇报合同履行情况，如发现合同履行出现异常情况，应及时向分管领导报告，并采取相应的措施进行处理。3.合同管理部门应定期对合同的履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取措施加以解决。对重大合同的履行情况，合同管理部门应进行重点跟踪和监控。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致需要变更合同内容的，业务部门应及时填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、条款等，并提交相关证明材料。合同变更申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.合同变更申请经审批通过后，业务部门应与合同对方当事人协商签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、条款、生效日期等，并加盖双方当事人的印章。合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议副本提交合同管理部门进行登记、备案。3.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时填写《合同解除申请表》，详细说明合同解除的原因、依据、时间等，并提交相关证明材料。合同解除申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。4.合同解除申请经审批通过后，业务部门应与合同对方当事人协商签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、依据、时间、双方的权利义务等，并加盖双方当事人的印章。合同解除协议签订后，业务部门应及时将合同解除协议副本提交合同管理部门进行登记、备案。同时，业务部门应负责清理合同履行过程中的相关事项，如结算款项、交付货物、退还保证金等。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应组织法务、财务等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据合同的具体情况和相关法律法规的规定，明确处理的方式、方法、步骤等。3.对于涉及金额较小、争议不大的合同纠纷，可由业务部门与合同对方当事人进行协商解决。协商解决不成的，可通过调解、仲裁或诉讼等方式解决。对于涉及金额较大、争议较大的合同纠纷，应及时启动法律程序，通过诉讼等方式维护公司的合法权益。4.在合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门的工作，提供相关证据材料和信息，协助法务部门进行调查取证、参加诉讼等活动。同时，业务部门应及时向分管领导汇报合同纠纷的处理情况，确保公司领导及时了解纠纷的进展情况和处理结果。五、合同的登记与归档（一）合同登记1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记。合同管理部门应建立合同登记台账，对合同的基本信息进行详细记录，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、履行地点、违约责任等。2.合同登记台账应定期进行更新和维护，确保合同信息的准确性和完整性。合同管理部门应根据合同的履行情况，及时对合同登记台账进行调整和补充，如记录合同的变更、解除等情况。3.合同管理部门应定期对合同登记台账进行核对和清理，确保合同登记台账与合同档案的一致性。如发现合同登记台账与合同档案存在差异，应及时查明原因并进行处理。（二）合同归档1.合同履行完毕后，业务部门应将合同原件及相关资料整理齐全，提交合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照合同的类别、年份等进行分类归档，建立合同档案库。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、相关证明材料等。合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。3.合同管理部门应建立合同档案查阅制度，严格规范合同档案的查阅程序。查阅合同档案时，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，到合同管理部门办理查阅手续。合同管理部门应指定专人负责陪同查阅，并对查阅情况进行记录。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改合同档案资料。4.合同档