外贸采购岗管理办法

外贸采购岗管理办法总则目的为了规范公司外贸采购岗位的工作流程，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强采购人员的管理和监督，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内所有从事外贸采购工作的岗位及人员。管理原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家相关法律法规以及国际贸易惯例和规则。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.透明性原则：采购流程和决策过程应保持透明，防止暗箱操作。4.责任制原则：明确各岗位的职责和权限，实行责任追究制度。外贸采购岗组织架构与职责组织架构公司外贸采购部门设置采购经理、采购专员、采购助理等岗位。采购经理负责部门的整体管理和决策；采购专员负责具体的采购业务操作；采购助理协助采购专员完成各项工作。采购经理职责1.制定和完善外贸采购管理制度和流程，确保采购工作的规范化和标准化。2.组织编制年度、季度和月度采购计划，根据公司的生产经营需求，合理安排采购资金和采购进度。3.负责供应商的开发、评估和管理，建立和维护良好的供应商关系，确保供应商的供应能力和产品质量。4.审核采购合同和采购订单，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。5.协调与公司内部其他部门的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。6.监督和考核采购人员的工作绩效，组织采购人员的培训和学习，提高采购团队的整体素质。采购专员职责1.根据采购计划，负责寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，选择最优的供应商和采购方案。2.与供应商进行商务谈判，签订采购合同和采购订单，确保合同条款清晰、明确，双方权利义务对等。3.跟踪采购订单的执行情况，及时掌握货物的生产、运输和交付进度，协调解决订单执行过程中出现的问题。4.负责采购货物的验收工作，确保货物的数量、质量和规格符合合同要求。5.整理和归档采购文件和资料，建立采购业务档案，为公司的采购决策提供数据支持。6.及时反馈市场信息和供应商动态，为公司的采购策略调整提供参考。采购助理职责1.协助采购专员进行供应商的初步筛选和信息收集工作。2.负责采购文件的打印、复印、传真和邮寄等工作。3.跟踪采购订单的物流信息，及时向采购专员反馈货物的运输情况。4.协助采购专员进行采购货物的验收和入库工作。5.完成采购经理和采购专员交办的其他工作任务。采购流程管理采购需求确认1.各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、交货时间等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于不符合公司规定或不合理的采购需求，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其重新提交申请。供应商选择与评估1.采购专员根据采购需求，通过网络搜索、行业展会、供应商推荐等渠道，寻找合适的供应商，并收集供应商的相关信息，包括公司简介、产品目录、质量认证文件、价格水平、交货期、售后服务等。2.采购专员对收集到的供应商信息进行初步筛选，选择符合基本要求的供应商进行进一步的评估。评估内容包括供应商的信誉、实力、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.采购专员可以通过实地考察、样品测试、供应商问卷调查等方式对供应商进行评估，并填写《供应商评估表》。根据评估结果，将供应商分为合格供应商、潜在供应商和不合格供应商，并建立供应商档案。4.采购经理对采购专员提交的供应商评估结果进行审核，确定合格供应商名单，并定期对合格供应商进行重新评估和更新。采购询价与议价1.采购专员根据采购需求，向合格供应商发出询价函，要求供应商提供产品的报价、规格、质量标准、交货期、付款方式等信息。询价函应明确询价的截止日期和报价有效期。2.供应商在收到询价函后，应在规定的时间内回复报价。采购专员对供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素，选择合适的供应商进行议价。3.采购专员与供应商进行议价时，应遵循公平、公正、合理的原则，争取获得最优的采购价格和采购条件。议价过程中，采购专员应记录议价的内容和结果，并填写《采购议价记录表》。采购合同签订1.采购专员根据议价结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、产品名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应由采购专员起草，经采购经理审核后，报公司法务部门进行法律审查。法律审查通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购专员应及时将合同副本发送给供应商，并将合同原件存档备案。采购订单执行与跟踪1.采购专员根据采购合同的约定，向供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息，并与采购合同的条款一致。2.采购专员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解货物的生产、运输和交付进度。对于可能影响交货期的问题，采购专员应及时采取措施进行协调解决。3.采购专员应定期向采购经理汇报采购订单的执行情况，包括订单的进度、存在的问题及解决措施等。采购货物验收1.货物到达公司后，采购专员应及时通知仓库管理人员和质量检验人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等方面。2.仓库管理人员根据采购订单和送货单，对货物的数量和外观进行验收。质量检验人员根据质量标准和检验规范，对货物的质量进行检验。3.验收合格的货物，仓库管理人员应办理入库手续，并填写《入库单》。验收不合格的货物，采购专员应及时与供应商联系，要求供应商进行换货、补货或退货处理，并按照合同约定追究供应商的违约责任。采购付款1.采购专员根据采购合同的约定和货物验收情况，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附上采购合同、发票、入库单等相关文件，经采购经理审核后，报财务部门进行审批。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，确认付款金额和付款条件符合合同约定后，按照公司的财务管理制度办理付款手续。采购风险管理市场风险1.采购人员应密切关注市场动态，及时掌握原材料价格、汇率、政策法规等因素的变化情况，分析其对采购成本和采购进度的影响。2.对于市场价格波动较大的原材料，采购部门可以采取签订长期合同、套期保值等方式进行风险规避。供应商风险1.加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格的供应商。2.与供应商签订合同时，应明确双方的违约责任和赔偿条款，以降低供应商违约带来的风险。3.建立供应商应急机制，当主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采购业务的正常进行。合同风险1.采购合同应严格按照法律法规和公司的合同管理制度进行签订，确保合同条款合法、合规、明确、清晰。2.采购人员应认真审查合同条款，避免出现模糊不清、歧义或对公司不利的条款。3.合同签订后，应及时跟踪合同的执行情况，确保双方严格履行合同义务。质量风险1.加强对采购货物的质量检验和控制，建立严格的质量检验标准和检验流程。2.要求供应商提供产品的质量认证文件和检测报告，对重要的采购货物进行样品测试和检验。3.对于质量不合格的货物，应及时与供应商沟通，要求其进行换货、补货或退货处理，并追究其违约责任。采购人员行为规范职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司的规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.采购人员应保守公司的商业秘密，不得泄露公司的采购计划、供应商信息、采购价格等机密信息。3.采购人员应尊重供应商的合法权益，不得与供应商串通，损害公司利益。工作纪律1.采购人员应严格遵守公司的工作时间和考勤制度，不得迟到、早退、旷工。2.采购人员应认真履行工作职责，按时完成采购任务，不得拖延或推诿工作。3.采购人员应积极参加公司组织的培训和学习活动，不断提高自身的业务素质和工作能力。廉洁自律1.采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品、宴请等不正当利益。2.采购人员不得在供应商处报销个人费用或谋取其他私利。3.采购人员应自觉接受公司的监督和检查，如实报告个人的工作情况和廉洁自律情况。绩效评估与考核评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购人员在降低采购成本方面的表现。2.采购质量：以采购货物的合格率、退货率等指标来衡量采购人员对采购质量的控制能力。3.采购交货期：考核采购人员是否能够按时完成采购任务，确保货物按时交付。4.供应商管理：评估采购人员在供应商开发、评估、维护等方面的工作表现。5.工作态度：包括责任心、团队合作精神、工作积极性等方面。评估方法1.采用定量与定性相结合的评估方法，对采购人员的工作绩效进行综合评估。2.定期（季度或年度）对采购人员的工作绩效进行评估，并填写《采购人员绩效评估表》。3.评估结果分为优秀、良好、合格和不合格四个等级，并与采购人员的薪酬、晋