无合同费用管理办法

无合同费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司无合同费用的管理，规范费用支出行为，防范财务风险，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在业务活动中发生的无合同费用支出管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、财经纪律以及公司内部规章制度，确保费用支出合法合规。2.预算控制原则：纳入公司年度预算管理的无合同费用，应严格按照预算额度和用途执行，不得超预算支出。3.审批流程原则：明确费用审批流程，确保每一笔无合同费用支出都经过必要的审批环节，责任清晰。4.真实性原则：费用支出应真实、准确地反映业务活动的实际情况，严禁虚报、假报。5.效益性原则：在保证业务正常开展的前提下，合理控制费用支出，提高资金使用效益。二、费用分类及定义（一）办公费用指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、办公设备购置及维修、水电费、通讯费等。（二）差旅费员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（三）业务招待费公司为开展业务活动而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、礼品等。（四）会议费因召开会议而发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。（五）培训费公司组织员工参加培训所发生的培训费用，包括培训课程费用、培训师资费用、培训场地费用等。（六）其他费用除上述费用以外的其他无合同费用支出，如临时采购费用、零星维修费用等。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门年度工作计划和业务需求，在每年年末编制下一年度无合同费用预算。2.预算编制应详细列出各项费用的名称、金额、用途及预计发生时间，并说明费用支出的必要性和合理性。3.财务部门负责对各部门提交的预算进行汇总、审核和平衡，结合公司年度经营目标和财务状况，编制公司年度无合同费用预算草案，报公司管理层审批。（二）预算执行1.经公司管理层审批后的年度无合同费用预算，作为费用支出的控制依据。各部门应严格按照预算执行，不得擅自调整预算。2.如因业务发展需要确需调整预算的，应提前向财务部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。财务部门审核后报公司管理层审批。3.对于预算外的无合同费用支出，必须按照公司规定的特殊审批流程进行审批，未经批准不得支出。（三）预算监控1.财务部门应定期对无合同费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向相关部门反馈。2.各部门应配合财务部门做好预算监控工作，每月末向财务部门报送本部门无合同费用预算执行情况报表，说明预算执行进度、差异原因及改进措施。四、费用审批流程（一）一般审批流程1.费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.将费用报销单及相关附件提交给部门负责人审批。部门负责人应根据业务实际情况，对费用的真实性、合理性进行审核，并签字批准。3.部门负责人审批通过后，将费用报销单提交给财务部门审核。财务部门重点审核费用是否符合公司规定的开支范围和标准、报销凭证是否合法合规、审批手续是否齐全等。如审核通过，财务部门签字盖章；如审核不通过，应注明原因并退回费用报销人。4.财务部门审核通过后，费用报销单提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据授权范围进行审批，签字批准后，费用报销单返回财务部门进行报销处理。5.对于金额较大的无合同费用支出（具体金额标准由公司另行规定），还需提交公司总经理审批。（二）特殊审批流程1.对于预算外的无合同费用支出，费用报销人应先填写《预算外费用申请表》，详细说明费用支出的原因、金额、用途及预计对公司经营的影响等，并提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核同意后，签署意见并提交给财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，提交公司总经理审批。总经理审批通过后，该费用方可支出。费用报销人按照一般审批流程进行费用报销。（三）审批权限1.公司各部门负责人对本部门发生的无合同费用支出具有初审权，负责审核费用的真实性、合理性及必要性。2.财务部门对费用报销凭证的合法性、合规性及费用标准进行审核，具有审核权。3.公司分管领导根据授权范围对费用支出进行审批，具有审批权。4.公司总经理对重大无合同费用支出具有最终审批权。五、费用报销管理（一）报销凭证要求1.费用报销必须取得合法有效的报销凭证，如发票、收据、财政票据等。发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.报销凭证上应注明费用发生的日期、事由、金额、付款方名称等信息，且与费用报销单填写的内容一致。3.对于无法取得发票的费用支出，如小额零星支出，应取得对方开具的收据，并注明收款单位名称、地址、联系方式、支出项目、收款金额等信息，同时由经办人和证明人签字确认。（二）报销期限1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。2.对于跨年度的费用支出，应在次年[X]月[X]日前报销完毕。逾期未报销的，财务部门有权拒绝受理，但因特殊原因经公司批准的除外。（三）报销方式1.费用报销一般采用银行转账方式支付。报销人应提供本人名下的银行账号，财务部门将报销款项直接转入该账号。2.对于确实无法通过银行转账支付的小额费用，经财务部门批准后，可以采用现金支付方式。（四）报销附件1.费用报销单应附相关的原始凭证，如发票、合同、协议、审批文件等。原始凭证应粘贴整齐，不得随意涂改、折叠。2.对于差旅费报销，应附出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证。3.对于业务招待费报销，应附招待申请单、发票、消费清单等相关凭证。六、费用核算与监督（一）费用核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，对无合同费用进行准确核算。2.无合同费用应按照费用类别进行明细核算，确保费用支出清晰、准确反映公司的业务活动情况。3.每月末，财务部门应编制无合同费用明细表，详细列示各项费用的发生额、累计额、预算执行情况等信息，并提交给公司管理层和相关部门。（二）费用监督1.公司内部审计部门应定期对无合同费用的管理情况进行审计监督，检查费用支出是否符合公司规定的审批流程、费用标准和预算控制要求。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。相关部门应积极配合内部审计部门的工作，认真落实整改措施。3.公司财务部门应加强对无合同费用的日常监督，定期对费用支出情况进行分析和检查，发现异常情况及时向公司管理层报告，并采取相应的措施进行处理。七、责任追究（一）对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.对于费用报销人虚报、假报费用的，责令其退回虚报、假报的费用，并给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分，并处以虚报、假报金额[X]%[X]%的罚款。2.对于部门负责人审核不严，导致不符合规定的费用报销的，给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分。3.对于财务部门审核把关不严，导致违规费用报销的，给予财务部门负责人警告处分；情节严重的，给予记过以上处分。4.对于公司分管领导