原材料合同管理办法

原材料合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司原材料采购合同的规范化管理，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的操作流程和责任，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与供应商签订的原材料采购合同的管理，包括原材料的采购、运输、验收、付款等相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.效益优先原则：在保证原材料质量和供应及时性的前提下，合理控制采购成本，提高公司经济效益。二、合同签订管理（一）供应商选择1.建立供应商评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行综合评估。2.定期对供应商进行考核，考核结果作为供应商继续合作或淘汰的依据。3.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。（二）合同谈判1.采购部门负责与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务。2.谈判内容包括原材料的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等。3.谈判过程中应充分沟通，达成共识，确保合同条款清晰、明确、合理。（三）合同起草1.采购部门根据谈判结果起草合同文本，合同文本应符合法律法规和公司要求。2.合同文本应包括合同首部、正文、尾部等部分，正文部分应详细约定双方的权利和义务。3.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清或歧义的表述。（四）合同审核1.采购部门将起草好的合同文本提交给法务部门进行审核。2.法务部门对合同文本的合法性、合规性进行审核，提出修改意见。3.采购部门根据法务部门的审核意见对合同文本进行修改，确保合同合法有效。（五）合同签订1.合同文本经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。2.签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。三、合同履行管理（一）交货管理1.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货，采购部门应及时跟踪交货情况。2.采购部门在收到供应商的交货通知后，应提前做好收货准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。3.供应商交货时，应提供相关的质量证明文件和发货清单，采购部门应按照合同约定进行验收。（二）验收管理1.采购部门负责组织相关人员对原材料进行验收，验收内容包括原材料的规格、数量、质量等。2.验收人员应按照合同约定的质量标准进行验收，对验收合格的原材料出具验收报告。3.对验收不合格的原材料，采购部门应及时通知供应商处理，供应商应在规定的时间内进行更换或补货。（三）付款管理1.采购部门应按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续，确保按时足额支付货款。2.付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分。3.财务部门负责对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等，作为原合同的补充文件。3.采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，确保各部门了解合同变更后的要求。（五）合同终止管理1.合同履行完毕或双方协商一致解除合同的，合同终止。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。3.采购部门应将合同终止情况通知相关部门，并对合同档案进行整理归档。四、合同档案管理（一）档案收集1.采购部门负责收集合同签订、履行过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、谈判记录、验收报告、付款凭证等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和装订。2.档案整理应规范、整齐，便于查阅和保管。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，指定专人负责档案管理工作。2.档案保管应具备必要的安全设施，防止档案资料丢失、损坏或泄露。3.定期对合同档案进行检查和清理，确保档案资料的完整性和有效性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。3.查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。五、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对原材料合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、档案管理等方面。2.监督检查结果应及时反馈给相关部门，并提出整改意见。相关部门应按照整改意见及时进行整改，确保合同管理工作规范有序。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对采购部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的规范性、履行的及时性、档案管理的完整性等方面。3.考核评价结果与部门和个人的绩效挂钩，