合同及招标管理办法

合同及招标管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同及招标管理，规范合同签订、履行及招标活动，防范法律风险，维护公司合法权益，提高经济效益，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司在经营活动中签订的各类合同以及招标项目的管理。（三）基本原则1.依法合规原则合同及招标活动必须遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定，确保合法合规。2.诚实守信原则各方当事人应诚实守信，全面履行合同义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。3.风险防控原则加强合同及招标过程中的风险识别、评估与防控，确保公司利益不受损失。4.效益优先原则在保证合同及招标质量的前提下，注重提高效率，降低成本，实现公司效益最大化。二、合同管理（一）合同签订1.合同立项各部门根据业务需要提出合同立项申请，明确合同标的、金额、履行期限、对方当事人等基本信息，并提交相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核后报公司分管领导审批。2.合同起草合同文本原则上由业务部门负责起草。涉及重大合同或法律关系复杂的合同，可由公司法律顾问参与起草或委托外部律师事务所起草。合同起草应明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保条款清晰、准确、完整。3.合同审核合同初稿完成后，应提交公司法律合规部门进行审核。法律合规部门重点审查合同的合法性、合规性、完整性及风险防范措施等方面。审核通过的合同报公司分管领导审批；涉及重大合同或金额较大的合同，需经公司总经理办公会或董事会审议通过。4.合同签订合同经审批通过后，由业务部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同签字盖章齐全、手续完备。合同签订后，业务部门应及时将合同副本交法律合规部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.履行计划业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点及责任人，并确保履行计划得到有效执行。2.履行跟踪业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向公司分管领导报告。3.变更与解除合同履行过程中如需变更或解除合同，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面协议。变更或解除合同的申请及协议应按照合同签订审批程序进行审核与审批。4.纠纷处理如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案，并报公司分管领导批准。涉及重大纠纷的，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。（三）合同归档与保管1.归档要求合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本及相关附件等资料整理归档。归档资料应齐全、完整、规范，按照合同类别、签订时间等进行分类存放。2.保管期限合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般合同保管期限为[X]年，重要合同及涉及重大事项的合同保管期限为[X]年。3.查阅与借阅因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，经部门负责人及公司分管领导审批后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借或丢失。三、招标管理（一）招标范围1.工程建设项目包括新建、改建、扩建的建筑物、构筑物及其附属设施的建设，以及与工程建设有关的设备、材料采购等。2.货物采购项目包括各类原材料、设备、办公用品等的采购。3.服务采购项目包括勘察、设计、监理、咨询、培训等服务的采购。（二）招标方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目采购价值比例过大的项目。由招标人向不少于[X]家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。通过与不少于[X]家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。由采购人与供应商就采购项目协商后，签订合同。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。通过向不少于[X]家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（三）招标程序1.招标申请项目实施部门根据业务需要提出招标申请，明确招标项目名称、内容、预算金额、招标方式等信息，并提交相关项目资料。招标申请经部门负责人审核后报公司分管领导审批。2.招标文件编制招标部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保公平、公正、公开。3.发布招标公告（或投标邀请书）公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向特定的供应商发出投标邀请书。招标公告（或投标邀请书）应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点及方式等内容。4.资格预审（如有）对于公开招标项目，招标人可以根据招标项目的特点和需要，对潜在投标人进行资格预审。资格预审文件应包括资格预审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式等内容。招标人应按照资格预审文件规定的标准和方法对潜在投标人进行资格审查，确定合格的潜在投标人名单。5.发售招标文件向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件。招标文件售价应合理，不得以营利为目的。招标人应向潜在投标人提供招标文件的书面文本，并解答潜在投标人对招标文件提出的疑问。6.投标文件编制与提交潜在投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照规定的格式和要求进行密封包装。投标人应在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。7.开标招标人按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。8.评标开标结束后，招标人依法组建评标委员会，对投标文件进行评审。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为[X]人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或确定中标人。9.中标通知招标人根据评标委员会的评标结果，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。10.合同签订中标人应在中标通知书发出之日起[X]日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订书面合同。合同签订后，招标人应将合同副本报公司法律合规部门、财务部门等相关部门备案。（四）招标监督1.公司成立招标监督小组，负责对招标活动进行全过程监督。招标监督小组由公司纪检监察部门、法律合规部门等相关人员组成。2.招标监督小组应重点监督招标程序的合法性、公正性、公开性，以及评标过程的合规性。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.参与招标活动的工作人员应严格遵守招标纪律，不得泄露标底、评标情况等机密信息，不得与投标人串通投标，不得收受投标人的贿赂或其他不正当利益。对违反招标纪律的行为，应依法依规进行严肃处理。四、合同及招标风险管理（一）风险识别1.法律风险合同条款违反法律法规强制性规定，可能导致合同无效或部分无效；合同履行过程中可能引发法律纠纷，给公司带来经济损失和法律责任。2.信用风险对方当事人信用状况不佳，可能无法按时履行合同义务，导致公司遭受经济损失；或对方当事人存在欺诈行为，使公司陷入合同陷阱。3.市场风险合同标的价格波动较大，可能导致公司采购成本增加或销售利润减少；市场需求变化可能影响合同的履行，导致公司面临违约风险。4.操作风险合同签订、履行过程中，因操作不当、流程不规范等原因，可能导致合同纠纷或公司利益受损；招标过程中，因文件编制不规范、评标标准不合理等原因，可能影响招标结果的公正性和合法性。（二）风险评估1.建立风险评估指标体系，对合同及招标项目的风险进行量化评估。评估指标包括合同金额、履行期限、对方当事人信用状况、市场环境等因素。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险项目，应采取重点监控、专项管理等措施；对于中风险项目，应加强风险预警和防控；对于低风险项目，可适当简化管理流程。（三）风险防控措施1.加强法律审查在合同签订前，严格按照法律法规及公司规定进行法律审查，确保合同条款合法合规；在招标过程中，加强对招标文件的法律审核，避免出现法律漏洞。2.强化信用管理建立对方当事人信用档案，对其信用状况进行动态跟踪和评估；在签订合同前，对对方当事人的信用状况进行严格审查，对于信用不佳的当事人，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。3.关注市场动态加强市场调研，及时掌握市场价格波动和需求变化情况；在合同签订时，合理约定价格调整条款和风险分担机制，降低市场风险对公司的影响。4.规范操作