江苏差旅费管理办法

江苏差旅费管理办法总则目的为了加强公司差旅费管理，规范差旅费支出标准，确保公司各项业务活动的顺利开展，同时保障员工的合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司全体员工，包括正式员工、兼职员工以及因工作需要临时借调、外派的人员。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及江苏省相关财务制度和规定，确保差旅费报销的合法性。2.合理性原则：根据实际工作需要安排出差，严格控制差旅费支出，避免不必要的浪费。3.真实性原则：员工应如实提供出差的相关信息和凭证，确保差旅费报销内容真实可靠。差旅费报销标准交通费用1.飞机票：员工乘坐飞机应根据工作需要选择经济舱。因特殊情况需乘坐公务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。机票价格应通过正规渠道购买，按照实际支付金额报销，但不得超过航空公司规定的相应舱位票价。2.火车票：根据出差任务的紧急程度和实际情况选择合适的车次。乘坐火车软卧、高铁一等座等高级别座位需经上级领导批准，报销时按照实际票价报销。3.长途汽车票：按照实际票价报销，但需保留有效票据。4.市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，凭有效票据实报实销。原则上，市内交通费应控制在出差期间市内交通实际发生额范围内。对于出差时间较长或市内交通频繁的情况，可根据实际情况制定合理的市内交通补贴标准，不再另行报销市内交通费用。补贴标准应报公司财务部门备案。住宿费用1.一般员工：根据不同地区的经济发展水平和消费水平，设定相应的住宿标准。在江苏省内出差，按照出差目的地城市的类别分为一类城市（如南京、苏州等）、二类城市（如无锡、常州等）和三类城市（其他城市）。一类城市住宿标准为[X]元/天，二类城市住宿标准为[X]元/天，三类城市住宿标准为[X]元/天。员工应选择符合公司规定标准的酒店或住宿场所，凭有效发票报销。实际住宿费超出标准的部分，由员工自行承担；低于标准的，按照实际发生额报销。2.中层管理人员：住宿标准在一般员工基础上上浮[X]%。具体标准为一类城市[X]元/天，二类城市[X]元/天，三类城市[X]元/天。3.高层管理人员：根据工作需要和实际情况，经公司领导批准后实报实销，但应遵循合理、必要的原则。餐饮费用1.出差期间的餐饮费用：按照出差自然（日历）天数计算，给予每人每天[X]元的伙食补贴。员工在出差地自行解决餐饮问题，凭出差审批单和餐饮发票等相关凭证报销伙食补贴，不再另行报销餐饮发票。2.因业务需要发生的招待费用：应事先填写《招待费用申请表》，注明招待事由、招待对象、预计金额等信息，经上级领导批准后执行。招待费用应严格控制在合理范围内，报销时需提供正式发票、招待清单等相关凭证。出差审批流程出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、出差地点、出差时间、预计费用等信息，并提交给直接上级领导审批。对于涉及重大项目或重要业务的出差申请，还需经公司分管领导或总经理批准。审批权限1.部门负责人：负责审批本部门员工的出差申请，重点审核出差事由的合理性、出差时间的必要性以及预计费用的合规性。2.分管领导：对于涉及跨部门工作或重要业务的出差申请，分管领导应从公司整体利益出发进行审批，确保出差安排符合公司战略和业务发展需要。3.总经理：对于重大项目出差、商务谈判出差等涉及公司核心利益和较高费用支出的出差申请，由总经理进行最终审批。审批结果反馈审批通过的《出差申请表》由申请人留存一份，作为出差期间的行程安排和费用报销依据；同时，一份提交给公司财务部门备案，以便财务人员在审核报销凭证时核对相关信息。审批未通过的出差申请，申请人应根据领导意见调整出差计划后重新提交申请。差旅费报销流程报销准备员工出差结束后，应及时整理出差期间的所有费用凭证，包括交通票据、住宿发票、餐饮发票、招待费用清单等，并确保凭证的真实性、完整性和合法性。同时，将《出差申请表》、出差行程安排等相关资料一并附上。报销提交员工将整理好的报销资料提交给所在部门的财务专员或指定的报销受理人员。财务专员应认真核对报销凭证的各项内容，包括发票的真伪、金额是否准确、审批手续是否齐全等。对于不符合要求的报销凭证，应及时退回给员工，并告知其补充或更正的要求。报销审核1.部门初审：财务专员对报销资料进行初审后，提交给部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核出差事由的真实性、费用支出的合理性以及与出差任务的相关性。如有疑问，可向出差员工进行核实。2.财务复审：部门审核通过后，报销资料流转至公司财务部门进行复审。财务人员按照本办法的规定，对各项费用的报销标准、报销范围进行严格审核，确保报销金额准确无误。对于超标准报销或不符合规定的费用，财务人员有权予以核减或不予报销。3.领导审批：经过财务复审后的报销资料，最终提交给公司领导进行审批。领导根据公司的财务政策和相关规定，对报销事项进行审批确认。审批通过后，报销流程进入支付环节；审批不通过的，财务部门应及时通知员工并说明原因。报销支付财务部门根据领导审批通过的报销金额，按照公司的财务支付流程进行款项支付。一般情况下，报销款项将在审批通过后的[X]个工作日内支付到员工指定的银行账户。对于因特殊原因未能及时支付的情况，财务部门应向员工说明原因并告知预计支付时间。特殊情况处理多人共同出差多人共同出差且乘坐同一交通工具、住宿同一房间的，可由其中一人统一办理报销手续，但应在报销凭证上注明其他人员的姓名、身份证号码等信息，并提供相关的出差证明材料（如共同出差的工作安排、出差审批单等）。住宿费用可按照实际发生金额平均分摊报销，但每人报销金额不得超过各自的住宿标准。因工作需要延长出差时间员工因工作需要延长出差时间的，应提前向直接上级领导申请，并填写《出差延期申请表》。经领导批准后，方可延长出差时间。延长期间的差旅费报销标准按照本办法执行，但需重新提交报销申请，并注明延期原因和延期天数。出差期间发生的其他费用1.会议费：员工因参加公司组织的会议或培训而发生的会议费、培训费等，凭会议通知、培训发票等相关凭证按照公司相关规定报销。会议费、培训费应明确注明会议或培训的内容、时间、地点、参会人员等信息，且不得与差旅费重复报销。2.通讯费：员工在出差期间因工作需要发生的通讯费用，凭有效发票按照公司规定的通讯补贴标准报销。如出差期间已享受公司的通讯补贴政策，则不再另行报销通讯费用。3.其他杂费：出差期间因工作需要发生的其他杂费，如办公用品费、邮寄费、资料费等，凭有效发票实报实销，但应在发票上注明费用用途，并与出差任务相关。监督与检查公司内部审计公司财务部门定期对差旅费报销情况进行自查，确保报销凭证的真实性、合法性和合规性。同时，公司内部审计部门将不定期对差旅费报销情况进行专项审计，重点检查差旅费报销制度的执行情况、费用支出的合理性以及审批流程的合规性等。对于发现的问题，将及时督促相关部门和人员进行整改，并按照公司规定进行相应的处理。外部审计与检查公司接受上级主管部门、财政部门、审计机关等外部机构的审计和检查时，应积极配合，如实提供差旅费报销的相关资料和信息。对于外部审计和检查提出的意见和建议，公司应认真对待，及时进行整改落实，确保公司差旅费管理工作符合国家法律法规和相关政策要求。违规处理违规行为界定1.虚报差旅费：员工故意提供虚假的出差信息、费用凭证或夸大费用支出，骗取公司差旅费报销的行为。2.超标准报销：员工报销的差旅费超出本办法规定的报销标准，且未经公司领导批准的行为。3.违规使用差旅费：员工将差旅费挪作他用，如用于个人消费、请客送礼等非工作目的的行为。4.未按规定审批：员工未经正常审批流程擅自出差或报销差旅费，或者审批手续不全的行为。违规处理措施1.责令改正：对于发现的违规行为，公司将责令相关员工立即改正，退回违规报销的费用。2.警告处分：对情节较轻的违规行为，给予警告处分，并在公司内部进行通报批评。3.经济处罚：根据违规行为的严重程度，对违规员工处以一定金额的经济罚款。罚款金额根据违规金额的大小和造成的影响确定，一