合同与诉讼管理办法

合同与诉讼管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司合同签订、履行及诉讼应对等相关事宜，有效防范法律风险，维护公司合法权益，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中涉及的各类合同签订、履行及相关诉讼事务的管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保合同签订、履行及诉讼活动合法合规。2.风险防范原则强化风险意识，对合同及诉讼过程中可能出现的风险进行全面评估和有效防控。3.审慎严谨原则在合同签订、审核及诉讼应对等环节，保持审慎态度，严谨对待每一个细节。4.效益优先原则在保障合法权益的前提下，追求合同履行及诉讼处理的最佳效益，降低成本。二、合同管理（一）合同签订前管理1.合同立项各业务部门根据业务需求提出合同立项申请，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等信息。经部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门。2.资信调查合同管理部门对合同相对方的主体资格、经营状况、信用记录等进行全面调查。对于重大合同或风险较高的合同，可委托专业机构进行资信调查。调查结果作为是否签订合同的重要参考依据。3.合同起草合同一般由业务部门负责起草。起草时应遵循法律法规及公司相关规定，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行方式、违约责任等主要条款。合同文本应语言准确、逻辑清晰、条款完整。4.合同审核合同起草完成后，提交至公司合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性、严密性等。同时，征求法务部门、财务部门等相关部门的意见。审核过程中如发现问题，及时与业务部门沟通修改。5.合同审批经审核通过的合同，按照公司内部审批流程进行审批。审批层级根据合同金额、重要程度等因素确定。审批人应认真审查合同内容，签署明确意见。未经审批或审批未通过的合同不得签订。（二）合同签订管理1.授权委托签订合同需由公司法定代表人或其授权代理人进行。授权代理人应持有法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围、期限等内容。授权委托书应妥善保管，定期进行检查。2.合同签署合同双方应在合同文本上签字（盖章）。签字（盖章）应清晰、完整，符合法律法规及公司规定。合同一式多份，分别由双方及相关部门留存。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同管理部门备案。（三）合同履行管理1.履行计划制定业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。履行计划应报合同管理部门备案。2.履行跟踪与监督业务部门负责合同的具体履行工作，并定期向合同管理部门汇报履行情况。合同管理部门对合同履行情况进行跟踪与监督，及时发现并解决履行过程中出现的问题。如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司领导报告。3.合同变更与解除合同履行过程中如需变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的申请应按照合同签订前的审批流程进行审批。业务部门应及时将变更或解除合同的相关情况通知合同管理部门及其他相关部门。（四）合同档案管理1.档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议、履行记录等，均应及时收集整理。2.档案整理与归档合同管理部门负责对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，并按照档案管理规定进行归档。归档应确保档案资料的完整性、准确性和规范性。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应按照规定办理审批手续。查阅或借阅档案时应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。三、诉讼管理（一）诉讼风险预警1.风险识别合同管理部门、法务部门等相关部门应定期对合同履行情况进行梳理，识别可能引发诉讼的风险点。如发现合同相对方存在违约行为、经营状况恶化、涉诉案件等情况，应及时进行风险预警。2.风险评估对识别出的诉讼风险进行评估，分析风险发生的可能性、影响程度等。根据风险评估结果，制定相应的应对措施。（二）诉讼案件处理流程1.案件受理当出现可能引发诉讼的情况时，业务部门应及时向法务部门报告。法务部门对案件进行初步审查，决定是否受理。如决定受理，应成立诉讼工作小组，明确小组成员的职责分工。2.证据收集与整理诉讼工作小组负责收集与案件相关的证据材料。证据收集应全面、客观、合法，确保证据能够支持公司的主张。对收集到的证据进行整理、分类、编号，形成证据清单。3.法律分析与策略制定法务部门对案件进行深入的法律分析，研究相关法律法规和类似案例，制定合理的诉讼策略。诉讼策略应包括诉讼请求、事实依据、法律依据、庭审应对方案等内容。4.诉讼文书起草与提交根据诉讼策略，起草各类诉讼文书，如起诉状、答辩状、证据清单、代理词等。诉讼文书应语言规范、逻辑严密、论证充分。诉讼文书起草完成后，按照法定程序提交至法院等相关机构。5.庭审准备与参加诉讼工作小组负责庭审准备工作，包括熟悉案件材料、预测庭审焦点、准备质证意见等。庭审过程中，应按照庭审纪律和法官要求，如实陈述事实、提供证据、进行辩论，维护公司合法权益。6.案件执行如公司胜诉，对方未按照生效法律文书履行义务的，应及时向法院申请强制执行。在执行过程中，积极配合法院工作，提供被执行人财产线索等，确保案件得到有效执行。（三）诉讼案件后续管理1.案件总结诉讼案件结案后，诉讼工作小组应对案件进行总结，分析案件处理过程中的经验教训，提出改进措施和建议。2.案例库建设将典型诉讼案件整理成案例，纳入公司案例库。案例库应包括案件基本情况、处理过程、法律分析、经验教训等内容，为公司今后处理类似案件提供参考。四、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同签订、履行及诉讼管理情况进行审计，检查是否遵守相关规定，是否存在风险隐患等。2.日常监督检查合同管理部门、法务部门等相关部门对合同及诉讼管理工作进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。（二）考核制度1.考核指标建立合同与诉讼管理工作考核指标体系，包括合同签订合规率、合同履行率、诉讼案件胜诉率、风险防控效果等指标。2.考核方式考核采取定期考核与不定期考核相结合的方式。定期考核每年进行一次，不定期考核根据工作需要随时开展。3.考核结果应用考核结果与部门及个人绩效挂钩，对合同与诉讼管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，