小企业采购管理办法

小企业采购管理办法一、总则（一）目的为加强本公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司及下属各部门的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购工作的组织与实施，制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。2.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理，确保供应商的供货能力和质量。3.收集市场信息，分析市场动态，为公司采购决策提供参考依据。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购合同签订，参与采购物资的验收工作。3.对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见和建议。（三）财务部门1.负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对采购价格、付款方式等条款进行审核，防范财务风险。3.定期对采购成本进行分析和核算，为公司采购决策提供财务支持。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。2.对采购违规行为进行调查和处理，维护公司利益。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审批。2.部门负责人对采购申请进行审核，审核通过后提交财务部门进行预算审核。3.财务部门根据公司预算情况，对采购申请进行预算审核，审核通过后返回需求部门。（二）采购计划制定1.采购部门根据审核通过的采购申请，结合公司库存情况和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交部门负责人审批。3.部门负责人对采购计划进行审核，审核通过后报公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，以及供应商的信誉、业绩、生产能力、售后服务等情况。3.选择合格的供应商，建立供应商档案，并定期对供应商进行评估和管理。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，并提交法律部门进行审核。3.法律部门对采购合同进行审核，审核通过后由采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单，并跟踪采购订单的执行情况。2.供应商按照采购订单的要求，组织生产和发货，并及时向采购部门反馈发货信息。3.采购部门在收到供应商的发货通知后，及时通知需求部门做好收货准备，并跟踪货物的运输情况。4.需求部门在收到采购物资后，按照合同约定的验收标准进行验收，验收合格后办理入库手续；验收不合格的，及时通知采购部门与供应商协商处理。（六）采购付款1.采购部门在收到供应商的发票后，核对发票信息与采购合同及验收单是否一致，无误后提交财务部门进行付款申请。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。3.财务部门在付款后，及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、市场竞争激烈等风险。2.供应商风险：包括供应商违约、供应商破产、供应商产品质量问题等风险。3.合同风险：包括合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.法律风险：包括采购活动违反法律法规、采购合同无效等风险。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场价格波动风险；对于市场供应短缺风险，应提前与供应商沟通协调，建立应急采购机制，确保物资供应。2.针对供应商风险，采购部门应加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务；定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题；建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时能够及时切换到备用供应商。3.针对合同风险，采购部门应加强合同管理，在签订合同前认真审核合同条款，确保合同条款明确、具体、合法、有效；在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同纠纷；建立合同档案管理制度，对合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录和归档。4.针对法律风险，采购部门应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规；在签订合同前，咨询法律专业人士的意见，对合同条款进行合法性审查；在采购过程中，严格遵守法律法规的规定，避免因违法违规行为给公司带来损失。五、采购监督与考核（一）采购监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门在审计过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购违规行为的举报，对举报属实的给予举报人一定的奖励。（二）采购考核1.采购部门定期对采购工作进行总结和分析，评估采购绩效，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。2.公司制定采购考核指标体系，对采购部门和采购人员的工作进行量化考