合同物业化管理办法

合同物业化管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织合同物业化管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，保障公司/组织合法权益，提高管理效率和服务质量，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织涉及的各类合同物业化管理活动，包括但不限于物业服务合同、物业采购合同、物业租赁及委托管理合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.规范性原则：严格按照规定的流程和格式进行合同管理，确保合同内容完整、条款清晰、表述准确。3.风险防控原则：对合同管理过程中的风险进行识别、评估和防控，保障公司/组织利益不受损失。4.效率原则：在确保合同质量的前提下，提高合同管理效率，及时处理合同相关事宜。二、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据实际需求，负责起草合同初稿。合同内容应明确双方的权利义务、服务标准、费用支付、违约责任等条款。2.起草合同应参考相关法律法规、行业标准及公司/组织的管理制度，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同审核1.合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性，防范法律风险。2.同时，提交至财务部门进行财务审核。财务部门主要审核合同费用支付方式、金额、预算等财务条款，确保财务合规。3.涉及专业技术或特殊要求的合同，还需提交至相关专业部门进行审核，提出专业性意见。（三）合同审批1.经审核通过的合同，按照公司/组织的审批流程提交审批。审批部门应根据合同性质、金额等因素进行审批决策。2.审批通过的合同，由授权代表签字盖章后生效。签字盖章应严格按照公司/组织的规定执行，确保合同的真实性和有效性。（四）合同签订1.合同签订前，业务部门应与对方进行充分沟通，确保对方理解并同意合同条款。2.合同签订时，应注意核对双方主体资格、签字盖章的真实性和完整性。合同一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。三、合同履行管理（一）服务监督1.业务部门负责对合同履行情况进行日常监督，定期检查物业服务质量、物业采购执行情况等。2.建立服务监督记录，对发现的问题及时与对方沟通协调，要求对方限期整改。（二）费用支付1.财务部门按照合同约定的费用支付方式和时间，及时办理费用支付手续。2.支付前，应核对合同条款、发票信息等，确保支付准确无误。对不符合合同约定的费用支付申请，财务部门有权拒绝支付。（三）沟通协调1.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，业务部门应及时与对方进行沟通协调，寻求解决方案。2.沟通协调应保持冷静、客观，以合同条款为依据，维护公司/组织的合法权益。如无法协商解决，可按照合同约定的争议解决方式处理。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容及对双方权利义务的影响。2.变更申请应经相关部门审核同意后，提交至合同审批部门进行审批。（二）变更审批1.合同审批部门根据变更申请的内容和影响，进行审批决策。审批通过后，方可进行合同变更。2.涉及合同主要条款变更的，应重新签订合同或签订补充协议。（三）变更执行1.合同变更经审批通过后，业务部门应及时与对方沟通，确保对方了解并同意变更内容。2.按照变更后的合同条款执行，同时对相关文件和记录进行更新，确保合同管理的一致性和准确性。五、合同终止管理（一）终止通知1.合同期满或双方协商一致提前终止合同的，业务部门应提前向对方发出合同终止通知。2.终止通知应明确合同终止的日期、原因及双方的权利义务。（二）财产清算1.合同终止后，双方应按照合同约定进行财产清算。业务部门负责组织相关人员对物业服务项目、物业资产等进行清查盘点。2.财务部门负责核对费用结算、债权债务等情况，确保双方财务账目清晰。（三）资料归档1.合同终止后，业务部门应将合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料进行整理归档。2.归档资料应包括合同文本、审批文件、服务监督记录、费用支付凭证、变更协议、终止通知等，确保资料完整、可查。六、合同风险管理（一）风险识别1.建立合同风险识别机制，定期对合同管理过程中的风险进行排查。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节。2.重点关注合同条款的合法性、对方的履约能力、费用支付风险、法律纠纷风险等。（二）风险评估1.对识别出的合同风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将合同风险分为高、中、低三个等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审核等措施；对于中风险合同，应密切关注、及时沟通协调；对于低风险合同，可进行常规管理。2.建立风险预警机制，对可能发生的风险及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。七、合同档案管理（一）档案建立1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，建立合同档案目录。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限按照国家法律法规及公司/组织的规定执行。2.档案管理部门应定期对合同档案进行检查、核对，发现问题及时处理。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人审批同意后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。八、信息化管理（一）系统建设1.建立合同物业化管理信息系统，实现合同管理流程的信息化、自动化。2.系统应涵盖合同起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止、风险防控、档案管理等功能模块，提高合同管理效率和准确性。（二）数据录入与维护1.业务部门负责将合同相关信息录入管理信息系统，确保数据的及时、准确、完整。2.定期对系统数据进行维护和更新，保证系统数据的有效性和一致性。（三）信息共享与利用1.通过管理信息系统实现合同信息的共享，相关部门可根据权限查阅和使用合同信息。2.利用系统数据分析功能，对合同管理情况进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。九、监督与考核（一）监督检查1.建立合同物业化管理监督检查机制，定期对合同管理工作进行检查。检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、准确性，以及档案管理、信息化建设等情况。2.检查可采用自查、互查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.制定合同物业化管理考核评价指标体系，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核指标应包括合同签订质量、履行情况、风险