合同管理办法及规定

合同管理办法及规定一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法及规定。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导、各部门负责人等组成。合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理，以及合同档案的建立、保管和查询等工作。（三）各部门职责1.业务部门负责合同的前期洽谈、起草、履行等工作，并对合同的真实性、合法性、可行性负责。2.财务部门负责对合同的资金支付、结算等进行审核，确保资金安全。3.法务部门负责对合同的法律条款进行审核，提供法律意见，防范法律风险。4.审计部门负责对合同的签订、履行等情况进行审计监督，确保合同执行符合公司规定。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核的主要内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。对于审核中发现的问题，合同管理部门应及时与业务部门沟通，要求业务部门进行修改完善。3.合同文本经合同管理部门审核通过后，应提交法务部门进行法律审核。法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成法律审核，并出具法律意见。4.法务部门审核的主要内容包括合同的法律条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等方面。对于法律审核中发现的问题，法务部门应及时与业务部门和合同管理部门沟通，要求业务部门进行修改完善。（三）合同签订1.合同文本经合同管理部门和法务部门审核通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。2.签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，并要求合同对方当事人提供相关证明文件。3.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同专用章或公章的使用应按照公司印章管理规定执行。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门和相关部门存档。四、合同履行管理（一）合同履行计划1.业务部门应根据合同约定制定合同履行计划，明确合同履行的各个环节和时间节点，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。2.合同履行计划应包括合同标的的交付、验收、款项支付、售后服务等方面的内容。（二）合同履行跟踪1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行抽查，了解合同履行的进展情况，并及时向公司领导汇报。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应将合同变更协议副本提交合同管理部门和相关部门存档。（四）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时与合同对方当事人办理合同终止手续，并签订书面终止协议。2.合同终止协议应明确合同终止的原因、双方的权利义务、款项结算等内容。业务部门应将合同终止协议副本提交合同管理部门和相关部门存档。五、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估应采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，确保风险评估的科学性和合理性。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具有可操作性和有效性，确保能够有效降低合同风险，保障公司合法权益。六、合同档案管理（一）档案建立1.合同管理部门应负责建立合同档案，对合同的签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件资料进行整理、归档。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同终止协议、往来函件、法律意见书等相关资料。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，并存放于专门的档案柜中。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行，一般为[X]年。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（三）档案查询1.公司内部人员因工作需要查询合同档案的，应填写《合同档案查询申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门办理查询手续。2.合同管理部门应按照规定为查询人员提供合同档案，并做好查询记录。查询人员应妥善保管查询到的合同档案，不得擅自复制、泄露或用于其他目的。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同管理是否符合本办法及规定的要求，是否存在违规行为。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.公司应积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供合同