外配套指定管理办法

外配套指定管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范公司外配套指定行为，确保外配套产品及服务的质量、供应稳定性和成本合理性，满足公司生产运营需求，保障公司整体利益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本办法适用于公司在生产经营活动中涉及的所有外配套指定相关事宜，包括但不限于原材料、零部件、设备、工装模具、外包服务等的指定选择、采购及管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部各项规章制度，确保外配套指定活动合法合规。2.质量优先原则：始终将外配套产品及服务的质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保障公司产品质量稳定。3.成本效益原则：在保证质量和供应的前提下，充分考虑成本因素，通过合理的指定管理，实现成本优化，提高公司经济效益。4.公平公正原则：对外配套指定过程中的供应商选择、采购决策等环节，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等机会。5.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场挑战，促进共同发展。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定外配套采购计划，明确采购需求和规格要求。2.组织供应商开发、评估和选择，建立供应商数据库。3.主导外配套采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。4.定期对外配套采购成本进行分析和控制，提出成本优化建议。（二）质量部门1.制定外配套产品质量检验标准和验收流程。2.对外配套产品进行检验、检测和质量控制，确保产品符合质量要求。3.参与供应商质量评估，对供应商质量体系进行审核和监督。4.负责处理外配套产品质量问题的反馈、跟踪和整改。（三）技术部门1.提供外配套产品的技术规格、图纸和技术要求。2.参与供应商技术能力评估，协助解决技术方面的问题。3.对外配套产品的技术变更进行审核和管理。（四）生产部门1.根据生产计划，提出外配套产品的需求预测和交货期要求。2.配合采购部门进行供应商选择和采购合同执行，确保外配套产品按时供应，满足生产需求。3.反馈外配套产品在生产过程中出现的问题，协助相关部门进行处理。（五）财务部门1.参与外配套采购成本预算的编制和审核。2.负责外配套采购资金的安排和支付管理。3.对外配套采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（六）其他部门其他相关部门根据各自职责，配合做好外配套指定管理工作，提供必要的信息和支持。三、外配套指定流程（一）需求提出1.生产部门根据生产计划和订单需求，提前制定外配套产品需求清单，明确产品名称、规格型号、数量、交货期等要求，并提交给采购部门。2.技术部门根据新产品研发、工艺改进等需求，提出外配套产品的技术要求和规格变更，及时通知采购部门。（二）供应商开发与选择1.采购部门根据需求清单，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商候选名单。2.采购部门组织相关部门对候选供应商进行初步评估，评估内容包括供应商资质、生产能力、质量控制、价格水平、服务能力等方面。3.对于重要外配套产品或新开发的供应商，采购部门牵头组织质量、技术、生产等部门进行实地考察，深入了解供应商的实际情况。4.根据评估和考察结果，采购部门会同相关部门确定合格供应商名单，并报公司管理层审批。（三）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确产品价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法务部门审核后，报公司管理层审批。3.公司管理层审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方权利和义务。（四）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商，明确订单要求和交货时间。2.供应商按照订单要求组织生产和供应，采购部门定期跟踪订单执行情况，及时掌握生产进度、质量状况和交货期等信息。3.如发现供应商存在问题或可能影响交货的情况，采购部门及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题，确保外配套产品按时、按质、按量供应。（五）到货验收1.外配套产品到货前，采购部门通知质量部门做好验收准备。2.质量部门按照质量检验标准和验收流程，对外配套产品进行检验、检测，确保产品质量符合要求。3.验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品，质量部门及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收合格的发票，按照公司付款流程办理付款手续。2.采购部门定期与供应商核对账目，确保付款准确无误。四、供应商管理（一）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为[具体周期]。评估内容包括质量、交货期、价格、服务、技术创新等方面。2.采购部门组织相关部门按照供应商评估指标体系，对供应商进行打分评价，形成评估报告。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。（二）供应商激励与约束1.对于优秀供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款、合作项目倾斜等，激励供应商持续保持良好表现。2.对于待改进供应商，发出书面整改通知，要求供应商限期整改，整改期间减少采购份额或暂停合作。3.对于不合格供应商，及时终止合作关系，并在公司供应商数据库中予以标注，不再选用。（三）供应商培训与沟通1.定期组织供应商培训，内容包括公司产品质量要求、技术标准、生产工艺、管理规范等方面，提高供应商的质量意识和供应能力。2.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况、存在的问题和需求，共同协商解决问题，加强合作关系。五、质量控制（一）质量标准制定1.技术部门根据公司产品要求和行业标准，制定外配套产品的质量标准，明确产品的各项质量指标和检验方法。2.质量标准应及时传达给供应商，并要求供应商严格按照标准组织生产。（二）检验检测1.质量部门按照质量标准和验收流程，对外配套产品进行进货检验、过程检验和成品检验。2.检验方式包括抽检、全检、试验检测等，确保产品质量符合要求。3.对于关键工序和重要质量特性，质量部门应加强监控，增加检验频次。（三）质量问题处理1.如发现外配套产品存在质量问题，质量部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取措施进行整改。2.供应商应在规定时间内提交整改报告和处理结果，质量部门对整改情况进行跟踪验证。3.对于质量问题严重或多次出现质量问题的供应商，按照供应商管理相关规定进行处理。六、成本管理（一）成本预算1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据外配套产品需求和市场价格情况，编制外配套采购成本预算。2.成本预算应明确各项成本构成，包括采购价格、运输费用、检验费用、税费等，并进行合理估算。（二）成本控制1.采购部门在采购过程中，通过与供应商谈判、招标、比价等方式，控制采购价格，降低采购成本。2.优化采购批量和采购周期，合理安排库存，降低库存成本。3.加强对采购过程中各项费用的管理，严格控制运输费用、检验费用等其他成本支出。（三）成本分析1.定期对外配套采购成本进行分析，对比预算成本和实际成本，找出成本差异原因。2.根据成本分析结果，提出成本改进措施和建议，持续优化成本管理。七、风险管理（一）风险识别1.对公司外配套指定管理过程中可能面临的风险进行识别，包括供应商违约风险、质量风险、供应中断风险、价格波动风险等。2.建立风险识别机制，定期收集、分析相关信息，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，加强合同管理，增加担保条款；对于质量风险，加强质量控制和供应商管理；对于供应中断风险，建立供应商备份机制等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，根据实际情况及时调整应对策略。八、信息管理（一）建立外配套管理信息系统1.建立外配套管理信息系统，实现供应商信息、采购订单、质量检验、到货验收、付款结算等业务流程的信息化管理。2.通过信息系统，及时收集、整理和分析外配套管理相关数据，为决策提供支持。（二）信息共享与沟通1.加强公司内部各部门之间的信息共享与沟通，确保外配套管理相关信息及时、准确传递。2.与供应商建立信息共享平台，实现采购需求、生产进度、质量反馈等信息的实时共享，提高协同效率。九、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对外配套指定管理情况进行审计，检查采购流程的合规性、供应商管理的有效性、质量控制的执行情况、成本管理的合理性等。2.审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪