暂付款资金管理办法

暂付款资金管理办法一、总则（一）目的为了加强公司暂付款资金的管理，规范暂付款行为，提高资金使用效益，防范资金风险，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位在经营活动中发生的暂付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：暂付款的发生必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.必要性原则：暂付款应基于真实、合理的业务需求，严禁无实际业务背景的暂付款项。3.审批规范原则：严格执行审批流程，明确各级审批权限，确保暂付款的审批合规、有效。4.及时清理原则：暂付款项应及时清理结算，不得长期挂账，避免资金占用和风险积累。二、暂付款的定义与范围（一）定义暂付款是指公司因业务需要，暂时支付给其他单位或个人的款项，在未来特定事项完成后，需要收回或进行结算。（二）范围1.业务往来暂付款：包括因采购商品、接受劳务等业务，按照合同约定预先支付给供应商的款项。2.差旅费借款：员工因公务出差，按照公司差旅费管理规定预借的差旅费。3.备用金：为满足公司特定部门或岗位日常零星开支需要，经批准设立的备用金。4.其他暂付款：因其他合理业务需求而发生的暂付款项，如业务投标保证金、押金等。三、暂付款的审批流程（一）借款申请1.业务部门或个人需要发生暂付款时，应填写《暂付款申请表》，详细说明借款事由、金额、预计还款时间等内容。2.对于业务往来暂付款，应附上相关合同或协议复印件；差旅费借款需提供出差审批单；备用金申请需说明备用金使用范围和额度。（二）部门审核1.业务部门负责人对借款申请进行审核，确认借款事项的真实性、必要性和合理性，签署审核意见。2.审核内容包括业务的真实性、资金预算的合理性、还款来源的可靠性等。（三）财务审核1.财务部门收到借款申请后，对借款金额、资金来源、还款计划等进行审核。2.检查借款是否符合公司财务制度规定，是否有足够的资金安排，还款时间是否合理等。（四）审批决策1.根据借款金额大小和性质，按照公司授权审批制度进行审批。2.一般金额较小的暂付款由部门负责人和财务负责人审批；金额较大的暂付款需经公司分管领导、总经理或董事长审批。（五）借款支付1.经审批通过的借款申请，由财务部门按照规定办理付款手续。2.付款方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等方式。对于超过一定金额的大额暂付款，原则上应采用银行转账方式支付。四、暂付款的管理与监督（一）台账管理1.财务部门应建立暂付款台账，对每笔暂付款的发生时间、金额、事由、审批情况、还款情况等进行详细记录。2.定期更新台账信息，确保台账数据的准确性和及时性，以便对暂付款进行跟踪管理。（二）跟踪与催收1.业务部门负责对本部门发生的暂付款进行跟踪管理，及时了解业务进展情况，督促相关人员按时还款。2.财务部门定期向业务部门发送暂付款催款通知，提醒业务部门及时清理暂付款项。对于逾期未还的暂付款，财务部门应重点关注，并协同业务部门进行催收。（三）定期清查1.公司定期对暂付款进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括暂付款的账目余额与实际情况是否相符，是否存在长期未清理的款项，借款事由是否真实有效等。3.对清查中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，如调整账目、催收款项、追究责任等。（四）监督检查1.公司内部审计部门定期对暂付款资金管理情况进行审计监督，检查暂付款的审批流程是否合规、资金使用是否合理、还款是否及时等。2.对于审计检查中发现的违规问题，应按照公司相关规定进行严肃处理，并提出整改意见，督促相关部门及时整改。五、暂付款的还款规定（一）还款期限1.业务往来暂付款应按照合同约定的还款期限及时还款。如合同未明确约定还款期限的，原则上应在业务完成后的[X]个工作日内结清款项。2.差旅费借款应在出差返回后的[X]个工作日内办理报销还款手续。3.备用金应按照公司规定的使用期限及时归还，如遇特殊情况需要延期使用的，应提前办理审批手续。（二）还款方式1.暂付款的还款方式应与借款支付方式一致。如借款时采用现金支付的，还款时应以现金方式归还；借款时采用银行转账支付的，还款时应通过银行转账方式转回公司指定账户。2.业务部门或个人应将还款资金足额存入公司指定账户，并及时通知财务部门进行核对确认。（三）逾期处理1.对于逾期未还的暂付款，财务部门将按照公司规定计收逾期利息。逾期利息的计算方式为：逾期金额×逾期天数×[逾期利率]。2.逾期暂付款将影响相关责任人的绩效考核和信用记录。对于多次逾期未还且情节严重的，公司将采取进一步的措施，如从工资中扣除欠款、暂停借款资格、追究法律责任等。六、备用金管理（一）备用金的设立1.根据公司业务特点和实际需要，由相关部门提出备用金设立申请，经财务部门审核、公司领导审批后设立备用金账户。2.备用金的额度应根据业务需求合理确定，原则上不超过[X]元。对于业务量较大、备用金需求较多的部门，可适当提高备用金额度，但需报公司领导特别批准。（二）备用金的使用1.备用金只能用于公司规定的特定用途，如日常办公用品采购、小额差旅费、零星业务招待费等。2.使用备用金时，应填写《备用金使用申请表》，注明用途、金额等信息，并按照公司审批流程进行审批。3.备用金使用后，应及时凭有效票据到财务部门办理报销手续，冲减备用金账户余额。（三）备用金的清查1.财务部门定期对备用金进行清查盘点，确保备用金账实相符。清查盘点工作每年至少进行[X]次。2.如发现备用金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照公司财务制度进行处理。属于责任人原因造成的短缺，应由责任人负责赔偿；属于正常业务差异导致的溢余，应及时调整账目。（四）备用金的调整与撤销1.随着公司业务的发展或变化，如需调整备用金额度或撤销备用金账户，由相关部门提出申请，经财务部门审核、公司领导审批后执行。2.备用金账户撤销时，备用金使用部门应及时清理备用金账目，将剩余备用金足额归还公司。七、特殊情况处理（一）业务变更导致暂付款调整1.因业务变更需要调整暂付款金额、还款期限或其他条款的，业务部门应及时与对方协商一致，并签订补充协议。2.业务部门根据补充协议填写《暂付款调整申请表》，按照原审批流程进行审批。财务部门根据审批结果调整暂付款台账信息。（二）对方单位破产或注销1.若暂付款的对方单位破产或注销，无法收回暂付款项时，业务部门应及时提供相关证明材料，向公司报告情况。2.公司组织相关部门对该事项进行专项调查，根据调查结果按照公司财务制度规定进行账务处理。如确认为坏账损失的，需按照公司审批权限履行审批手续后核销。（三）自然灾害或不可抗力因素1.因自然灾害、战争、政策调整等不可抗力因素导致暂付款无法按时收回或需要调整还款计划的，业务部门应及时收集相关证明材料，并向公司报告。2.公司根据实际情况进行评估，在确保公司利益不