工程联系单管理办法

工程联系单管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程建设过程中的联系单管理，规范工程联系单的编制、审批、发放、执行及存档等流程，确保工程顺利进行，有效控制工程成本，保障工程质量和进度，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所承接的各类工程项目，包括新建、改建、扩建等工程。（三）基本原则1.合法性原则：工程联系单的管理应符合国家法律法规、行业标准及地方相关规定。2.准确性原则：联系单内容应准确、清晰，避免模糊不清或歧义性表述，确保各方理解一致。3.及时性原则：各相关部门和人员应及时处理工程联系单，不得拖延，以免影响工程进度。4.闭环管理原则：工程联系单从发起、审批、执行到反馈应形成完整的闭环，确保问题得到有效解决。二、工程联系单的定义与分类（一）定义工程联系单是在工程建设过程中，因各种原因需要对工程设计、施工、监理、造价等方面进行沟通、协调、变更或补充说明等事项而形成的书面文件。它是工程建设各方之间传递信息、解决问题的重要载体。（二）分类1.设计变更联系单：因设计原因需要对工程设计进行修改、完善或补充的联系单。例如，由于设计图纸存在错误、不合理或根据实际情况需要优化设计等情况而发起的联系单。2.技术核定联系单：针对工程施工过程中的技术问题进行核定、确认或提出解决方案的联系单。如施工工艺的调整、新材料的应用、质量标准的明确等。3.工程洽商联系单：涉及工程价款调整、工程量增减、施工条件变化等与工程造价相关的联系单。例如，因现场实际情况与原合同约定不符，需要增加或减少工程量，从而引起工程造价变化的情况。4.工作联系单：用于工程建设各方之间日常工作沟通、协调事项的联系单。如施工进度安排的调整、施工场地的交接、各方工作配合要求等。三、工程联系单的编制（一）编制要求1.联系单应使用公司统一规定的格式，内容应完整、准确、清晰，包括编号、日期、工程名称、发函单位、收函单位、主题、详细内容及附件等。2.编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号规则可设定为：年份+项目编号+顺序号，例如：2023001001，表示2023年第1个项目的第1份联系单。3.日期应填写准确的发函日期。4.工程名称应填写完整的项目名称。5.发函单位和收函单位应填写清晰，明确责任主体。6.主题应简洁明了，概括联系单的核心内容。7.详细内容应条理清晰，逻辑连贯，准确阐述问题的背景、原因、建议的解决方案及对工程的影响等。如有相关附图、附表、数据等应作为附件一并附上，附件应注明名称、页码等信息。（二）编制流程1.由提出联系单需求的部门或个人填写联系单草稿，确保内容准确无误。2.填写完成后，提交给本部门负责人进行审核。部门负责人应从专业角度、对工程的影响等方面进行全面审核，确保联系单内容真实、合理，并符合相关规定。审核通过后，在“审核意见”栏签署审核意见并签字确认。3.经部门负责人审核通过的联系单，提交给相关部门会签（如有需要）。会签部门应根据自身职责对联系单内容进行审查，提出意见和建议。会签完成后，各会签部门负责人在“会签意见”栏签署意见并签字确认。4.联系单编制人根据部门负责人和会签部门的意见对联系单进行修改完善，形成正式的工程联系单。四、工程联系单的审批（一）审批流程1.一般联系单审批对于工作联系单等一般性联系单，由项目经理进行审批。项目经理应综合考虑工程整体情况、对工程进度和质量的影响等因素，在“审批意见”栏签署审批意见并签字确认。审批通过后的联系单，由项目经理指定专人负责发放和跟踪执行情况。2.涉及设计变更、技术核定、工程洽商等重要联系单审批对于涉及设计变更、技术核定、工程洽商等重要联系单，除项目经理审批外，还需报公司技术负责人、造价负责人及分管领导审批。编制人将联系单提交项目经理审批后，项目经理审核通过后转交给公司技术负责人。技术负责人应从技术可行性、对工程质量的影响等方面进行审查，签署意见并签字确认。技术负责人审批通过后，联系单转交给造价负责人。造价负责人应根据联系单内容对工程造价的影响进行评估，提出造价审核意见并签字确认。最后，由分管领导进行终审。分管领导应综合考虑技术、造价及工程整体情况等因素，做出最终审批决定，签署审批意见并签字确认。经各级审批通过后的联系单，由项目经理指定专人负责发放和跟踪执行情况。（二）审批时间要求1.一般联系单的审批应在收到联系单后的[X]个工作日内完成。2.重要联系单的审批应在收到联系单后的[X]个工作日内完成，如遇特殊情况需要延长审批时间的，应向编制人说明原因。五、工程联系单的发放（一）发放方式1.工程联系单应采用书面形式发放，发放时应确保收函单位能够清晰、准确地收到联系单原件。2.对于重要联系单，可同时采用电子文档形式发送给收函单位，电子文档应与书面原件内容一致，并注明版本号。3.发放工程联系单时，应填写《工程联系单发放登记表》，详细记录联系单编号、日期、工程名称、发函单位、收函单位、发放份数、发放日期、签收人等信息。（二）发放范围根据联系单的内容和性质，确定发放范围。一般情况下，涉及工程设计、施工、监理、造价等相关单位及部门均应发放。对于涉及多个单位的联系单，应确保各相关单位都能及时收到。六、工程联系单的执行（一）执行要求1.收函单位收到工程联系单后，应立即组织相关人员进行研究和讨论，明确联系单的要求和意图。2.根据联系单的内容，制定具体的执行计划和措施，并明确责任人和时间节点。3.在执行过程中，如遇问题或困难，应及时与发函单位沟通协调，寻求解决方案。4.执行完成后，收函单位应及时将执行情况反馈给发函单位，反馈方式可采用书面报告、工作联系单回复等形式。反馈内容应包括执行过程、执行结果、是否达到预期目标等信息。（二）跟踪与监督1.发函单位应指定专人对工程联系单的执行情况进行跟踪，及时掌握执行进度和效果。2.对于重要联系单或执行难度较大的联系单，项目经理应定期组织相关人员召开会议，检查执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。3.公司工程管理部门应对工程联系单的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促相关单位整改，确保联系单内容得到有效执行。七、工程联系单的存档（一）存档要求1.工程联系单执行完毕后，相关部门应及时将联系单原件及执行过程中的相关资料进行整理归档。2.存档资料应包括联系单原件、编制过程中的草稿、审核意见、会签意见、审批文件、发放登记表、执行情况反馈报告等。3.存档资料应按照项目进行分类，建立清晰的档案目录，便于查询和管理。档案应妥善保管，保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定。（二）电子存档除纸质存档外，还应进行电子存档。电子存档资料应与纸质资料内容一致，并按照电子档案管理规定进行分类存储和备份，确保电子档案的安全性和完整性。八、责任追究（一）责任界定1.因编制人原因导致工程联系单内容错误、不准确或不完整，影响工程正常进行的，编制人应承担相应责任。2.审核人、会签人未认真履行职责，对联系单内容审核不严，导致问题未被及时发现或造成不良后果的，审核人、会签人应承担相应责任。3.收函单位未按照联系单要求及时执行或执行不到位，影响工程进度、质量或造成经济损失的，收函单位应承担相应责任。4.对于在工程联系单管理过程中存在故意隐瞒、弄虚作假、推诿扯皮等行为的单位和个人，应严肃追究其责任。（二）追究方式1.对于责任较轻的情况，给予责任人批评教育、警告等处理。2.对于因工作失误给公司造成经济损失的，责任人应按照公司相关规定进行赔偿。3.对于严重违反本管理办法或给公司造成重大损失的责任