境外租赁物管理办法

境外租赁物管理办法一、总则（一）目的为加强公司境外租赁物的管理，规范租赁物的租赁、使用、维护、处置等行为，保障公司资产安全，提高资产使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在境外开展租赁业务涉及的各类租赁物，包括但不限于机械设备、运输工具、办公设备等。（三）基本原则1.合法性原则：租赁物的管理应符合所在国家或地区的法律法规以及国际通行规则。2.安全性原则：确保租赁物的安全使用，降低风险，防止资产损失。3.效益性原则：充分发挥租赁物的使用价值，提高资产运营效益。4.规范性原则：建立健全租赁物管理制度和流程，规范各项操作。二、租赁物的租赁（一）租赁需求评估1.根据公司业务发展规划和实际需求，各部门提出境外租赁物的租赁申请。2.申请部门应详细说明租赁物的用途、租赁期限、预计使用量等信息，并进行必要性和可行性分析。3.公司资产管理部门对租赁申请进行审核，综合考虑业务需求、成本效益、资产状况等因素，提出审核意见。（二）供应商选择1.通过多种渠道收集境外租赁物供应商信息，建立供应商名录。2.对供应商进行资质审查，包括营业执照、经营业绩、信誉状况、财务状况等。3.组织相关部门对供应商进行实地考察或背景调查，评估其服务能力和可靠性。4.根据评估结果，选择合适的供应商签订租赁合同。（三）租赁合同签订1.租赁合同应明确租赁物的名称、规格、数量、租赁期限、租金及支付方式、租赁物的交付与返还、双方的权利义务、违约责任等条款。2.合同签订前，应提交公司法律合规部门进行合同审查，确保合同条款符合法律法规和公司利益。3.经授权人员签署租赁合同，并加盖公司公章或合同专用章。三、租赁物的交付与验收（一）交付1.供应商应按照租赁合同约定的时间、地点和方式将租赁物交付给公司指定的接收人。2.交付时，供应商应提供租赁物的相关资料，如质量检验报告、使用说明书、操作手册等。3.接收人应对租赁物的数量、规格、外观等进行初步检查，确认无误后签署交付清单。（二）验收1.公司组织相关部门和专业人员对租赁物进行验收，验收内容包括租赁物的质量、性能、规格、数量等是否符合合同约定。2.对于大型或复杂的租赁物，可委托专业检测机构进行检测验收。3.验收合格后，出具验收报告。如发现租赁物存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知供应商进行整改或更换。四、租赁物的使用与维护（一）使用管理1.公司应指定专人负责租赁物的使用管理，明确使用人员的职责和权限。2.使用人员应按照租赁物的使用说明书和操作规程正确使用租赁物，不得擅自改变其用途或进行违规操作。3.建立租赁物使用台账，记录租赁物的使用情况、维护保养记录、维修更换情况等信息。（二）维护保养1.制定租赁物维护保养计划，定期对租赁物进行维护保养，确保其性能良好、安全可靠。2.根据租赁物的特点和使用情况，合理安排维护保养时间和方式，可自行维护或委托专业维修机构进行维护。3.维护保养过程中，应做好记录，包括维护保养时间、内容、更换的零部件等信息。（三）维修与更换1.当租赁物出现故障或损坏时，使用人员应及时报告，公司组织相关人员进行维修评估。2.根据维修评估结果，确定维修方案，可自行维修或委托供应商或专业维修机构进行维修。3.对于维修成本过高或无法修复的租赁物，经审批后可进行更换。更换租赁物应按照租赁合同约定和公司资产处置流程进行。五、租赁物的保险（一）保险范围1.根据租赁物的价值、风险状况等因素，为租赁物购买相应的保险，包括财产险、责任险等。2.保险范围应涵盖租赁物在租赁期间可能面临的各种风险，如自然灾害、意外事故、第三方责任等。（二）保险办理1.公司资产管理部门负责租赁物保险的办理工作，选择具有良好信誉和服务能力的保险公司。2.按照保险公司要求提供租赁物相关资料，办理保险手续，签订保险合同。3.及时缴纳保险费用，确保保险合同有效。（三）保险理赔1.当租赁物发生保险事故时，使用人员应及时通知公司资产管理部门和保险公司。2.公司配合保险公司进行事故调查和理赔工作，提供相关证明材料和信息。3.按照保险合同约定，及时领取保险理赔款项，用于租赁物的维修、更换或其他相关支出。六、租赁物的返还（一）返还通知1.在租赁合同到期前，公司应提前通知供应商租赁物返还的时间、地点和要求。2.通知内容应明确租赁物的状态、维修保养情况、是否存在损坏等信息。（二）返还验收1.供应商按照通知要求将租赁物返还，公司组织相关人员进行验收。2.验收内容包括租赁物的数量、规格、外观、性能、维修保养情况等是否符合合同约定。3.如发现租赁物存在损坏或与合同约定不符，应按照租赁合同约定要求供应商进行赔偿或修复。（三）返还手续办理1.验收合格后，双方办理租赁物返还手续，签署返还清单。2.公司将租赁物相关资料整理归档，妥善保管。七、租赁物的处置（一）处置原则1.租赁物处置应遵循合法、合规、公开、公正、效益的原则。2.根据租赁物的实际状况和公司业务需求，合理确定处置方式。（二）处置方式1.续租：对于仍有使用价值且公司业务需要继续租赁的租赁物，可与供应商协商续租。2.转让：对于闲置或不再使用的租赁物，可通过市场交易等方式进行转让。3.报废：对于已损坏无法修复或无使用价值的租赁物，经审批后进行报废处理。（三）处置流程1.提出处置申请：使用部门或资产管理部门根据租赁物实际情况提出处置申请，说明处置原因、方式、价格等信息。2.评估审批：公司组织相关部门和专业人员对处置申请进行评估，提出评估意见，报公司领导审批。3.实施处置：根据审批意见，按照相应的处置方式进行租赁物处置操作。4.账务处理：处置完成后，及时进行账务处理，确保资产账目清晰。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对境外租赁物管理情况进行审计监督，检查租赁业务的合规性、租赁合同的执行情况、租赁物的使用维护情况等。2.资产管理部门应加强对租赁物的日常管理和监督，及时发现和解决存在的问题。（二）外部检查1.积极配合国家相关部门、行业监管机构等的检查工作，提供真实、准确的租赁物管理信息。2.根据外部检查意见，及时整改存在的问题，完善租赁物管理制度和流程。九、责任追究（一）责任界定1.对于在境外租赁物管理过程中因故意或重大过失导致公司资产损失、违反法律法规或合同约定的行为，明确相关责任部门和人员。2.根据行为的性质、情节和后果，确定责任程度。（二）追究方式1.对责任部门和人员进行批评教育