文化公司会议记录存档细则

文化公司会议记录存档细则

一、总则1.目的本细则旨在规范公司会议记录的存档管理，确保会议信息的完整性、准确性和可追溯性，为公司决策、工作执行和经验总结提供有力支持，同时体现公司注重知识传承、高效沟通的企业文化。2.适用范围本细则适用于文化公司全体员工在各类公司会议中产生的会议记录存档管理，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目专项会议等。3.存档管理原则遵循真实性、完整性、系统性、保密性和便于利用的原则。确保会议记录如实反映会议内容，涵盖会议关键信息，按照一定的分类和编号体系进行整理归档，保护涉及公司机密的信息，同时方便员工在需要时快速准确地查阅相关记录。二、组织架构与职责划分1.行政部门作为会议记录存档管理的主要负责部门，行政部门承担以下职责：-制定和完善会议记录存档细则，并监督各部门执行；-负责对各部门提交的会议记录进行审核，确保格式规范、内容完整；-建立和维护公司统一的会议记录存档系统，包括电子和纸质档案的存储与管理；-定期对存档的会议记录进行检查和清理，确保档案的质量和安全性。2.各部门各部门在会议记录存档管理中承担以下职责：-安排专人负责本部门会议记录的整理、撰写和提交工作；-按照公司规定的格式和要求，及时将本部门会议记录提交给行政部门存档；-在需要时，协助行政部门对会议记录进行查阅、解释等相关工作。3.会议主持人-会议主持人负责在会议结束后，督促记录人员及时整理会议记录，并对记录内容进行初步审核，确保记录准确反映会议讨论情况和决策结果；-对涉及重要决策和关键事项的会议记录，主持人应特别关注其存档情况，确保信息的妥善保存。三、管理流程1.会议记录的撰写-记录人员应在会议过程中认真记录会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程、讨论内容、决策结果等关键信息。采用清晰、简洁的语言，准确记录会议要点，避免模糊不清或遗漏重要信息。-对于会议中的重要发言、数据、决议等内容，应尽量详细记录。如有需要，可采用录音、拍照等辅助方式，但录音、照片等资料应与会议记录一并存档。-会议结束后，记录人员应在一个工作日内完成会议记录的整理工作，形成初稿，并提交给会议主持人审核。2.审核与修改-会议主持人收到会议记录初稿后，应在半个工作日内完成审核。重点审核记录内容的准确性、完整性，是否与会议实际情况相符，决策结果是否明确等。-如发现问题，主持人应及时反馈给记录人员进行修改。记录人员修改完成后，再次提交给主持人审核，直至审核通过。3.提交与存档-审核通过的会议记录，由记录人员按照公司规定的格式和命名规则，将电子文档发送至行政部门指定的存档邮箱，并在邮件中注明会议名称、时间、部门等关键信息。同时，如有纸质会议记录，应一并提交给行政部门。-行政部门收到各部门提交的会议记录后，对其格式、内容等进行再次审核。审核无误后，按照既定的分类和编号体系，将会议记录存入公司的存档系统，确保档案的有序存放。4.查阅与借阅-公司员工因工作需要查阅会议记录，应向行政部门提出申请，说明查阅原因、会议名称或时间等信息。行政部门在核实申请信息后，为员工提供相应的查阅权限或协助查阅。-如需借阅会议记录档案，员工应填写《会议记录借阅申请表》，经部门负责人审批后提交给行政部门。行政部门按照规定办理借阅手续，明确借阅期限，并提醒借阅人妥善保管档案，按时归还。-涉及公司机密的会议记录，查阅和借阅需经过更高层级领导的审批，严格遵守公司的保密规定。四、权利与义务1.员工权利-员工有权根据工作需要，按照规定的流程查阅和借阅相关会议记录，以获取决策依据、了解工作进展和借鉴经验。-对于会议记录存档管理工作，员工有权提出意见和建议，以促进管理工作的不断完善。2.员工义务-员工有义务按照公司规定，认真撰写、审核和提交会议记录，确保记录的质量。-在查阅和借阅会议记录时，员工应严格遵守公司的保密规定，不得泄露档案中的机密信息。同时，应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏或丢失。3.行政部门权利与义务-行政部门有权对各部门会议记录的撰写、提交和存档情况进行监督检查，对不符合规定的行为提出整改要求。-行政部门有义务为员工提供会议记录查阅和借阅的便利服务，同时负责档案的安全保管和维护工作，确保档案的完整性和可用性。五、监督与奖惩机制1.监督机制-行政部门定期对各部门会议记录存档工作进行检查，检查内容包括记录的提交及时性、格式规范性、内容完整性等方面。-设立意见反馈渠道，鼓励员工对会议记录存档管理中存在的问题进行反馈。行政部门对反馈信息进行收集、整理和分析，及时发现管理工作中的不足之处并加以改进。2.奖励机制-对于在会议记录撰写、存档管理工作中表现优秀的部门或个人，公司将给予一定的奖励。优秀标准包括记录准确、及时提交、格式规范、对公司决策和工作推进有显著帮助等方面。-奖励方式包括但不限于通报表扬、绩效加分、物质奖励等，以激励员工积极参与和支持会议记录存档管理工作。3.惩罚机制-对于违反会议记录存档细则的行为，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。违规行为包括但不限于未按时提交会议记录、记录内容严重失实、擅自泄露机密会议记录等。-惩罚方式包括口头警告、书面警告、绩效扣分、罚款等。对于造成严重后果的违规行为，将依据公司相关规定进行严肃处理，直至解除劳动合同。六、附则1.本细则自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.随着公司业务的发展和管理需求的变化，行政部门应适时对本细则进行评估和修订，确保其始终符合