样品承认书管理办法

样品承认书管理办法一、总则（一）目的为规范公司样品承认书的管理，确保样品承认流程的顺畅、高效，保证产品质量符合客户要求及相关法律法规和行业标准，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有产品样品承认书的管理，包括样品的申请、制作、审核、批准、发放、变更及存档等环节。（三）职责1.研发部门负责新产品样品的设计、制作及相关技术资料的准备。配合业务部门与客户沟通样品需求，确保样品符合客户要求。对样品进行自检，填写样品自检报告。2.业务部门负责与客户沟通样品需求，获取客户对样品的详细要求和规格。向研发部门下达样品制作任务，并跟踪样品制作进度。将客户确认的样品承认书及时传递给相关部门。3.质量部门负责对样品进行检验和测试，确保样品质量符合相关标准和客户要求。审核样品检验报告，对样品质量进行评估，并在样品承认书上签署意见。4.生产部门根据样品承认书的要求，负责样品的试生产工作。协助研发部门解决样品制作过程中出现的生产工艺问题。5.采购部门根据样品制作需求，及时采购所需的原材料和零部件。确保所采购的物资符合样品制作要求和质量标准。6.文控中心负责样品承认书的编号、登记、发放、回收和存档管理。确保样品承认书的文件格式规范、内容完整，并及时更新相关文件。二、样品申请（一）申请时机1.新产品研发完成，需要提交样品给客户进行确认时。2.现有产品进行重大设计变更、工艺改进或采用新的原材料、零部件，需要制作样品给客户确认时。3.客户对产品质量、性能等方面提出特殊要求，需要制作样品进行验证时。（二）申请流程1.业务部门收到客户的样品需求后，填写《样品制作申请表》，详细注明样品名称、规格型号、数量、制作要求、交付时间等信息。2.将《样品制作申请表》提交给研发部门负责人审核，研发部门负责人根据客户需求和公司实际情况，判断是否具备制作样品的条件。如同意制作，在申请表上签字确认，并将申请表转交给研发部门相关人员。3.研发部门相关人员根据申请表的要求，制定样品制作计划，明确样品制作的步骤、时间节点、责任人等，并组织开展样品制作工作。三、样品制作（一）制作要求1.研发部门应按照客户要求和相关标准规范进行样品制作，确保样品的质量和性能符合要求。2.样品制作过程中，应严格遵守公司的生产工艺和操作规程，保证样品制作的一致性和稳定性。3.对于涉及到特殊工艺或技术要求的样品制作，研发部门应提前制定详细的工艺方案，并组织相关人员进行培训和技术交底。（二）自检样品制作完成后，研发部门应首先进行自检。自检内容包括样品的外观、尺寸、性能、装配等方面，确保样品符合设计要求和相关标准。自检合格后，填写《样品自检报告》，详细记录自检结果。四、样品检验与测试（一）检验与测试项目1.质量部门根据样品的特点和客户要求，制定详细的检验与测试计划，明确检验与测试项目、方法、标准和频次等。2.检验与测试项目一般包括但不限于外观检查、尺寸测量、性能测试、可靠性测试、安全性测试等。（二）检验与测试流程1.质量部门收到研发部门提交的样品和《样品自检报告》后，按照检验与测试计划进行检验与测试工作。2.检验与测试人员应严格按照相关标准和操作规程进行操作，如实记录检验与测试数据，并出具《样品检验报告》。3.《样品检验报告》应包括样品名称、规格型号、检验与测试项目、检验与测试结果、结论等内容，并由检验与测试人员签字确认。五、样品审核与批准（一）审核1.质量部门将《样品检验报告》提交给研发部门、业务部门和相关部门进行审核。审核人员应认真审查样品的质量、性能、工艺等方面是否符合客户要求和相关标准，以及样品制作过程中的各项记录是否完整、准确。2.如审核过程中发现问题，审核人员应及时与研发部门沟通，要求其进行整改。整改完成后，重新提交审核。（二）批准1.经各部门审核通过的样品，由业务部门提交给客户进行确认。客户确认无误后，在样品承认书上签字盖章。2.业务部门将客户签字确认的样品承认书提交给公司内部进行批准。批准流程根据公司的组织架构和授权规定进行，一般由相关领导或部门负责人进行审批。3.批准通过的样品承认书由文控中心进行编号、登记，并发放给相关部门。六、样品发放（一）发放范围样品承认书批准通过后，文控中心根据业务部门的要求，将样品承认书发放给研发部门、生产部门、质量部门、采购部门等相关部门，确保各部门能够按照样品承认书的要求进行后续工作。（二）发放记录文控中心应建立样品承认书发放记录，详细记录发放日期、发放部门、发放份数、签收人等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。七、样品变更管理（一）变更申请1.在样品承认书有效期内，如因客户要求变更、产品设计变更、工艺改进等原因需要对样品进行变更时，相关部门应填写《样品变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响等。2.将《样品变更申请表》提交给研发部门负责人审核，研发部门负责人根据变更的情况，组织相关人员进行评估，判断是否需要重新制作样品进行确认。（二）变更确认1.如需要重新制作样品进行确认，研发部门应按照本办法的相关规定，重新进行样品制作、检验与测试、审核与批准等工作。2.如变更内容不影响样品的质量和性能，且经相关部门评估确认可行后，可在原样品承认书上进行变更标注，并由相关部门负责人签字确认。（三）变更通知文控中心应及时将样品变更的情况通知相关部门，并对样品承认书进行相应的更新和存档。八、样品存档管理（一）存档内容1.样品承认书及其相关附件，包括客户要求、设计图纸、检验报告、测试数据等。2.样品制作过程中的各项记录，如样品制作计划、原材料采购记录、生产过程记录等。3.样品变更的相关记录，如变更申请表、变更评估报告、变更后的样品承认书等。（二）存档期限样品承认书及其相关记录应按照公司的档案管理规定进行存档，存档期限一般为产品的使用寿命周期加上一定的年限，以确保在需要时能够提供追溯和查询服务。（三）查询与借阅1.公司内部人员因工作需要查询或借阅样品承认书及其相关记录时，应填写《文件查询/借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到文控中心办理查询或借阅手续。