现金与实物管理办法

现金与实物管理办法一、总则（一）目的为加强公司现金与实物的管理，规范财务行为，保障公司资产的安全与完整，提高资金使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的现金与实物管理。（三）基本原则1.合法性原则：现金与实物管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.安全性原则：确保现金与实物的安全，防止被盗、挪用、损坏等情况发生。3.准确性原则：现金与实物的记录和核算应准确无误，保证财务信息的真实性。4.效益性原则：在保障安全的前提下，提高现金与实物的使用效益，降低管理成本。二、现金管理（一）现金收支管理1.现金收入管理公司所有现金收入应及时、足额入账，不得坐支现金。销售货物、提供劳务等取得的现金收入，必须在当日或规定的时间内送存银行。收款人员应开具合法有效的收款凭证，并在收款凭证上注明款项来源、金额等信息。收款凭证应连续编号，不得跳号、重号。严禁以任何名义截留、挪用现金收入，严禁将公司现金收入以个人名义存储。2.现金支出管理严格执行现金开支范围，不属于现金开支范围的业务应通过银行转账结算。现金开支范围主要包括：职工工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点以下的零星支出；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。现金支出必须有合法的原始凭证，经审批后才能支付。原始凭证应具备真实性、合法性、完整性等要求，不得白条抵库。支付现金时，应由出纳人员根据审核无误的原始凭证，按照规定的程序办理支付手续，并在付款凭证上加盖“现金付讫”章。严格控制现金库存限额，超过库存限额的现金应及时送存银行。库存限额由财务部门根据公司实际情况核定，报公司领导批准后执行。（二）现金盘点1.定期盘点：财务部门应定期对现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由出纳人员以外的其他财务人员进行监盘。2.不定期盘点：公司领导或审计部门可根据需要对现金进行不定期盘点，以检查现金管理情况。3.盘点记录：每次盘点应编制现金盘点表，详细记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等信息。盘点表应由盘点人员、监盘人员签字确认。4.盘盈盘亏处理：如发现现金盘盈或盘亏，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。属于记账错误的，应及时调整账目；属于其他原因造成的盘盈或盘亏，应根据具体情况进行相应的账务处理，并追究相关人员的责任。（三）现金日记账管理1.设置与登记：出纳人员应按照规定设置现金日记账，逐笔记录现金收支业务。现金日记账应采用订本式账簿，不得使用活页账或卡片账。2.记账要求：现金日记账应按照业务发生的先后顺序逐笔登记，做到日清月结。记账凭证应与原始凭证相符，记账内容应准确、完整，不得随意涂改、刮擦、挖补。3.账目核对：财务部门应定期将现金日记账与总账进行核对，确保账账相符。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。三、实物管理（一）实物分类与编号1.实物分类：根据公司实物资产的性质和用途，将实物分为固定资产、低值易耗品、存货等类别。2.编号规则：为便于实物管理，对每类实物应进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映实物的类别、所属部门、购置时间等信息。（二）实物采购管理1.采购计划：各部门应根据实际工作需要，提前编制实物采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等信息，并报经相关部门审批。2.采购审批：实物采购计划应按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，由采购部门负责组织采购。3.采购实施：采购部门应选择合格的供应商进行采购，签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.验收管理：实物到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行检验，确保采购物品符合要求。验收合格后，应出具验收报告。（三）实物入库管理1.入库手续：实物验收合格后，仓库管理人员应办理入库手续。入库时，应填写入库单，注明实物的名称、规格、数量、供应商等信息。入库单应一式多联，分别由仓库、采购、财务等部门留存。2.库存管理：仓库管理人员应按照规定的存储方式和要求对实物进行保管，确保实物的安全与完整。定期对库存实物进行盘点，做到账实相符。3.库存盘点：财务部门应定期组织对实物库存进行盘点，盘点工作应由仓库管理人员以外的其他人员进行监盘。盘点结果应编制盘点报告，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（四）实物领用管理1.领用申请：各部门因工作需要领用实物时，应填写领用申请表，注明领用实物的名称、规格、数量、用途等信息，并报经相关部门审批。2.领用审批：领用申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，仓库管理人员方可办理领用手续。3.领用手续：仓库管理人员应根据审批后的领用申请表发放实物，并填写出库单。出库单应注明实物的名称、规格、数量、领用部门等信息。出库单应一式多联，分别由仓库、领用部门、财务等部门留存。（五）实物处置管理1.处置申请：公司因各种原因需要处置实物时，应填写处置申请表，注明处置实物的名称、规格、数量、处置原因、处置方式等信息，并报经相关部门审批。2.处置审批：处置申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，方可进行实物处置。3.处置方式：实物处置方式主要包括出售、报废、捐赠等。出售实物应按照市场价格进行交易，确保交易的公平、公正、公开。报废实物应按照规定的程序进行鉴定和审批，经批准后进行报废处理。捐赠实物应按照国家有关规定办理相关手续。4.处置记录：实物处置过程中，应做好相关记录，包括处置时间、处置方式、处置价格、收入情况等信息。处置记录应作为财务核算的依据。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对现金与实物管理情况进行审计监督，检查现金收支、实物采购、入库、领用、处置等环节是否符合本办法的规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门应定期对现金与实物管理情况进行自查，确保现金与实物管理工作的规范、有序。同时，配合公司内部审计部门和外部审计机构的审计检查工作，提供相关资料和信息。（三）违规处理对违反本办法规定的单位和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，责令限期改正；情节严重的，给予警告