棚改办档案管理办法

棚改办档案管理办法一、总则（一）目的为加强棚改办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在棚改工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于棚改办在棚户区改造项目实施过程中形成的各类档案的管理，包括但不限于项目规划、拆迁安置、资金管理、工程建设等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则棚改办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则应全面、准确地收集和整理棚改工作中形成的各类档案，保证档案内容的真实性和完整性，如实反映棚改工作的全过程。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于棚改办工作人员及相关部门查阅和利用档案，提高工作效率，为棚改工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责棚改办档案的日常管理工作，其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理办法。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理水平和全员档案意识。（二）各部门职责1.棚改办各业务部门负责本部门在棚改工作中形成档案的收集、整理和初步审核工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案工作，确保档案工作的顺利开展。在项目实施过程中，应及时将形成的各类文件材料进行分类整理，按照档案管理要求进行归档，并保证文件材料的齐全、完整、准确。3.各部门工作人员应积极配合档案管理部门的工作，遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目规划阶段包括项目可行性研究报告、项目立项批复、规划设计方案、土地征收文件等。2.拆迁安置阶段拆迁补偿协议、安置房源信息、被拆迁户资料（身份证、户口本、房屋产权证明等）、拆迁公告、拆迁评估报告等。3.资金管理阶段资金预算文件、资金拨付凭证、财务报表、审计报告等。4.工程建设阶段工程招投标文件、施工合同、工程变更记录、工程进度报告、质量验收文件、竣工决算报告等。5.其他与棚改项目相关的文件材料，如会议纪要、领导批示、群众来信来访记录等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在棚改工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理方法1.分类按照棚改工作的流程和档案内容的性质，将档案分为项目规划、拆迁安置、资金管理、工程建设等类别，每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度+类别+顺序号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应一式两份，一份纸质存档，一份电子文档保存，以便于检索和利用。4.装订对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料应进行整理和装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。四、档案的保管与保护（一）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映棚改工作重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对棚改工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。3.短期保管的档案在较短时间内对棚改工作有参考价值的档案，保管期限一般为10年。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的实体安全。2.档案应分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位和顺序号。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。电子档案应与纸质档案同时归档，实行双套制管理。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保护措施1.防火档案库房应配备灭火设备，如灭火器、消火栓等，并定期检查维护，确保其性能良好。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，不得存放易燃易爆物品。2.防潮控制档案库房的湿度，可采用除湿机、通风设备等进行调节，使库房湿度保持在适宜范围内。对受潮的档案应及时进行干燥处理，防止霉变。3.防虫档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止害虫滋生。可采用防虫药品、防虫网等措施进行防虫保护。4.防盗加强档案库房的安全防范措施，安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入库房。5.防光档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免阳光直射档案，防止档案纸张褪色、字迹模糊。6.防尘档案库房应安装空气过滤设备，定期清扫地面和档案架，减少灰尘对档案的污染。7.防有害气体档案库房应远离污染源，如化工厂、垃圾处理场等，防止有害气体对档案造成损害。同时，可采用空气净化设备等措施，改善库房空气质量。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规和档案管理制度的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务棚改工作原则档案利用应紧密围绕棚改工作的实际需要，为棚改办工作人员及相关部门提供及时、准确、有效的档案信息服务。3.规范操作原则档案利用应严格按照规定的程序和手续进行，确保档案的安全和完整，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅棚改办工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在现场监督查阅过程，确保档案的安全。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，不得擅自将档案带出单位或泄露档案内容。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。同时，应定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核、棚改办分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立棚改办档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为棚改工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对棚改办现有的纸质档案进行数字化处理，将档案内容扫描成电子文件，建立电子档案数据库。数字化过程应保证电子文件与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.档案信息系统建设开发或选用适合棚改办档案管理需求的信息系统，实现档案的录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。档案信息系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.电子档案管理加强对电子档案的管理，建立电子档案的存储、保管、利用等管理制度。电子档案应按照与纸质档案相同的分类方法进行分类存储，定期进行备份，确保电子档案的安全和完整。同时，应建立电子档案利用登记制度，对电子档案的查阅、借阅情况进行详细记录。（三）信息化安全保障1.网络安全加强档案信息系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术措施，防止网络攻击和数据泄露。2.数据安全建立数据备份和恢复机制，定期对电子档案数