上海市档案管理办法

上海市档案管理办法总则目的与依据为了加强上海市档案管理，有效保护和利用档案，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。适用范围本办法适用于本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）以及个人的档案管理活动。基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。管理体制市档案行政管理部门主管本市档案工作，对本市档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。区档案行政管理部门负责本行政区域内的档案管理工作，并接受市档案行政管理部门的业务指导和监督。其他有关部门按照各自职责，做好相关档案管理工作。档案机构与人员档案机构设置单位应当按照国家和本市有关规定，设立档案工作机构或者配备档案工作人员，负责本单位的档案管理工作。档案工作机构应当保持相对稳定，确需调整的，应当经单位负责人批准，并报同级档案行政管理部门备案。档案工作人员要求档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，忠于职守，遵纪守法。档案工作人员应当接受档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务水平。档案的收集与整理档案收集范围单位应当按照国家和本市有关规定，确定档案收集范围，及时收集、整理本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。对反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，应当重点收集。档案整理要求档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档的文件材料应当齐全完整、真实准确，已破损的文件应当予以修复，字迹模糊或者易褪变的文件应当予以复制。电子文件的整理应当符合国家和本市有关电子文件管理的规定。档案的保管档案保管条件单位应当根据档案的载体形式和保管要求，设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。档案库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等防护功能，温度、湿度应当符合国家规定的标准。档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。单位应当按照国家和本市有关规定，确定档案的保管期限。档案的鉴定与销毁单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经鉴定，仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应当编制档案销毁清册，经单位负责人批准后销毁。档案销毁清册应当永久保存。禁止擅自销毁档案。档案的利用与公布档案利用原则单位应当按照国家和本市有关规定，积极开展档案利用工作，为社会各方面提供服务。档案利用应当遵循合法、合理、安全的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。档案利用手续单位和个人利用档案，应当按照规定向档案保管单位提出申请，说明利用目的和范围，并出示有效身份证明。档案保管单位应当对利用申请进行审核，对符合条件的，应当及时提供利用服务；对不符合条件的，应当说明理由。档案公布规定档案公布是指将档案的全部或者部分内容通过一定形式向社会公开。档案保管单位公布档案，应当按照国家和本市有关规定进行审核，并征求档案形成单位的意见。未经档案形成单位同意，不得擅自公布涉及该单位未公开事项的档案。电子档案管理电子档案管理要求单位应当加强电子档案管理，建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。电子档案应当按照国家和本市有关规定进行收集、整理、存储、保管和利用，实行全过程数字化管理。电子档案的归档与移交单位应当按照国家和本市有关规定，将电子档案与纸质档案同步归档。电子档案的归档应当符合电子文件归档与电子档案管理的相关标准和规范。单位应当定期将电子档案移交同级国家综合档案馆。电子档案的安全管理单位应当采取必要的安全技术措施，保障电子档案的安全。电子档案应当存储在符合安全要求的存储设备上，并进行异地备份。对重要电子档案，应当采取加密存储、访问控制等安全措施。监督检查与法律责任监督检查档案行政管理部门应当依法对单位的档案管理工作进行监督检查。监督检查的内容包括档案机构设置、人员配备、档案收集、整理、保管、利用等情况。被检查单位应当如实提供有关情况和材料，不得拒绝、阻碍检查。法律责任单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对单位处1万元以上5万元以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处1000元以上5000元以下的罚款：1.未按照规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员的；2.未按照规定收集、整理、保管档案的；3.未按照规定对档案进行鉴定、销毁的；4.擅自销毁档案的；5.违反本办法规定公布档案的；6.不按照规定向国家综合档案馆移交档案的；7.