重点档案管理办法

重点档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司重点档案的管理，确保重点档案的完整、安全与有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门形成的重点档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计等工作。（三）定义1.重点档案：是指对公司生产、经营、管理等活动具有重要凭证和参考价值，需要特殊管理的各类档案。2.档案整理：是指将零散的档案材料进行分类、编号、编目、装订等，使其系统化、条理化的过程。3.档案保管：是指对档案进行存放、保护，确保档案安全与完整的工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则。公司重点档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程管理原则。对重点档案形成、积累、整理、保管、鉴定、利用等全过程进行有效管理。3.确保安全原则。采取有效措施，确保重点档案的实体安全和信息安全。4.方便利用原则。在确保档案安全的前提下，充分考虑利用需求，提高档案利用效率。二、档案收集（一）收集范围1.公司重大决策、重要会议、重要活动形成的档案。2.公司生产、经营、管理等活动中产生的具有重要价值的文件材料。3.公司科研项目、技术创新、知识产权等方面的档案。4.公司与外部单位签订的重要合同、协议等档案。5.公司重要人事任免、员工奖惩等档案。6.其他对公司具有重要意义的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.档案形成部门应按照档案管理部门的要求，定期将档案材料移交至档案管理部门。3.对于重要的档案材料，应实行“一事一卷”或“一组一卷”的整理方法，确保档案的关联性和完整性。三、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容性质，分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、科研项目类、人事档案类、财务档案类等。2.每一大类下可根据实际情况进一步细分小类。（二）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。2.编号可采用“年度+类别代码+顺序号”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目类档案代码，“001”表示该类档案的顺序号。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。（四）装订要求1.对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。2.装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属装订物，以免对档案造成损坏。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案存放在档案架或档案柜中。2.对重要的档案应实行专柜存放，加强保管。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时有人值守。3.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。五、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容重要性、历史价值等因素，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对需要销毁的档案进行登记造册，报公司领导审批。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅重点档案。2.公司外部单位因合法事由查阅公司重点档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司外部单位查阅档案，需持有单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经公司领导签字同意后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出档案库房。2.如需复印或摘抄档案内容，需经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、复印、摘抄等情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、利用方式等。七、档案统计（一）统计内容1.重点档案的数量、种类、保管期限等情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作开展情况。（二）统计方法1.档案管理部门定期对重点档案进行统计，填写《重点档案统计报表》。2.统计数据应准确、及时，报表应按时报送公司领导和上级主管部门。八、监督与检查（一）监督检查主体公司档案管理部门负责对各部门重点档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、利用等工作的开展情况。3.档案安全管理情况。（三）检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.检查可采取听取汇报、查阅资料、实地查看等方式进行。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问