造价档案管理办法

造价档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司造价档案的科学管理，规范造价档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保造价档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥造价档案在公司生产经营、项目管理及决策中的重要作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各项目在工程造价活动中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司造价档案实行集中统一管理，由公司指定的档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则造价档案应如实反映工程造价活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理工程造价活动中形成的各类文件资料，确保档案的齐全完整。4.规范性原则严格按照国家和行业有关标准、规范以及公司的规定进行档案管理，保证档案的质量和规范化水平。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的造价档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）定义1.造价档案指在工程造价活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括项目前期文件、造价文件、工程变更文件、结算文件、审计文件等。2.项目前期文件指项目立项、可行性研究、初步设计等阶段形成的与工程造价相关的文件资料。3.造价文件指工程估算、概算、预算、标底、投标报价等文件。4.工程变更文件指工程施工过程中发生的设计变更、技术核定、现场签证等文件。5.结算文件指工程竣工后，施工单位编制的工程结算书以及建设单位审核后的结算文件。6.审计文件指工程造价审计过程中形成的审计报告、审计决定书等文件。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和行业有关档案管理的法律法规、标准规范，制定公司造价档案管理的规章制度和实施细则。2.负责指导、监督和检查公司各部门、各项目的造价档案管理工作，定期组织档案管理培训和业务交流。3.负责集中收集、整理、归档公司造价档案，建立健全造价档案管理台账，确保档案的完整、准确、系统和安全。4.负责造价档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作，按照规定向公司内部各部门和外部有关单位提供档案查阅、借阅服务。5.负责造价档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）业务部门职责1.负责本部门在工程造价活动中形成的各类文件资料的收集、整理和初步审核，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好造价档案的整理、归档、保管和利用等工作，提供必要的业务支持和配合。3.负责对本部门查阅、借阅的造价档案进行妥善保管，按时归还，不得擅自转借、复印、涂改或损毁档案。4.负责对本部门形成的造价档案的真实性、完整性和准确性负责，确保档案内容符合相关法律法规和行业标准的要求。（三）项目负责人职责1.负责项目造价档案管理工作的组织和协调，确保项目档案管理工作与项目建设同步进行。2.督促项目各参建单位及时整理、归档项目造价文件资料，对档案的质量和完整性进行审核把关。3.配合档案管理部门做好项目造价档案的验收和移交工作，提供必要的协助和支持。4.对项目造价档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改，确保项目档案管理工作规范有序。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。初步设计文件、设计概算书及审批文件。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。2.造价文件工程估算书、概算书、预算书、标底编制文件及审核报告。投标报价文件、工程量清单及计价规范等。3.工程变更文件设计变更通知单、技术核定单、现场签证单等。变更部分的造价计算书及审核报告。4.结算文件工程竣工结算书、结算审核报告、竣工决算书等。与结算相关的其他文件资料，如工程竣工验收报告、工程质量保修书等。5.审计文件工程造价审计报告、审计决定书、审计整改通知书等。审计过程中形成的相关资料，如审计工作底稿、审计证据等。（二）收集要求1.及时性各部门、各项目应在造价文件资料形成后及时收集整理，确保档案的时效性。一般情况下，项目前期文件应在项目立项、初步设计等阶段结束后一个月内收集完毕；造价文件、工程变更文件应在相应工作完成后半个月内收集；结算文件应在工程竣工结算完成后一个月内收集；审计文件应在审计工作结束后半个月内收集。2.完整性收集的造价档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、附图等，不得遗漏重要内容。3.准确性档案内容应真实准确，数据计算无误，签字盖章齐全，符合相关法律法规和行业标准的要求。（三）收集程序1.业务部门在造价文件资料形成后，按照档案管理的要求进行分类整理，填写档案移交清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。2.业务部门负责人对整理后的档案进行审核签字，确保档案的质量和完整性。3.业务部门将审核后的档案移交档案管理部门，档案管理部门按照规定进行验收，对不符合要求的档案退回业务部门重新整理。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准规范。（二）整理方法1.分类按照造价档案的形成阶段和性质，分为项目前期文件、造价文件、工程变更文件、结算文件、审计文件等五大类。在每大类下，再根据具体内容进行细分，如造价文件可分为估算、概算、预算、标底等小类。2.编号为每一份造价档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。编号格式为：类别代码+年度+顺序号，例如：QJ2023001，表示项目前期文件类，2023年度第1份档案。3.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。对于幅面较大的图纸等文件，应折叠成A4规格后再装订。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案的整理质量和进度。2.整理过程中应认真核对档案内容，发现问题及时与业务部门沟通解决。3.整理后的档案应符合规范化、标准化的要求，便于保管和利用。五、档案归档（一）归档范围经整理后的各类造价档案均应按照规定进行归档。（二）归档时间1.项目前期文件应在项目立项、初步设计等阶段结束后两个月内归档。2.造价文件、工程变更文件应在相应工作完成后一个月内归档。3.结算文件应在工程竣工结算完成后两个月内归档。4.审计文件应在审计工作结束后一个月内归档。（三）归档程序1.档案管理部门对业务部门移交的档案进行再次审核，确认无误后办理归档手续。2.档案管理部门按照档案分类编号的要求，将档案放入相应的档案柜中，并在档案管理系统中录入档案信息。3.档案管理部门编制档案归档清单，一式两份，一份留存，一份交业务部门备查。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的造价档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管期限1.造价档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括项目立项批复、可行性研究报告及批复、初步设计文件及审批文件、工程竣工决算书等重要文件。长期保管的档案期限为1050年，包括工程估算、概算、预算、标底、投标报价文件、工程变更文件、结算文件等。短期保管的档案期限为5年以下，包括一般性的造价文件资料。2.档案保管期限的确定应根据国家和行业有关规定以及公司的实际情况进行，确保档案的保管期限合理、准确。（三）保管要求1.档案应按照分类编号的顺序排列存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对档案的保管情况进行记录，包括档案的入库时间、存放位置、保管期限、检查情况等信息。4.做好档案库房的温湿度控制，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅造价档案。外部单位因审计、调查等特殊原因需要查阅、借阅造价档案的，应按照公司的规定办理相关手续。（二）利用程序1.查阅公司内部人员查阅造价档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、复印、抽取档案内容。查阅结束后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认，档案管理部门将档案归还原位。2.借阅公司内部人员借阅造价档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理部门按照借阅申请表的要求提供档案，并对借阅人员进行登记，借阅人员应出具本人有效身份证件。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、损毁档案。借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况，确认无误后办理归还手续。3.外部单位查阅、借阅外部单位查阅、借阅造价档案，应提前向公司提出申请，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等信息，并提供相关证明材料。公司档案管理部门对外部单位的申请进行审核，报公司分管领导批准后，按照公司的规定办理查阅、借阅手续。外部单位查阅、借阅造价档案时，应在公司指定的场所进行，由公司档案管理人员陪同，查阅、借阅人员不得擅自将档案带离公司。查阅、借阅结束后，外部单位应将档案归还公司档案管理部门，并在档案查阅、借阅登记表上签字确认。（三）利用要求1.严格遵守档案利用的规定和程序，确保档案的安全和保密。2.档案利用过程中，如需对档案进行复制，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式和数量进行复制。3.对档案利用情况进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等信息，以便于统计和分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的造价档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。2.鉴定小组根据国家和行业有关规定以及公司的实际情况，对档案的保管期限、价值等进行审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销