采购门店管理办法

采购门店管理办法总则目的为加强采购门店的规范化管理，提高采购效率，保证商品质量，降低采购成本，维护公司的合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司旗下所有采购门店，包括但不限于实体门店、线上采购平台门店等。管理原则1.合法性原则：采购门店的一切经营活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.效益性原则：以提高公司经济效益为核心，合理安排采购活动，降低采购成本，提高资金使用效率。3.质量优先原则：始终将商品质量放在首位，确保所采购的商品符合国家相关质量标准和公司的质量要求。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，保证采购结果的公正性。采购门店组织架构与职责组织架构采购门店设立以下主要岗位：采购门店经理、采购专员、仓库管理员、财务专员、销售专员等。各岗位职责采购门店经理1.全面负责采购门店的日常管理工作，制定门店的发展规划和年度工作计划，并组织实施。2.建立和完善采购门店的管理制度和工作流程，确保各项工作的规范化和标准化。3.负责与供应商的商务谈判，签订采购合同，建立长期稳定的合作关系。4.监控采购成本和库存水平，及时调整采购策略，确保公司利益最大化。5.协调门店内部各部门之间的工作关系，解决工作中出现的问题。6.定期向公司管理层汇报采购门店的工作情况和经营业绩。采购专员1.根据采购门店经理的安排，负责具体的采购工作，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。2.对供应商进行评估和筛选，建立供应商档案，确保供应商的质量和信誉。3.负责采购合同的起草、审核和签订工作，跟踪合同的执行情况，及时处理合同执行过程中出现的问题。4.收集市场信息，了解商品价格动态和市场需求变化，为采购决策提供依据。5.协助仓库管理员做好商品的验收和入库工作。仓库管理员1.负责采购门店仓库的日常管理工作，包括商品的存储、保管、盘点等。2.严格执行商品的验收制度，对采购回来的商品进行质量和数量的检验，确保商品符合要求。3.按照规定的存储条件和要求，对商品进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等安全工作。4.定期对仓库进行盘点，做到账物相符，及时发现和处理库存异常情况。5.负责仓库的环境卫生和整洁，确保仓库的正常运营。财务专员1.负责采购门店的财务管理工作，包括资金的收支管理、成本核算、财务报表编制等。2.审核采购合同和费用报销凭证，确保各项支出符合公司的财务制度和规定。3.及时与供应商进行结算，确保资金的安全和正常流转。4.定期对采购门店的财务状况进行分析和评估，为管理层提供决策支持。销售专员1.负责采购门店商品的销售工作，了解客户需求，积极推销商品，提高销售额。2.为客户提供优质的售前、售中、售后服务，解决客户在购买过程中遇到的问题。3.收集客户反馈信息，了解客户对商品和服务的满意度，及时向相关部门反馈。4.协助采购门店经理做好市场推广和促销活动。采购流程管理采购需求申请1.各部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，注明采购商品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购门店。2.采购门店经理对《采购需求申请表》进行审核，根据公司的预算和实际情况，确定是否批准采购申请。供应商选择1.采购专员根据采购需求，通过市场调研、网络搜索、供应商推荐等方式，寻找合适的供应商。2.对潜在供应商进行初步筛选，要求供应商提供相关的资质证明、产品样本、报价单等资料。3.采购专员对供应商进行实地考察或电话沟通，了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等情况。4.根据考察和评估结果，选择至少三家符合要求的供应商，建立《供应商候选名单》。询价、比价与议价1.采购专员向《供应商候选名单》中的供应商发出询价函，要求供应商在规定的时间内提供详细的报价。2.对供应商的报价进行收集和整理，进行比价分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素。3.与供应商进行议价，争取获得最优惠的价格和交易条件。采购合同签订1.采购专员根据议价结果，选择最合适的供应商，并起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经采购专员、采购门店经理、法务部门审核签字后，与供应商签订正式合同。采购订单执行1.采购专员将签订好的采购合同副本发送给供应商，并要求供应商按照合同约定的时间和地点交货。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解商品的生产进度和运输情况。3.如出现交货延迟、质量问题等异常情况，及时与供应商协商解决，并向采购门店经理汇报。商品验收与入库1.商品到货后，仓库管理员根据采购合同和送货单，对商品的数量、规格、型号、质量等进行验收。2.验收合格的商品，仓库管理员办理入库手续，填写《商品入库单》，并将商品存入相应的仓库位置。3.验收不合格的商品，仓库管理员应及时通知采购专员，由采购专员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。付款结算1.财务专员根据采购合同和《商品入库单》，审核供应商的发票和付款申请。2.审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。3.定期与供应商进行对账，确保双方账目一致。商品质量管理质量标准制定1.采购门店应根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司的实际情况，制定采购商品的质量标准。2.质量标准应明确商品的性能、规格、外观、包装等方面的要求，确保商品符合公司的使用需求和客户的期望。供应商质量控制1.在供应商选择阶段，应重点考察供应商的质量保证体系和生产能力，确保供应商能够提供符合质量标准的商品。2.与供应商签订质量保证协议，明确双方在质量方面的权利和义务，要求供应商对所提供的商品质量负责。3.定期对供应商进行质量评估和审核，发现问题及时要求供应商整改，对不符合要求的供应商进行淘汰。商品验收管理1.仓库管理员在商品验收过程中，应严格按照质量标准进行检验，确保所采购的商品质量合格。2.对于重要商品或批量较大的商品，应进行抽样检验或全检。3.验收过程中如发现商品存在质量问题，应及时记录并通知采购专员，按照相关规定进行处理。质量问题处理1.对于验收不合格的商品，采购专员应及时与供应商协商处理，要求供应商在规定的时间内解决质量问题。2.如因商品质量问题给公司造成损失的，应按照合同约定要求供应商进行赔偿。3.定期对商品质量问题进行分析和总结，采取有效的预防措施，避免类似问题的再次发生。库存管理库存目标设定1.采购门店经理应根据公司的销售计划和市场需求预测，合理设定采购门店的库存目标。2.库存目标应包括安全库存、最高库存和最低库存等指标，确保库存水平既能满足销售需求，又能避免库存积压。库存监控与分析1.仓库管理员应定期对库存进行盘点和监控，及时掌握库存数量、品种、状态等信息。2.财务专员应定期对库存成本进行核算和分析，评估库存占用资金的情况。3.采购门店经理应根据库存监控和分析结果，及时调整采购策略和库存管理措施。库存盘点1.采购门店应定期进行全面的库存盘点，一般每月或每季度进行一次。2.盘点过程中应认真核对库存实物与账目的一致性，发现差异及时查明原因并进行调整。3.盘点结束后，应编制《库存盘点报告》，报公司管理层审核。库存积压处理1.对于库存积压的商品，采购门店应及时采取措施进行处理，如降价促销、与供应商协商退货、换货等。2.分析库存积压的原因，总结经验教训，避免类似情况的再次发生。供应商管理供应商选择与评估1.建立科学的供应商选择和评估体系，从供应商的资质、信誉、质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。2.定期对供应商进行重新评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对优秀供应商给予更多的合作机会，对不合格供应商进行淘汰。供应商合作与沟通1.与供应商建立良好的合作关系，签订长期合作协议，明确双方的权利和义务。2.定期与供应商进行沟通和交流，及时了解供应商的生产情况、质量状况、价格变化等信息，共同解决合作过程中出现的问题。供应商激励与惩罚1.对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如增加采购量、提高付款比例、授予荣誉称号等。2.对违反合同约定或质量要求的供应商，给予相应的惩罚措施，如扣除货款、减少采购量、终止合作等。财务管理预算管理1.采购门店应根据公司的年度经营计划，编制年度采购预算和销售预算。2.预算编制应遵循实事求是、合理可行的原则，充分考虑市场变化和实际情况。3.严格执行预算管理制度，对预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。成本控制1.采购门店应加强采购成本控制，通过优化采购流程、降低采购价格、减少库存积压等方式，降低采购成本。2.加强销售成本控制，合理制定销售价格，提高销售毛利率。3.严格控制费用支出，对各项费用进行精细化管理，降低运营成本。财务风险管理1.加强资金管理，合理安排资金的收支，确保资金的安全和正常流转。2.对采购合同和销售合同进行风险评估，避免因合同条款不合理或对方违约而给公司带来损失。3.定期对财务状况进行审计和评估，及时发现和解决财务风险问题。监督与考核内部监督1.采购门店应建立内部监督机制，加强对采购、销售、库存、财务等环节的监督检查。2.定期对各项管理制度和工作流程的执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改。外部监督1.接受公司内部审计部门和外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，提供真实、准确的财务和业务资料。2.接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规和行业规范。考核与奖惩1.建立科