物业采购管理办法

物业采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司物业采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障物业服务质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各物业管理项目涉及的各类物资、服务的采购活动，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修材料、设备设施采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关方的监督，确保公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的原则进行采购决策，不得偏袒任何一方。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。5.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购管理委员会，作为物业采购的决策机构。采购管理委员会由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人、物业管理部门负责人等组成。其职责如下：1.审议和批准年度采购预算和采购计划。2.审议重大采购项目的采购方案、采购合同等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。4.对采购工作进行绩效评估和考核。（二）采购执行部门物业管理部门为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责如下：1.根据公司需求和实际情况，编制采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等。2.负责采购项目的市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，按照规定程序确定供应商。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、结算等工作。6.定期向采购管理委员会汇报采购工作进展情况。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付结算等工作。2.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷等。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况，评估采购效益等。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.物业管理部门应根据年度工作计划、物业服务标准和实际需求，结合上一年度采购情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确各类物资、服务的采购项目、规格型号、数量、单价、金额等明细，并按照公司财务预算管理要求进行编制和审批。3.采购预算应具有一定的弹性，预留适当的调整空间，以应对突发情况或临时性需求。（二）采购计划制定1.物业管理部门应根据年度采购预算和实际工作进度，制定季度、月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、需求时间、预计采购金额等详细信息，并确保采购计划与物业服务工作相匹配。3.采购计划应提前提交给相关部门进行审核和审批，确保采购计划的合理性和可行性。（三）预算与计划调整1.如因市场变化、业务需求调整等原因需要对采购预算或计划进行调整，物业管理部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和金额等。2.采购预算和计划的调整申请应按照公司内部审批流程进行审批，经批准后方可实施调整。3.调整后的采购预算和计划应及时通知相关部门，确保各部门了解采购工作的变化情况。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部招标管理规定进行，包括公开招标和邀请招标。2.询价采购：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和条件，选择最优供应商。3.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照公司内部规定的审批程序进行，确保采购的必要性和合理性。（二）采购程序1.采购申请：物业管理部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等，并提交给部门负责人审核。2.审核审批：部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性后，提交给采购管理委员会审批。采购管理委员会根据公司规定和实际情况进行审批，批准后的采购申请交采购执行部门组织实施。3.采购实施：采购执行部门按照批准的采购申请和选定的采购方式，组织开展采购活动。招标采购：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。询价采购：向多家供应商发出询价函，收集报价，比较分析后确定成交供应商。竞争性谈判采购：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：按照规定程序进行审批，与唯一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。4.合同签订：采购执行部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。采购合同应经法务部门审核后签订。5.验收付款：采购物资到货后，采购执行部门应组织相关人员按照合同约定进行验收。验收合格后，填写验收报告，并提交给财务部门办理付款手续。财务部门按照合同约定和公司财务制度进行审核，无误后支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等，建立供应商档案。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购项目的要求和供应商的综合情况，选择合适的供应商参与采购活动。对于重要采购项目，应选择多家供应商进行比较和竞争。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评估。评估方式可以包括实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等。2.根据评估结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.每年对供应商进行年度考核，考核结果作为下一年度是否继续合作的重要依据。（三）供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或培训活动，加强与供应商的合作与交流，共同提高服务质量和管理水平。3.对于长期合作、信誉良好的供应商，在采购政策、付款方式等方面给予适当的支持和优惠，建立良好的合作关系。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、完整准确。2.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。审核内容包括合同主体资格、合同条款、违约责任、争议解决方式等。3.采购执行部门应按照公司规定的合同审批流程，将采购合同提交给相关部门和领导审批，批准后与供应商签订合同。（二）合同执行1.采购执行部门应按照合同约定，跟踪供应商的交货进度和服务情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.如供应商出现违约行为，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补救措施，并按照合同约定追究供应商的违约责任。3.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或需要变更合同条款，采购执行部门应及时与供应商协商解决，并按照公司规定的合同变更程序进行审批和签订补充协议。（三）合同验收1.采购物资到货后，采购执行部门应组织相关人员按照合同约定进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的重要依据。3.如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商联系，要求供应商采取整改措施或退换货物，直至验收合格为止。（四）合同结算1.采购执行部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理采购款项的结算手续。2.财务部门应根据采购合同、验收报告等相关资料，对采购款项进行审核，确保付款金额准确无误。3.采购款项支付后，财务部门应及时进行账务处理，并将相关凭证归档保存。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购计划，避免因市场价格波动等原因造成采购成本增加。2.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，加强对供应商的监督和管理，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：加强采购物资的质量检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保采购物资符合要求。对于质量不合格的物资，及时要求供应商退换或采取整改措施。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订合同，确保合同条款合法合规、完整准确。在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同纠纷。5.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，经法务部门审核，避免因法律问题导致合同无效或产生纠纷。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，降低风险损失。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理委员会负责对采购活动进行全面监督，确保采购工作符合公司规定和相关法律法规要求。2.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意