苏州档案管理办法

苏州档案管理办法一、总则（一）目的为加强苏州地区档案管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于档案的有效利用，为苏州地区的经济社会发展提供有力支持，依据国家相关法律法规及行业标准，结合苏州实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于苏州行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理各级单位应在统一的档案管理原则下，明确各自的档案管理职责，分级负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.维护档案的真实性、完整性和系统性档案管理工作应确保档案内容真实反映单位各项活动的实际情况，保持档案材料的齐全完整，并按照科学的分类方法和编号体系，使档案形成有机的整体。3.便于利用档案管理应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索工具和服务机制，提高档案的查全率和查准率，满足单位各项工作和社会各方面对档案信息的需求。（四）定义本办法所称档案，是指单位在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设置1.各级机关应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本机关的档案管理工作。档案管理机构在本机关负责人的领导下，接受上级档案行政管理部门的业务指导和监督。2.企业事业单位和其他组织根据实际情况，可设立独立的档案管理部门，或指定内部机构负责档案管理工作。规模较小的单位，可配备兼职档案管理人员。（二）档案管理人员职责1.档案管理机构负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，组织制定本单位档案管理规章制度并监督实施。负责本单位档案管理工作的统筹规划和组织协调，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施设备。定期检查档案管理工作，及时解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作规范有序进行。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理质量符合标准要求。做好档案的保管、保护工作，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密，定期对档案保管状况进行检查，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。按照规定向档案行政管理部门报送档案统计报表，及时提供档案工作相关信息。积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为单位各项工作提供参考依据。指导和监督本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全完整。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.各部门应明确专人负责文件材料的形成工作在各项活动中，严格按照文件格式规范、内容要求和处理流程，及时、准确地形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、图表准确、签署完备，采用耐久性强的书写材料和载体。2.注重文件材料的原始性和真实性严禁伪造、篡改文件材料，确保文件材料能够真实反映单位活动的全过程和实际情况。（二）文件材料收集范围1.机关单位上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。本机关形成的各类公文，包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、纪要等。本机关召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。本机关开展业务活动形成的工作计划、总结、统计报表、调查研究报告、合同协议、项目文件等。本机关机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。本机关财产、物资管理方面的文件材料，如固定资产登记、物资采购合同等。本机关外事活动形成的文件材料，包括出访报告、接待安排、协议文本等。本机关档案管理工作中形成的文件材料，如档案管理制度、档案移交清单等。2.企业事业单位企业设立、变更、终止过程中形成的文件材料，如公司章程、营业执照、验资报告、股东会决议等。企业生产经营活动中形成的各类文件材料，包括生产计划、产品研发资料、销售合同、财务报表、质量检验报告等。企业技术创新、技术改造、技术引进等方面的文件材料，如技术方案、技术协议、专利证书等。企业人力资源管理文件材料，如员工招聘、培训、考核、薪酬福利等方面的记录。企业固定资产投资、项目建设方面的文件材料，如项目可行性研究报告、项目立项批复、工程预决算等。企业对外合作、合资、联营等活动形成的文件材料，如合作协议、合资合同、董事会决议等。事业单位在履行职能过程中形成的文件材料，如科研项目文件、教学成果材料、业务工作记录等。（三）文件材料收集时间要求1.日常工作中形成的文件材料应在办理完毕后的规定时间内收集齐全，及时移交档案管理部门。一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集归档工作。2.重大活动、重要项目形成的文件材料承办部门应在活动结束或项目完成后的一个月内，将相关文件材料整理齐全并移交档案管理部门。四、档案的整理与归档（一）档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）档案分类方法1.机关单位档案分类可采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先将档案按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限分为永久、长期、短期三类。2.企业事业单位档案分类可根据企业事业单位的性质和业务特点，采用工业企业档案分类试行规则、企业档案工作规范等相关标准进行分类。一般可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品生产、科研开发、基本建设、设备仪器、会计档案、职工档案等大类，每大类下再细分若干属类。（三）档案整理步骤1.装订对纸质文件材料进行整理，去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，保持文件的整齐牢固。2.分类按照确定的分类方法，对文件材料进行分类。同一类别的文件材料应集中在一起，并按一定顺序排列。3.编号为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应科学合理、便于记忆和检索。4.编目编制档案目录，包括档号、文号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目，确保目录信息准确完整。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。（四）档案归档要求1.归档文件应齐全完整档案管理部门应对收集到的文件材料进行认真审核，确保归档文件符合归档范围和质量要求，对不完整或不符合要求的文件材料，应及时退回形成部门补充或修正。2.归档手续应完备文件材料移交时，移交部门和接收部门应办理交接手续，填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，交接双方各执一份。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所要求1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方建设档案库房。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。2.档案装具应使用符合标准要求的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。档案装具应坚固耐用、排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管措施1.温湿度控制档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防盗档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的灭火器材。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁无关人员进入档案库房。3.防虫防鼠定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害时，应及时采取有效措施进行防治。可采用放置驱虫药、灭鼠器械等方式，防止档案受到虫害和鼠害的破坏。4.防光防尘档案库房应采用防光窗帘、遮光罩等措施，避免阳光直射档案。同时，应保持库房清洁，定期打扫，防止灰尘对档案造成污染。（三）档案安全检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。2.不定期抽查档案管理部门可根据实际情况，不定期对部分档案进行抽查，及时发现和解决档案保管过程中存在的问题。3.检查记录与整改每次检查应做好记录，对检查中发现的问题应及时进行整改。整改情况应记录在案，确保档案保管安全。六、档案的利用与公布（一）档案利用原则1.依法依规利用档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理规定，确保档案利用活动合法合规。2.服务大局、方便利用档案利用工作应围绕单位中心工作，积极主动地为各项工作提供档案信息服务。同时，应简化利用手续，提高利用效率，方便单位内部和社会各方面利用档案。（二）档案利用方式1.查阅单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案安全完整。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、用途和份数。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）档案公布规定1.档案公布主体档案管理部门应严格按照国家有关规定，履行档案公布审批程序。未经批准，任何单位和个人不得擅自公布档案。2.档案公布方式档案公布可通过编印档案资料、举办档案展览、在网站发布档案信息等方式进行。公布档案应确保档案内容的真实性和准确性，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立档案信息管理系统利用现代信息技术，建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和规范化。2.实现档案信息资源共享通过档案信息管理系统，实现档案信息在单位内部各部门之间的共享，提高档案信息的利用效率，为单位各项工作提供有力支持。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子数据，建立电子档案数据库。数字化档案应符合国家相关标准要求，确保图像清晰、数据准确。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本单位的档案信息管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能。档案信息管理系统应具备安全可靠、操作简便、功能完善等特点。3.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，采取防火墙、加密技术、访问控制等安全措施，保障档案信息的安全。定期对档案信息管理系统进行安全检查和维护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）档案信息化建设实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。规划应结合本单位实际情况，充分考虑档案管理的发展需求。2.实施阶段按照规划要求，组织实施档案信息化建设项目。包括档案数字化加工、档案信息管理系统开发或采购、系统安装调试、人员培训等工作。3.验收阶段档案信息化建设项目完成后，应组织相关部门和专家进行验收。验收内容包括档案数字化质量、档案信息管理系统功能、信息安全保障等方面。验收合格后，档案信息化建设项目方可正式投入使用。八、监督与检查（一）监督检查主体1.档案行政管理部门各级档案行政管理部门负责对本行政区域内单位的档案管理工作进行监督检查，依法查处档案管理违法行为。2.单位内部监督各单位应建立健全内部监督机制，加强对本单位档案管理工作的日常监督检查，确保档案管理工作规范有序进行。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度执行情况检查单位是否建立健全档案管理规章制度，是否严格执行档案收集、整理、保管、利用等方面的规定。2.档案工作组织领导情况检查单位是否明确档案管理机构和人员，档案管理工作是否纳入单位工作计划和考核体系，档案管理工作所需的经费、设施设备等是否得到保障。3.档案业务工作开展情况检查档案的收集、整理、保管、利用等业务工作是否符合国家有关标准和规范要求，档案信息化建设是否达到预期目标。4.档案安全管理情况检查档案库房的安全设施设备是否齐全有效，档案保管环境是否符合要求，档案信息安全是否得