财府采购管理办法

财府采购管理办法一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的财府采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有财府采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正对待所有供应商的原则，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司/组织内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议采购战略和重大采购政策。审批年度采购预算。决策重大采购项目。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责负责制定采购计划和采购方案。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。管理采购合同，跟踪合同执行情况。建立和维护供应商数据库。配合相关部门进行采购验收。（三）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术评审和商务谈判。负责采购物品或服务的验收工作。（四）财务部门1.职责审核采购预算和采购合同。办理采购资金的支付手续。对采购成本进行核算和分析。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。对采购项目进行绩效审计，评估采购效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司/组织的年度工作计划和业务需求，在每年规定时间内编制本部门的采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等详细信息，并说明采购项目的必要性和可行性。3.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总和审核，结合公司/组织的财务状况和资金安排，编制年度采购预算方案。4.年度采购预算方案经采购管理委员会审议通过后，报公司/组织决策层批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理委员会审批后，报公司/组织决策层批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的成本或需求发生重大变化。公司/组织的业务发展战略进行重大调整，需要增加或减少采购项目。因不可抗力因素，如自然灾害、市场价格大幅波动等，导致采购预算无法执行。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并附相关证明材料。3.采购部门负责对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报采购管理委员会审议。4.采购管理委员会根据审核意见进行审议，决策是否批准预算调整申请。经批准的预算调整申请，由采购部门负责组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项采购金额达到规定标准以上的。工程采购项目，施工单项合同估算价达到规定标准以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。4.采购人应当根据采购项目的特点和需求编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。5.投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。6.采购人应当按照招标文件规定的时间、地点开标。开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。7.评标由采购人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。8.评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标结果按得分由高到低顺序排列，得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列；得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。9.采购人应当根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人。10.中标人确定后，采购人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，采购人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。11.采购人与中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。采购人与中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择、招标文件发放等方面有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。5.采购人应当邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。6.供应商应当按照谈判文件的要求提交响应文件，并对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。7.谈判小组应当与供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。8.谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。9.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。4.公示无异议的，采购人可以与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组应当向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。5.供应商应当按照询价通知书的要求一次报出不得更改的价格。6.采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部门应提交采购管理委员会审议，经采购管理委员会批准后实施。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.采购人员按照采购计划，选择合适的供应商，进行采购谈判，签订采购合同。3.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。（四）采购验收1.采购物品或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格型号等进行检查。2.验收合格的，需求部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认；验收不合格的，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或退换货等。3.采购部门应跟踪采购验收情况，督促需求部门及时完成验收工作，并将验收结果反馈给财务部门。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购发票等相关凭证，办理采购资金的支付手续。2.采购付款应严格按照公司/组织的财务管理制度执行，确保资金支付的安全和合规。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供符合质量要求的产品或服务的能力。3.采购部门应收集供应商的相关信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等，并进行审核。4.对于符合准入条件的供应商，采购部门应将其纳入供应商数据库，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。3.根据供应商的评价结果，采购部门应将供应商分为不同等级，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现较差的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商合作1.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.在采购合同签订前，采购部门应与供应商就合同条款进行充分协商，明确双方的权利和义务，确保合同的公平合理。3.在采购过程中，采购部门应及时向供应商反馈采购需求的变化，要求供应商按照合同要求提供产品或服务。4.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量等要求提供产品或服务，确保采购项目的顺利实施。（四）供应商淘汰1.对于出现下列情况之一的供应商，采购部门应将其淘汰出供应商数据库：提供的产品或服务质量不符合要求，经多次整改仍不合格的。交货期严重延误，影响采购项目进度的。售后服务不到位，给公司/组织造成损失的。存在商业贿赂等违法违规行为的。其他严重违反合同约定或公司/组织规定的行为。2.采购部门应及时将供应商淘汰情况通知相关部门，并停止与被淘汰供应商的合作。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别可以采用问卷调查、案例分析、专家咨询等多种方式进行。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法进行，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险