行政部采购投资公司物品制度

行政部采购投资公司物品制度

一、总则本制度旨在规范投资公司行政部的物品采购行为，确保采购工作的高效、透明、合规，以满足公司日常运营和业务发展的需求。秉持公司“创新、稳健、共赢”的企业文化，坚持“以人为本、效益优先”的设计理念，在扁平化管理模式下，实现资源的合理配置，提升公司整体运营效率，同时注重社会效益，保障安全生产，体现人文关怀。行政部在采购过程中，应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购工作合法、公正、公平。二、适用范围本制度适用于投资公司行政部对各类物品的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、会议用品、劳保用品、营销物料等。涉及的人员包括行政部全体员工以及与采购活动相关的其他部门员工和供应商。对于公司客户，虽不直接参与采购流程，但采购物品的质量和供应及时性会间接影响客户服务体验，因此采购工作也应从保障客户利益角度出发，确保物品满足公司为客户服务的需求。三、组织架构与职责分工1.行政部经理：全面负责行政部采购工作的规划、指导和监督；审核采购预算和采购计划；审批重大采购项目；协调与其他部门及供应商的关系。2.采购专员：负责制定具体的采购计划；寻找、筛选和评估供应商；组织采购谈判，签订采购合同；跟进采购订单的执行情况，确保按时到货；处理采购过程中的质量问题和纠纷。3.需求部门：提出物品采购需求，提供详细的技术规格和质量要求；协助行政部进行供应商评估和验收工作；对采购物品的使用情况进行反馈。4.财务部：负责审核采购预算和采购合同的财务条款；监督采购资金的支付；协助行政部进行采购成本控制和财务分析。四、管理内容与流程1.采购需求提出：各部门根据工作需要，定期填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息，提交给行政部。行政部对各部门的采购需求进行汇总和整理，结合公司库存情况，编制采购计划。2.供应商选择与管理-供应商开发：采购专员通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面，确定合格供应商名单。-供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格合理性等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。-供应商关系维护：采购专员与供应商保持良好的沟通，及时了解供应商的生产经营状况和产品动态，共同解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流。3.采购预算编制与审批：行政部根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应详细列出各项采购物品的名称、规格、数量、单价、总价等信息。采购预算经行政部经理审核后，报公司领导审批。4.采购实施-采购方式选择：根据采购物品的性质、金额、紧急程度等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。-采购谈判：对于重要的采购项目，采购专员组织相关部门与供应商进行采购谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。在谈判过程中，应坚持公平、公正、公开的原则，争取最优惠的采购条件。-采购合同签订：采购谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经行政部经理审核、公司领导审批后，由采购专员与供应商签订。5.采购验收：物品到货后，采购专员通知需求部门和质量检验人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，填写《采购验收单》，由验收人员、采购专员和供应商签字确认。如验收发现问题，采购专员应及时与供应商沟通，要求供应商采取补救措施或退换货。6.采购付款：财务部根据采购合同和《采购验收单》，审核采购发票的真实性、合法性和完整性。审核无误后，按照公司财务制度的规定办理付款手续。在付款过程中，应严格控制付款进度，确保公司资金安全。五、权利与义务1.行政部权利与义务-权利：有权要求各部门按时提交采购需求；有权对供应商进行选择、评估和管理；有权根据公司规定和实际情况调整采购计划和采购方式。-义务：负责采购工作的组织实施，确保采购物品按时、按质、按量供应；严格遵守采购制度和流程，确保采购工作合法、合规；维护公司利益，保守公司商业机密。2.需求部门权利与义务-权利：有权提出合理的采购需求；有权参与供应商评估和采购验收工作；有权对采购物品的质量和使用情况提出意见和建议。-义务：及时、准确地提出采购需求，提供详细的技术规格和质量要求；协助行政部进行采购工作，配合供应商评估和验收工作；对采购物品进行妥善保管和合理使用。3.供应商权利与义务-权利：有权参与公司的采购活动，按照采购合同的约定获取相应的货款；有权对公司的采购要求和验收标准提出疑问和建议。-义务：按照采购合同的约定按时、按质、按量提供采购物品；提供合格的发票和相关资料；对采购物品的质量负责，承担相应的售后服务责任。六、监督与考核机制1.监督机制-内部监督：行政部内部建立采购工作监督制度，采购专员定期向行政部经理汇报采购工作进展情况。财务部对采购资金的使用情况进行监督，审核采购合同和发票的合规性。审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性以及采购成本的控制情况。-外部监督：接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动符合法律法规的要求。鼓励供应商和公司员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予相应奖励。2.考核机制-对行政部的考核：设立采购工作绩效考核指标，包括采购计划完成率、采购物品质量合格率、采购成本控制率、供应商满意度等。根据绩效考核结果，对行政部进行奖励或处罚。-对采购专员的考核：对采购专员的工作业绩、工作态度、专业能力等方面进行考核。考核内容包括采购任务完成情况、供应商开发与管理情况、采购成本控制情况、采购合同执行情况等。根据考核结果，对采购专员进行绩效奖金发放、晋升、调岗等处理。七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部负责解释和修订。2.行政部应