合同管理投资公司台账规章

合同管理投资公司台账规章

一、总则1.目的为加强本投资公司合同管理，规范合同台账的建立与使用，有效防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司运营效率，特制定本规章。2.依据本规章依据国家相关法律法规以及公司的实际运营需求制定。3.指导原则秉持公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化，以客户利益为导向，在合同管理中坚持严谨、规范、透明的原则，确保合同台账真实、准确、完整地反映公司合同信息。二、适用范围本规章适用于投资公司全体员工涉及的各类合同管理活动，以及与公司签订合同的所有客户。三、组织架构与职责分工1.合同管理部门-负责制定和完善合同管理制度及台账管理规范。-对各部门提交的合同进行审核，确保合同条款符合法律法规及公司利益。-监督合同的履行情况，及时更新合同台账信息。-协调处理合同纠纷，维护公司合法权益。2.业务部门-负责合同的起草、谈判和签订工作，并及时将合同文本提交给合同管理部门。-按照合同约定履行相关义务，及时反馈合同履行过程中的问题。-配合合同管理部门做好合同台账的信息收集与整理工作。3.财务部门-负责审核合同中的财务条款，包括付款方式、金额等。-依据合同台账记录进行财务核算和款项收付管理。-定期与合同管理部门核对合同款项的收支情况。4.法务部门-对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和建议。-参与重大合同的谈判和起草工作，防范法律风险。-在合同纠纷处理中提供专业的法律支持。四、管理内容与流程1.合同起草与审批-业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方的权利义务、标的、价款、履行期限等关键条款。-将起草好的合同提交给合同管理部门进行初审，合同管理部门审核合同格式、条款完整性等方面的问题，并提出修改意见。-初审通过后，依次提交财务部门、法务部门进行专业审核，财务部门重点审核财务条款，法务部门审核法律风险。-经各部门审核通过的合同，按照公司扁平化管理的要求，由相关领导审批签字后正式签订。2.合同签订与备案-合同签订后，业务部门将合同原件一式多份，分别交合同管理部门、财务部门、法务部门等留存备案。-合同管理部门对合同进行编号，建立合同台账，录入合同基本信息，包括合同名称、签订时间、签订主体、合同金额、履行期限等。3.合同履行与跟踪-业务部门负责合同的具体履行，按照合同约定的时间、方式和要求履行义务，并及时向合同管理部门反馈履行情况。-合同管理部门定期对合同履行情况进行跟踪检查，核实业务部门的履行情况是否符合合同约定。如发现问题，及时协调相关部门解决。-对于涉及款项收付的合同，财务部门依据合同台账记录，及时办理收款和付款手续，并将款项收付情况反馈给合同管理部门。4.合同变更与解除-如因业务需要对合同进行变更或解除，由业务部门提出申请，说明变更或解除的原因、内容及对公司的影响。-合同管理部门组织相关部门对变更或解除申请进行审核，必要时征求法务部门意见。-经审核通过的变更或解除申请，按照原合同审批流程进行审批。审批通过后，合同管理部门及时更新合同台账信息。5.合同纠纷处理-如发生合同纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，提供相关证据材料。-合同管理部门组织法务部门等相关人员对纠纷进行分析评估，制定应对策略。-根据纠纷处理情况，及时调整合同台账记录，如记录纠纷发生时间、处理进展、结果等信息。五、权利与义务1.员工权利-员工有权获取与合同管理相关的培训和指导，以提升合同管理能力。-在合同签订、履行过程中，员工有权提出合理的意见和建议，保障公司利益的同时维护自身权益。-对合同管理中的不当行为或违规操作，员工有权向上级领导或相关监督部门反映。2.员工义务-严格遵守公司合同管理制度和台账管理规范，按照规定流程处理合同相关事务。-保守合同涉及的商业秘密和公司机密信息，不得泄露给外部人员。-积极配合合同管理部门和其他相关部门的工作，及时提供合同管理所需的信息和资料。3.客户权利-客户有权要求公司按照合同约定提供专业的投资服务。-有权了解合同的具体条款和履行情况，公司应及时给予解答。-对公司在合同履行过程中的违约行为，客户有权依法要求赔偿。4.客户义务-按照合同约定履行自身义务，如按时支付费用、提供必要的信息等。-不得擅自变更或解除合同，如需变更或解除，应按照合同约定的程序进行。六、监督与考核机制1.内部监督-合同管理部门定期对各部门的合同管理工作进行检查，包括合同起草、签订、履行、台账记录等方面，发现问题及时督促整改。-审计部门定期对合同管理情况进行审计，检查合同管理制度的执行情况、合同台账的准确性和完整性，防范财务风险和管理漏洞。2.绩效考核-将合同管理工作纳入员工绩效考核体系，对合同管理工作表现优秀的员工给予奖励，对因工作失误导致合同风险或损失的员工进行相应处罚。-考核指标包括合同审核通过率、合同履行率、台账信息准确率、纠纷发生率等。3.外部监督-接受客户和监管部门的监督，对于客户提出的合理意见和建议，及时进行整改，并将整改情况反馈给客户。-积极配合监管部门的检查和指导，确保公司合同管理工作符合法律法规和行业规范。七、附则1.解释权本