涉案款项管理办法

涉案款项管理办法一、总则（一）目的为加强公司涉案款项的管理，规范涉案款项的收付、核算、监督等行为，确保涉案款项的安全、完整，防范资金风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中涉及的各类涉案款项的管理。（三）基本原则1.依法合规原则涉案款项的管理必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.安全第一原则将涉案款项的安全放在首位，采取有效措施防范资金被盗、挪用、侵占等风险。3.规范操作原则明确涉案款项管理的流程和职责，规范各项操作环节，确保管理工作有序进行。4.监督制衡原则建立健全监督机制，加强对涉案款项管理各环节的监督，形成相互制约、相互监督的工作格局。二、涉案款项的定义与范围（一）定义涉案款项是指公司在经营活动中因涉及法律纠纷、诉讼、仲裁等案件而产生的与案件相关的各类款项，包括但不限于诉讼标的款、执行款、赔偿款、保证金、押金等。（二）范围1.因合同纠纷引发诉讼或仲裁，根据生效法律文书应支付或收取的款项。2.因侵权行为导致的赔偿款、违约金等。3.司法机关、行政机关等依法要求公司缴纳的保证金、押金等。4.其他与法律案件相关的款项。三、管理职责（一）公司管理层1.负责审批涉案款项管理的重大事项，如涉案款项的处置方案、重大资金支出等。2.监督涉案款项管理工作的执行情况，确保各项管理措施得到有效落实。（二）法务部门1.负责涉案法律事务的处理，包括案件的起诉、应诉、申诉等。2.审核涉案款项相关的法律文件，提供法律意见和建议。3.跟踪案件进展情况，及时与司法机关、仲裁机构等沟通协调。（三）财务部门1.负责涉案款项的收付、核算和账务处理，确保资金的准确记录和安全。2.定期编制涉案款项财务报表，向公司管理层和相关部门提供财务信息。3.协助法务部门进行涉案款项的资金监管和风险防控。（四）业务部门1.负责涉案款项相关业务事项的发起和前期沟通协调工作。2.配合法务部门和财务部门提供案件相关资料，协助做好涉案款项的管理工作。（五）审计部门1.对涉案款项管理情况进行审计监督，检查内部控制制度的执行情况。2.对涉案款项的收支、核算等进行审计，发现问题及时提出整改意见。四、涉案款项的收付管理（一）收款管理1.业务部门在收到与涉案款项相关的收入时，应及时通知财务部门，并提供相关的法律文件、合同协议等资料。2.财务部门收到业务部门转来的收款通知和相关资料后，应认真审核，确保收款事项的真实性、合法性和准确性。3.对于符合收款条件的款项，财务部门应及时办理收款手续，将款项足额存入公司指定的银行账户，并进行相应的账务处理。4.收款过程中，如发现款项存在争议或异常情况，财务部门应及时与业务部门和法务部门沟通，共同研究解决方案。（二）付款管理1.涉案款项的付款必须严格按照公司内部审批流程进行，由业务部门提出付款申请，经法务部门审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。2.付款申请应详细说明付款事由、金额、支付对象等信息，并附相关的法律文件、合同协议、发票等资料。3.法务部门应重点审核付款事项是否符合法律法规和合同约定，付款金额是否准确合理，支付对象是否合法合规等。4.财务部门应复核付款申请的金额计算是否正确，资金来源是否充足，付款方式是否符合公司规定等。5.经审批同意付款的，财务部门应按照规定的付款方式及时办理付款手续，确保款项准确支付到指定的账户。6.付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证等相关资料归档保存。五、涉案款项的核算与账务处理（一）核算原则涉案款项应按照国家统一的会计制度进行单独核算，确保核算的准确性和完整性。（二）科目设置财务部门应在会计账簿中设置专门的涉案款项核算科目，如“涉案款项诉讼标的款”、“涉案款项执行款”等，对涉案款项的收支情况进行明细核算。（三）账务处理流程1.收款时，根据收款凭证借记“银行存款”等科目，贷记相应的涉案款项核算科目。2.付款时，根据付款凭证借记相应的涉案款项核算科目，贷记“银行存款”等科目。3.对于涉案款项的利息收入、手续费支出等，应按照规定进行相应的账务处理。4.定期对涉案款项的核算情况进行核对，确保账账相符、账实相符。六、涉案款项的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对涉案款项管理情况进行审计，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应定期对涉案款项的收支、核算等情况进行自查，确保资金安全和账务处理准确。3.业务部门和法务部门应配合审计部门和财务部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.接受司法机关、行政机关等相关部门的监督检查，如实提供涉案款项管理的有关资料和情况。2.对于外部监督检查提出的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司管理层。七、涉案款项的风险防控（一）风险识别1.法务部门应定期对公司经营活动中可能涉及的法律风险进行评估，识别与涉案款项相关的风险点。2.财务部门应结合涉案款项的管理情况，分析可能存在的资金风险，如资金被盗用、挪用、支付错误等。（二）风险评估1.对识别出的涉案款项风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于高风险的涉案款项管理环节，应采取重点监控、加强审批等措施，降低风险发生的可能性。2.建立涉案款项风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取相应的措施进行防范和化解。3.加强与司法机关、仲裁机构等的沟通协调，及时了解案件进展情况，掌握相关信息，降低因信息不对称导致的风险。八、涉案款项的档案管理（一）档案范围涉案款项档案包括与涉案款项相关的法律文件、合同协议、诉讼文书、财务凭证、往来信函等资料。（二）档案整理1.业务部门、法务部门和财务部门应按照各自职责，及时收集、整理涉案款项相关资料，并移交公司档案管理部门。2.档案管理部门应对接收的涉案款项档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管1.涉案款项档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。2.按照档案保管期限的要求，对涉案款项档案进行定期保管，期满后按照规定进行销毁或存档。（四）档案查阅1.因工作需要查阅涉案款项档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。3.查阅人员应遵守档案管理规定，爱护档案，不得在档案上涂改