煤炭内业管理办法

煤炭内业管理办法一、总则（一）目的为加强公司煤炭内业管理，规范内业资料的收集、整理、归档、保管和利用，确保内业资料的真实性、完整性、准确性和规范性，为公司煤炭生产经营活动提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各基层单位在煤炭生产、销售、安全管理、技术管理等各项业务活动中形成的内业资料管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、行业标准和公司的各项规章制度，确保内业资料管理合法合规。2.真实准确原则：内业资料应如实反映公司煤炭业务活动的实际情况，数据准确、内容完整。3.及时归档原则：各项业务活动产生的内业资料应及时整理、归档，不得积压或延误。4.便于利用原则：内业资料的整理和保管应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）公司内业管理领导小组成立以公司总经理为组长，各副总经理为副组长，相关部门负责人为成员的内业管理领导小组。负责领导和协调公司内业管理工作，制定内业管理工作方针和政策，审定内业管理制度和流程，解决内业管理工作中的重大问题。（二）各部门职责1.生产技术部门负责煤炭生产技术资料的收集、整理、审核和归档，包括地质报告、开采设计、作业规程、安全技术措施等。指导和监督基层单位生产技术资料的管理工作，确保资料的准确性和完整性。2.安全管理部门负责煤炭安全管理资料的收集、整理、审核和归档，包括安全管理制度、安全检查记录、隐患排查治理台账、事故报告及处理等。组织开展安全培训资料的管理工作，确保培训记录和档案的规范。3.销售部门负责煤炭销售合同、销售台账、客户信息等资料的收集、整理、审核和归档。配合相关部门做好煤炭质量检验报告、计量记录等资料的管理工作。4.物资管理部门负责物资采购合同、物资出入库记录、库存台账等资料的收集、整理、审核和归档。做好物资验收报告、物资盘点记录等资料的管理工作。5.人力资源部门负责人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等的收集、整理、审核和归档。协助相关部门做好人员资质证书、劳动合同等资料的管理工作。6.财务部门负责财务报表、会计凭证、税务资料等的收集、整理、审核和归档。配合其他部门做好资金使用记录、成本核算资料等的管理工作。（三）基层单位职责1.负责本单位各项业务活动内业资料的收集、整理、初步审核和保管工作，确保资料的及时、准确和完整。2.按照公司内业管理要求，定期将整理好的内业资料报送上级主管部门。3.积极配合公司内业管理部门的检查、指导和审计工作，对提出的问题及时整改。三、内业资料的收集与整理（一）收集范围1.煤炭生产过程中形成的各类技术文件、图纸、记录等，如采掘工程平面图、通风系统图、设备运行记录等。2.安全管理活动中产生的文件、报告、记录等，如安全检查记录、隐患整改通知书等。3.销售业务相关的合同、协议、报表等，如煤炭销售合同、销售日报表等。4.物资管理过程中的采购订单、出入库单据、库存盘点表等。5.人力资源管理方面的员工档案、考勤记录、培训资料等。6.财务管理方面的会计凭证、账簿、报表等。7.其他与煤炭业务活动有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门、各基层单位应明确专人负责内业资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的内业资料应真实反映业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.对于外来文件，如上级部门的通知、行业标准等，应及时登记、签收，并按照要求进行传达和执行。（三）整理方法1.分类整理：按照内业资料的类别、性质进行分类，如生产技术类、安全管理类、销售类等。2.编号管理：为每一类内业资料编制唯一的编号，便于识别和查找。3.装订成册：对于纸张较多的资料，应进行装订，确保整齐、牢固。4.建立目录：编制内业资料目录，详细列出资料的名称、编号、日期、页码等信息，方便查阅。四、内业资料的归档与保管（一）归档流程1.各部门、各基层单位整理好的内业资料，经部门负责人审核签字后，定期报送公司内业管理部门。2.公司内业管理部门对报送的资料进行再次审核，审核合格后进行归档。3.归档后的内业资料应按照类别、年度、保管期限等进行存放，建立档案索引。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、重要业务活动、产权关系等方面的资料，如公司章程、重大合同协议、公司年度总结等。2.长期保管：保管期限为10年以上的资料，如煤炭生产技术资料、安全管理资料等。3.短期保管：保管期限为15年的资料，如物资采购合同、销售日报表等。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保内业资料的安全。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜。3.对归档的内业资料应进行分类存放，标识清晰，便于查找。4.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、内业资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅内业资料的，应填写《内业资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到内业管理部门查阅。2.涉及公司机密的内业资料，查阅人员应严格遵守公司保密制度，经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位或人员因工作需要查阅公司内业资料的，应持单位介绍信，经公司内业管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，在指定地点查阅。（二）查阅登记1.内业管理部门应建立《内业资料查阅登记簿》，对查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等进行详细登记。2.查阅人员查阅完毕后，应及时归还资料，并在登记簿上签字确认。（三）资料利用1.内业管理部门应积极为公司内部各部门提供内业资料的查阅服务，支持业务工作的开展。2.对于需要复印或复制的内业资料，查阅人员应按照公司规定办理相关手续，经批准后由内业管理部门统一复印或复制。六、内业资料的信息化管理（一）建立内业资料数据库1.公司应逐步建立内业资料数据库，将各类内业资料进行电子化存储，实现资料的信息化管理。2.内业资料数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，方便资料的管理和利用。（二）数据录入与维护1.各部门、各基层单位应按照公司内业管理部门的要求，及时将整理好的内业资料录入内业资料数据库。2.内业管理部门应定期对数据库中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强内业资料数据库的信息安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对数据库进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内业管理部门应定期对各部门、各基层单位的内业资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管等情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。（二）考核评价1.建立内业资料管理工作考核评价制度，将内业资料管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核评价内容包括内业资料的完整性、准确性、规