用品管理暂行办法

用品管理暂行办法总则目的为加强公司用品管理，规范用品采购、使用、保管等行为，提高用品使用效率，降低公司运营成本，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内所有部门及员工在工作过程中涉及的各类用品管理，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品等。原则1.统一管理原则：公司用品管理实行统一领导、归口管理，确保用品管理工作的规范化、标准化。2.合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置用品资源，避免浪费和闲置。3.节约高效原则：倡导节约意识，提高用品使用效率，降低采购和使用成本。4.责任到人原则：明确各部门及员工在用品管理中的职责，确保用品管理工作落到实处。用品分类及管理职责用品分类1.办公用品：包括文具、纸张、文件夹、档案袋、办公桌椅、电脑、打印机、复印机等。2.办公设备：如投影仪、传真机、碎纸机、装订机等。3.劳保用品：安全帽、安全鞋、防护手套、护目镜、耳塞等。4.其他用品：清洁用品、饮用水、绿植等。管理职责1.行政部门负责制定公司用品管理制度和年度采购计划。组织实施用品采购、验收、入库、发放、调配等工作。定期对公司用品库存进行盘点，确保账实相符。监督检查各部门用品使用情况，提出改进建议。2.各部门负责本部门用品需求的统计和申报。合理使用和保管本部门领用的用品，杜绝浪费。配合行政部门做好用品管理相关工作。3.财务部门负责审核用品采购预算和费用报销。对用品采购、使用情况进行财务核算和监督。4.使用人员严格按照规定使用和保管所领用的用品，不得私自转借或挪作他用。发现用品损坏或丢失，及时向部门负责人报告。用品采购采购计划1.各部门应于每年[具体时间]前向行政部门提交下一年度用品需求计划，包括用品名称、规格、数量、预计使用时间等。2.行政部门根据各部门需求计划，结合公司实际情况，编制年度用品采购计划，报公司领导审批后执行。3.年度采购计划应明确采购预算，采购预算应根据公司财务状况和实际需求进行合理编制。采购流程1.采购申请：因工作需要临时采购用品的部门或员工，应填写《用品采购申请表》，详细注明采购用品的名称、规格、数量、用途等，经部门负责人审核后报行政部门。2.采购审批：行政部门收到《用品采购申请表》后，对采购必要性、预算合理性等进行审核，报公司领导审批。3.采购实施：经审批同意采购的用品，行政部门按照公司采购管理制度选择合格的供应商进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，应根据采购金额和实际情况选择合适的采购方式。4.验收入库：用品到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括用品的规格、数量、质量等，验收合格后办理入库手续。如发现质量问题或数量不符，应及时与供应商联系处理。用品库存管理库存设置1.行政部门应根据用品采购计划和实际使用情况，合理设置用品库存。库存设置应遵循适量、安全的原则，避免积压或缺货。2.建立用品库存台账，详细记录用品的入库、出库、库存数量、存放位置等信息。库存台账应定期与财务部门核对，确保账账相符。库存盘点1.行政部门应定期对用品库存进行盘点，盘点周期为[具体时间]。盘点方式可采用实地盘点或账实核对相结合的方式。2.盘点结束后，编制《用品库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，及时调整库存台账，并按照规定进行处理。3.对于盘盈或盘亏的用品，应填写《用品盘盈盘亏处理申请表》，经部门负责人审核、公司领导审批后进行相应的账务处理。库存保管1.用品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。2.库存保管区域应保持干燥、通风、整洁，防止用品受潮、损坏、变质。3.对于易燃、易爆、有毒等危险用品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。4.定期对库存用品进行检查，及时清理过期、损坏、闲置的用品，确保库存用品质量完好。用品发放与使用发放原则1.按照“按需发放、定额控制”的原则进行用品发放。各部门及员工应根据工作实际需要领取用品，不得超量领取。2.对于价值较高的用品，如办公设备等，应实行领用登记制度，明确使用责任人。发放流程1.领用申请：各部门及员工需要领用用品时，应填写《用品领用申请表》，经部门负责人审核后报行政部门。2.发放审批：行政部门根据库存情况和审批权限对《用品领用申请表》进行审批，同意发放的，通知领用部门或员工到指定地点领取。3.领用登记：领用人员领取用品时，应在《用品领用登记表》上签字确认。对于价值较高的用品，还应注明使用责任人及使用期限。使用规范1.各部门及员工应按照用品的使用说明和操作规程正确使用用品，不得违规操作。2.办公用品应节约使用，提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。3.办公设备应定期维护保养，确保正常运行。使用人员发现设备故障应及时报告行政部门，由行政部门安排维修。4.劳保用品应按照规定正确佩戴和使用，不得擅自更改或挪作他用。用品报废与处置报废条件1.用品已超过使用期限，且无法正常使用或维修的。2.用品因损坏、丢失等原因无法继续使用的。3.因公司业务调整、技术更新等原因，已不再使用的用品。报废流程1.报废申请：使用部门或员工发现用品符合报废条件时，应填写《用品报废申请表》，详细注明报废用品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等，经部门负责人审核后报行政部门。2.报废鉴定：行政部门组织相关人员对申请报废的用品进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的用品，可邀请专业技术人员进行鉴定。3.报废审批：经鉴定同意报废的用品，行政部门填写《用品报废审批表》，报公司领导审批。4.报废处置：经审批同意报废的用品，行政部门按照公司资产处置相关规定进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等，应根据用品的实际情况选择合适的处置方式。处置过程中应做好记录，并及时更新库存台账。监督与考核监督检查1.行政部门定期对各部门用品管理情况进行监督检查，检查内容包括用品采购、库存管理、发放使用、报废处置等环节。2.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。考核机制1.建立用品管理考核机制，将用品管理工作纳入各部门绩效考核体系。考核指标包括用品采购成本控制、库存周转率、用品使用效率、报废处置合规性等。2.行政部门定期对各部门用品管理考核指标完成