矿山采购管理办法

矿山采购管理办法一、总则（一）目的为加强矿山采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障矿山生产运营的物资供应，降低采购成本，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所属矿山在生产、建设、运营过程中所需各类物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，通过科学管理和有效运作，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，确保采购活动的顺利进行。二、采购管理组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责：-审议采购战略、政策和制度。-审批重大采购项目和采购预算。-协调解决采购过程中的重大问题。-监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责：-负责制定采购计划和采购方案。-组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。-管理采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。-建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。-收集市场信息，分析采购成本，提出降低采购成本的建议。（三）需求部门1.职责：-根据生产、建设、运营需求，提出物资、设备、服务等的采购申请。-参与采购技术规格的制定和供应商的选择。-协助采购部门进行采购验收，提供验收意见。（四）质量部门1.职责：-制定采购物资的质量标准和验收规范。-参与采购合同中质量条款的审核。-对采购物资进行质量检验和验收，确保物资质量符合要求。（五）财务部门1.职责：-审核采购预算和采购合同。-办理采购资金的支付和结算。-对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据生产、建设、运营计划，结合库存情况，提前编制年度、季度、月度采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。3.采购计划需经需求部门负责人审核，报采购部门汇总平衡。（二）采购计划的审批1.采购部门将汇总后的采购计划报采购管理委员会审批。2.采购管理委员会根据公司战略、生产经营情况、资金状况等因素，对采购计划进行审批。3.经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊原因需要变更，应按原审批程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择合格的供应商列入合格供应商名录。4.对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商。（二）供应商的考核与评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行考核与评价。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合格供应商资格等。（三）供应商的动态管理1.采购部门应根据供应商的考核评价结果，对供应商数据库进行动态更新。2.对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，与供应商建立长期稳定的合作关系。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等内容。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，包括采购的必要性、采购预算、采购方式等。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，报采购管理委员会审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.对于采用招标方式采购的项目，采购部门应按照国家有关法律法规和公司招标管理办法组织招标活动。3.对于采用竞争性谈判、询价等方式采购的项目，采购部门应与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。4.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.质量部门按照质量标准和验收规范对采购物资进行质量检验和验收。3.需求部门对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行验收。4.验收合格的物资，由需求部门在验收单上签字确认；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收单，填写付款申请单，经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司领导审批。2.财务部门按照公司财务管理制度办理采购资金的支付和结算。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.加强市场监测和分析，及时掌握市场动态，降低市场风险。3.严格供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商风险。4.加强采购物资的质量检验和验收，确保物资质量符合要求，降低质量风险。5.规范采购合同管理，明确双方权利和义务，防范合同风险。6.合理安排采购资金，确保资金安全，降低资金风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司