竞争磋商管理办法

竞争磋商管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织的竞争磋商活动，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内通过竞争磋商方式进行的各类采购项目，包括但不限于货物采购、服务采购及工程采购等。（三）基本原则1.公平公正原则竞争磋商活动应遵循公平、公正的原则，确保所有参与磋商的供应商/服务商/施工单位在同等条件下竞争，不偏袒任何一方。2.公开透明原则采购信息应充分公开，采购过程应接受公司/组织内部及相关监管部门的监督，确保透明度。3.诚实信用原则参与竞争磋商的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。4.择优选择原则在满足采购需求的前提下，通过综合评审，选择最优的供应商/服务商/施工单位，确保采购项目的质量、价格、服务等方面具有竞争力。二、竞争磋商流程（一）采购需求确定1.需求部门提出各需求部门根据工作需要，详细梳理采购项目的需求，包括采购标的的规格、数量、质量要求、技术标准、服务要求、交付时间等内容，并填写《采购需求申请表》。2.审核与完善采购部门对需求部门提交的《采购需求申请表》进行审核，重点审核需求的合理性、完整性、准确性等。如发现问题，及时与需求部门沟通，协助其完善采购需求。（二）采购计划制定1.采购部门编制采购部门根据审核通过的采购需求，结合公司/组织的预算安排、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购方式、采购时间安排等内容。2.审批采购计划报经公司/组织相关领导审批后实施。审批过程中，领导应重点关注采购项目的必要性、预算合理性、采购方式的合规性等。（三）供应商/服务商/施工单位选择1.供应商库建立与维护采购部门负责建立和维护供应商/服务商/施工单位库，对入库供应商/服务商/施工单位的资质、业绩、信誉等进行审核和评估。定期对供应商库进行更新和清理，确保库内供应商/服务商/施工单位的质量。2.邀请磋商根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商/服务商/施工单位，向其发出《竞争磋商邀请书》。邀请书应明确采购项目的基本情况、磋商时间、地点、响应文件要求等内容。3.供应商/服务商/施工单位响应收到邀请书的供应商/服务商/施工单位应在规定时间内，按照邀请书的要求编制响应文件，并提交给采购部门。响应文件应包括公司/组织简介、资质证明文件、业绩案例、技术方案、报价文件、售后服务承诺等内容。（四）磋商小组组建1.成员构成磋商小组由采购部门代表、需求部门代表、技术专家、财务专家等组成，成员人数应为单数，且不少于三人。其中，技术专家和财务专家应从公司/组织内部专家库或外部专家库中随机抽取。2.职责分工采购部门代表负责组织磋商活动，协调各方关系；需求部门代表负责介绍采购项目的需求和背景；技术专家负责对供应商/服务商/施工单位的技术方案进行评审；财务专家负责对供应商/服务商/施工单位的报价文件进行评审。（五）磋商过程1.首次磋商会议采购部门组织召开首次磋商会议，向供应商/服务商/施工单位介绍采购项目的基本情况、磋商规则、评审标准等内容。供应商/服务商/施工单位在会上进行简要介绍，并就采购文件中的有关问题进行询问和澄清。2.磋商环节磋商小组与供应商/服务商/施工单位就采购项目的技术、商务、价格等方面进行多轮磋商。在磋商过程中，供应商/服务商/施工单位可以对响应文件进行修改和补充，但应在规定时间内提交。磋商小组应记录磋商过程中的重要事项和各方意见。3.最终报价经过多轮磋商后，供应商/服务商/施工单位应在规定时间内提交最终报价。最终报价是确定成交供应商/服务商/施工单位的重要依据之一。（六）评审与确定成交供应商/服务商/施工单位1.评审标准制定磋商小组根据采购项目的特点和需求，制定详细的评审标准。评审标准应包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面的内容，并明确各项评审因素的权重。2.评审过程磋商小组按照评审标准对供应商/服务商/施工单位的响应文件进行评审。评审过程中，应客观、公正地评价各供应商/服务商/施工单位的优势和不足，并进行打分。3.确定成交供应商/服务商/施工单位根据评审得分，按照得分由高到低的顺序确定成交供应商/服务商/施工单位。如出现得分相同的情况，磋商小组应根据评审标准中规定的优先顺序或其他补充规则确定成交供应商/服务商/施工单位。（七）成交结果公示与合同签订1.成交结果公示采购部门将成交结果在公司/组织内部进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间，如其他供应商/服务商/施工单位对成交结果有异议，可以向采购部门提出质疑。采购部门应及时对质疑进行调查和处理，并将处理结果告知质疑人。2.合同签订公示期满无异议后，采购部门与成交供应商/服务商/施工单位签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务、采购标的的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。三、监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查采购部门应定期对竞争磋商活动进行自查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、评审过程的公正性等方面的情况。发现问题及时整改，并将自查情况报告公司/组织相关领导。2.审计部门审计审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购合同的履行情况等。对审计中发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受监管部门监督公司/组织应积极接受相关监管部门的监督检查，如实提供采购项目的有关资料和情况。对监管部门提出的问题和要求，应及时整改落实。2.社会监督鼓励社会公众对公司/组织的竞争磋商活动进行监督。如发现有违规行为，可以向公司/组织相关部门举报。公司/组织应及时对举报进行调查和处理，并将处理结果向社会公开。（三）违规处理1.对供应商/服务商/施工单位的处理如供应商/服务商/施工单位在竞争磋商活动中存在提供虚假材料、采取不正当手段谋取中标/成交、不履行合同义务等违规行为，采购部门应视情节轻重，采取警告、罚款、列入不良记录名单、禁止参加公司/组织后续采购活动等措施。同时，公司/组织有权依法追究其法律责任。2.对内部人员的处理如公司/组织内部人员在竞争磋商活动中存在违规操作、泄露采购机密、收受供应商/服务商/施工单位贿赂等违规行为，公司/组织应视情节轻重，给予警告、记过、降职、撤职、开除