金融公司合同归档管理细则

金融公司合同归档管理细则

一、总则本细则旨在建立完善、规范的金融公司合同归档管理制度，确保公司合同资料的完整性、准确性和安全性，有效支持公司业务运营、风险管理以及决策制定。通过科学合理的合同归档管理，提升公司整体管理效率，强化对各类合同信息的保护与利用，维护公司合法权益。本细则依据国家相关法律法规以及金融行业监管要求，结合公司实际运营情况和企业文化制定。公司秉持诚信、专业、创新、共赢的企业文化理念，将这些理念贯穿于合同归档管理工作中，确保管理工作既符合法律规范，又体现公司的价值观。二、适用范围本细则适用于金融公司全体员工在业务活动中签订的各类合同及相关文件资料的归档管理。同时，对于涉及客户利益且需要客户知晓的合同归档管理流程及要求，将以适当方式告知客户，保障客户对合同信息管理情况的知情权。三、组织架构与职责分工（一）档案管理部门作为公司合同归档管理的核心部门，负责制定和完善合同归档管理制度与流程，并监督执行。统筹规划合同档案的存储设施建设，确保档案存储环境安全、适宜。对合同档案进行统一接收、整理、分类、编目、装订、上架存储等工作，定期对档案进行盘点清查，保证档案数量准确、状态良好。（二）业务部门各业务部门负责在合同签订过程中收集、整理与合同相关的各类资料，确保资料的完整性和准确性。在合同签订完成后的规定时间内，将合同及附件等资料移交至档案管理部门。同时，业务部门在业务开展过程中若需查阅合同档案，应按照规定流程向档案管理部门提出申请。（三）法务部门法务部门对合同归档管理工作提供法律支持和指导，确保合同归档管理工作符合法律法规要求。审核合同归档管理制度及流程的合法性，对合同档案涉及的法律风险进行评估和防控。在处理法律纠纷等特殊情况下，协助档案管理部门和业务部门对相关合同档案进行调阅、整理和提供法律意见。（四）信息技术部门负责为合同归档管理提供信息技术支持，搭建和维护合同档案管理信息系统。确保系统的安全性、稳定性和易用性，实现合同档案的电子化存储、检索和共享功能。配合档案管理部门进行电子合同档案的备份工作，防止数据丢失。四、管理内容与流程（一）合同资料收集1.业务人员在合同洽谈、起草、签订过程中，应及时收集与合同相关的各类文件，包括但不限于合同文本、补充协议、意向书、报价单、招投标文件、双方往来函件、会议纪要等。2.涉及合同签订的审批文件、授权委托书等资料也应一并收集，确保合同资料的完整性。（二）合同资料整理1.档案管理部门接收业务部门移交的合同资料后，首先对资料进行初步审核，检查资料是否齐全、签字盖章是否完备等。2.按照合同类型、签订时间、业务部门等维度对合同资料进行分类，去除无关的重复资料，对资料进行排序整理。（三）合同资料编目1.为每份合同建立唯一的编号，编号应包含合同类型、年份、顺序号等关键信息，便于识别和查询。2.根据合同资料的分类情况，编制详细的目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、签订双方、合同金额、保管期限等基本信息。（四）合同资料装订1.对于纸质合同资料，按照编目顺序进行装订，采用牢固、整齐的装订方式，确保资料不易散落。2.装订过程中注意保护合同资料的原始风貌，避免对资料造成损坏或涂改。（五）合同资料存储1.纸质合同档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施。档案应上架存放，按照分类和编号顺序排列，便于查找。2.电子合同档案应存储在专门的服务器或云端存储平台，进行加密处理，设置不同级别的访问权限，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（六）合同资料查阅1.公司内部员工因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、合同编号或名称、预计查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据申请进行审核，审核通过后为查阅人提供相应的合同档案。查阅应在指定的场所进行，查阅人不得擅自将档案带出指定区域，不得对档案进行涂改、标记、抽取等操作。3.对于涉及商业机密或重要客户信息的合同档案，查阅申请需经公司高层领导审批，并严格限制查阅范围和使用方式。（七）合同资料借阅1.若员工因特殊工作需要借阅合同档案，需在《合同档案查阅申请表》中注明借阅期限，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。对于重要合同档案的借阅，还需公司分管领导审批。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还合同档案，档案管理部门在收回档案时应进行检查，确保档案完好无损。若有延期需求，借阅人应提前办理续借手续。（八）合同资料销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，档案管理部门应定期进行清理。清理前，应编制《合同档案销毁清单》，详细列出拟销毁的合同档案编号、名称、数量等信息。2.《合同档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批后，按照规定的销毁方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。五、权利与义务（一）员工权利1.员工有权按照规定流程申请查阅、借阅与工作相关的合同档案，以支持业务开展和决策制定。2.员工对合同归档管理工作提出合理建议和意见的权利，公司将积极倾听并进行评估和改进。（二）员工义务1.员工有义务在合同签订过程中积极收集、整理相关资料，并及时移交至档案管理部门，确保合同资料的完整性和及时性。2.员工在查阅、借阅合同档案时，应严格遵守公司的管理制度，保护合同档案的安全和保密信息，不得擅自泄露合同内容。（三）公司权利1.公司有权对合同档案进行统一管理和调配，确保档案资源的合理利用。2.对于违反合同归档管理制度的员工，公司有权按照相关规定进行处理。（四）公司义务1.公司应提供必要的资源支持，保障合同归档管理工作的顺利开展，包括档案存储设施、信息技术设备等。2.公司有义务对员工进行合同归档管理知识的培训，提高员工的档案管理意识和技能。六、监督与考核机制（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对合同归档管理工作进行审计，检查管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、存储安全性等方面。审计过程中发现的问题应及时记录并形成审计报告，提出整改建议。（二）日常监督检查档案管理部门定期对合同归档管理工作进行自查，检查合同资料的收集、整理、存储等环节是否符合规定流程。同时，接受其他部门的监督反馈，及时处理发现的问题。（三）绩效考核将合同归档管理工作纳入员工绩效考核体系，对在合同资料收集、整理、移交等工作中表现优秀的员工给予适当奖励，对未按照规定履行职责的员工进行相应的绩效扣分处理。具体考核指标包括合同资料的完整性、及时性、准确性等方面。七、附则（一）本细则自发布之