烟草合同管理办法

烟草合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司烟草合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在烟草业务活动中签订的各类合同，包括但不限于烟草种植收购合同、烟草销售合同、烟草物资采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及行业政策，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则确定各自的权利和义务，不得损害对方利益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则加强合同风险管理，对合同签订、履行过程中的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责合同管理制度的制定、修订和解释；对合同签订、履行、变更、解除等过程进行指导、监督和检查；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；负责合同档案的管理。2.业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等工作；配合合同管理部门对合同进行审核、监督和检查；及时向合同管理部门报送合同履行情况等相关信息。3.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议；参与重大合同的谈判、起草等工作；处理合同纠纷等法律事务。4.财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督；参与合同的成本核算和预算控制等工作。二、合同签订（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资格和履约能力。2.审查内容包括：对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照是否齐全、有效；对方的经营范围是否符合合同约定；对方的法定代表人或授权代表的身份是否真实、有效等。（二）合同文本起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循相关法律法规和行业标准，明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义条款。2.合同文本应包括以下主要内容：合同双方的基本信息；合同标的；数量、质量、规格、型号等要求；价格及付款方式；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行初审。合同管理部门应从合同的合法性、完整性、准确性等方面进行审核，并提出修改意见。2.初审通过后，合同文本应提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，并出具法律审查意见。3.合同管理部门根据法务部门的审查意见，组织业务部门对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本经业务部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。（四）合同签订1.合同经公司分管领导审批同意后，由业务部门负责与合同对方签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.合同签订过程中，业务部门应确保合同对方在合同上签字、盖章，并留存对方签字、盖章的原件。合同一式多份，应根据需要分送相关部门存档。三、合同履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报合同管理部门备案。合同管理部门应定期对履行计划的执行情况进行检查和监督。（二）履行过程跟踪1.业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并及时跟踪合同履行情况。如发现合同履行过程中出现问题或风险，应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对重大合同的履行情况，合同管理部门应进行重点跟踪和监控。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订的程序进行审核和审批，并报合同管理部门备案。（四）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议应按照合同签订的程序进行审核和审批，并报合同管理部门备案。合同解除后，双方应按照协议约定办理相关手续。四、合同结算（一）结算依据审核1.财务部门在办理合同结算前，应审核合同结算的依据是否充分，包括合同约定的结算条款、验收报告、发票等相关资料。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行情况及结算所需的相关资料，确保结算工作的顺利进行。（二）结算流程1.业务部门根据合同履行情况，填写合同结算申请单，并附上相关结算依据，报部门负责人审核签字。2.部门负责人审核通过后，合同结算申请单提交财务部门进行审核。财务部门应重点审核结算金额是否准确、结算方式是否符合合同约定等。3.财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的结算方式办理付款手续。（三）发票管理1.合同对方应按照合同约定及时开具发票。业务部门在收到发票后，应进行审核，确保发票内容真实、准确、完整。2.发票审核无误后，业务部门应将发票提交财务部门进行入账处理。财务部门应按照相关规定对发票进行管理，确保发票的真实性和合法性。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交合同管理部门。2.合同履行过程中产生的各类文件、资料，如履行计划、变更协议、解除协议、验收报告、发票等，业务部门应在规定时间内整理归档，并移交合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门应按照档案管理的相关规定，对收集到的合同档案进行整理、分类和编号。2.合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录等资料，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案保管期限的要求进行分类保管，定期对档案进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。如需复印合同档案，应经合同管理部门负责人批准。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，从源头上预防合同纠纷的发生。2.定期组织合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范意识，确保合同的签订和履行符合法律法规及公司规定。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门负责与合同对方进行谈判、协商，必要时可委托律师事务所等专业机构代理诉讼或仲裁等法律事务。4.纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理部门和公司领导汇报进展情况，确保纠纷得到妥善处理。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合本办法及相关法律法规的规定。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行。对检查中发现的问题，合同管理部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对违反本