电子电器管理办法

电子电器管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在加强公司电子电器设备的全生命周期管理，确保设备的正常运行，提高使用效率，保障公司业务的顺利开展，同时遵循相关法律法规和行业标准，规范公司电子电器设备的管理行为。（二）适用范围本办法适用于公司内所有电子电器设备，包括但不限于办公电脑、服务器、打印机、复印机、空调、投影仪、监控设备等各类用于办公、生产、运营的电子电器设施。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于电子电器设备管理的法律法规，确保公司的管理活动合法合规。2.安全第一原则：将设备安全放在首位，保障设备运行安全、信息安全以及人员使用安全，防止因设备问题引发安全事故。3.效益最大化原则：通过科学合理的管理，提高设备的使用效率，降低设备采购、维护、更新等成本，实现公司效益的最大化。4.规范化原则：建立统一规范的管理流程和标准，确保设备管理工作的有序进行，提高管理的一致性和可操作性。二、职责分工（一）资产管理部门1.负责制定和完善电子电器设备管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司电子电器设备的采购、配置，根据公司业务需求和预算安排，提出设备采购计划。3.建立电子电器设备台账，详细记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门、维护情况等信息，确保设备资产信息的准确、完整。4.定期组织对公司电子电器设备进行清查盘点，核实设备数量、状态，及时发现并处理设备闲置、损坏、丢失等问题。5.负责协调设备的报废、处置等工作，按照相关规定办理资产核销手续。（二）使用部门1.负责本部门电子电器设备的日常使用和维护管理，指定专人负责设备的保管和使用，确保设备的正常运行。2.配合资产管理部门做好设备的采购需求调研、选型论证等工作，提供准确的业务需求信息。3.对本部门员工进行电子电器设备使用培训，提高员工的操作技能和安全意识，指导员工正确使用设备，避免因操作不当导致设备损坏。4.及时向资产管理部门反馈设备的故障、损坏等情况，协助维修人员进行设备维修，配合做好设备的清查盘点工作。（三）维修部门1.负责公司电子电器设备的维修、保养工作，制定设备维修计划和保养方案，确保设备处于良好的运行状态。2.建立设备维修档案，记录设备维修的时间、故障原因、维修内容、更换部件等信息，为设备的后续维护和管理提供参考。3.储备必要的维修配件，合理控制库存水平，确保维修工作的及时性。定期对库存配件进行盘点，及时补充短缺配件。4.跟踪设备维修后的使用情况，对维修质量进行评估，不断改进维修技术和方法，提高维修效率和质量。（四）采购部门1.根据资产管理部门制定的采购计划，负责电子电器设备的采购工作。严格按照公司采购流程，选择合格的供应商，确保采购设备的质量和性能符合要求。2.与供应商签订采购合同，明确设备的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，保障公司的合法权益。3.负责采购设备的到货验收工作，组织相关部门对设备进行验收，检查设备的数量、规格、型号、质量等是否与合同一致，及时处理验收过程中发现的问题。三、设备采购与配置（一）采购计划制定1.各使用部门根据业务发展需求和设备现状，每年年底向资产管理部门提交下一年度电子电器设备采购需求申请，详细说明设备的名称、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。2.资产管理部门结合公司整体规划和预算安排，对各部门的采购需求进行汇总、审核和分析，综合考虑设备的性价比、兼容性、可扩展性等因素，制定公司年度电子电器设备采购计划。3.采购计划经公司领导审批通过后，作为设备采购的依据。如遇特殊情况需要临时采购设备，使用部门应填写临时采购申请，按照公司审批流程进行报批。（二）供应商选择与采购合同签订1.采购部门根据批准的采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，建立供应商名录。2.与选定的供应商签订采购合同，合同应明确设备的品牌、型号、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务承诺等条款。合同签订后，采购部门应及时将合同副本交资产管理部门备案。3.在采购合同执行过程中，采购部门应密切跟踪供应商的交货情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保设备按时、按质、按量到货。（三）设备验收1.设备到货前，采购部门应通知使用部门和资产管理部门做好验收准备工作。2.设备到货后，由采购部门组织使用部门、资产管理部门、维修部门等相关人员共同进行验收。验收内容包括设备的外观、数量、规格、型号、随机附件、技术资料等是否齐全，设备的性能、功能是否符合合同要求。3.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。如发现设备存在质量问题或与合同不符的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期解决。如供应商未能按时解决问题，采购部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）设备配置与发放1.资产管理部门根据设备验收结果，按照公司内部设备分配原则，将设备配置到相应的使用部门。2.使用部门收到设备后，应及时组织人员进行安装调试，并将设备分配给具体的使用人员。同时，使用部门应建立设备使用登记台账，记录设备的领用时间、使用人员、归还时间等信息。3.资产管理部门应对设备配置情况进行跟踪检查，确保设备及时、准确地发放到使用部门，避免设备闲置或错配现象的发生。四、设备使用与维护（一）使用管理1.各使用部门应建立健全电子电器设备使用管理制度，明确设备使用人员的职责和权限，规范设备的操作流程。2.设备使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备的配置和参数。在使用过程中，如发现设备出现异常情况，应立即停止使用，并及时报告本部门负责人和维修部门。3.设备使用人员应妥善保管设备，保持设备的清洁卫生，定期对设备进行检查和维护，防止设备受到损坏。严禁在设备上安装未经公司许可的软件或硬件，不得利用公司设备从事与工作无关的活动。4.设备使用人员离职或岗位变动时，应及时办理设备交接手续，确保设备完好无损。如发现设备丢失或损坏，应按照公司规定承担相应的赔偿责任。（二）维护管理1.维修部门应制定电子电器设备维护计划，根据设备的使用情况和性能特点，定期对设备进行维护保养，确保设备处于良好的运行状态。2.维护保养工作包括设备的清洁、润滑、紧固、检查、调试、更换易损件等内容。维修人员应按照维护计划和操作规程进行维护保养工作，并做好维护记录。3.对于重要设备或关键设备，维修部门应建立设备维护档案，详细记录设备的维护历史、维修记录、故障原因分析等信息，为设备的后续维护和管理提供参考。4.在设备维护过程中，如发现设备存在重大故障或安全隐患，维修部门应及时向资产管理部门和公司领导报告，并采取相应的应急措施，确保设备安全运行。（三）故障维修1.设备出现故障时，使用人员应及时填写设备维修申请单，详细描述故障现象、发生时间、使用环境等信息，并提交给本部门负责人审核。2.本部门负责人审核通过后，将维修申请单提交给维修部门。维修部门接到维修申请单后，应及时安排维修人员进行维修。3.维修人员在维修设备时，应认真检查故障原因，制定合理的维修方案，确保维修质量。维修完成后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障原因、维修措施、更换部件等信息，并由使用人员签字确认。4.对于维修时间较长或影响公司正常业务运行的设备故障，维修部门应及时向资产管理部门和公司领导汇报维修进度，以便采取相应的应急措施。五、设备盘点与清查（一）盘点计划制定1.资产管理部门每年定期组织对公司电子电器设备进行清查盘点，制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点计划应提前通知各使用部门，要求各部门做好准备工作，包括整理设备台账、核对设备数量、清理设备存放地点等。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划对公司电子电器设备进行逐一清点，核对设备的型号、规格、数量、使用部门、状态等信息是否与设备台账一致。2.在盘点过程中，如发现设备存在账实不符的情况，盘点人员应及时记录，并查明原因。对于盘盈、盘亏的设备，应填写盘盈盘亏报告表，详细说明设备的名称、型号、数量、盘盈盘亏原因等信息。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，资产管理部门应根据盘点结果编制盘点报告，对盘点中发现的问题进行分析总结，并提出处理建议。2.对于盘盈的设备，应及时查明原因，如属于采购时多到货或其他原因导致的，应按照公司规定办理入账手续；对于盘亏的设备，应查明责任，属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并按照公司规定进行赔偿；属于自然损耗或其他不可抗力因素造成的，应按照规定办理核销手续。3.资产管理部门应根据盘点报告对设备台账进行调整，确保设备资产信息的准确、完整。同时，针对盘点中发现的管理问题，应及时完善相关管理制度和流程，加强设备管理。六、设备报废与处置（一）报废鉴定1.电子电器设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要的；因技术进步、产品更新换代等原因，现有设备已被淘汰，且无使用价值的；设备因损坏严重，无法修复或修复成本过高，经济上不合算的；其他符合国家法律法规和公司规定的报废条件的情况。2.对于拟报废的设备，使用部门应填写设备报废申请单，详细说明设备的名称、型号、规格、购置时间、使用情况、报废原因等信息，并提交给资产管理部门。3.资产管理部门收到报废申请单后，应组织相关技术人员对设备进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。对于价值较高或涉及重要业务的设备，还应组织相关部门进行论证。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的设备，资产管理部门应将报废申请单及相关鉴定材料提交公司领导审批。2.公司领导根据设备的实际情况和公司规定进行审批。审批通过后，资产管理部门应将审批结果通知使用部门。（三）报废处置1.对于批准报废的设备，资产管理部门应按照国家有关规定和公司要求进行处置。处置方式包括出售、捐赠、报废拆解