机密公文管理办法

机密公文管理办法一、总则（一）目的为加强公司机密公文管理，确保公司机密信息的安全与保密，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在处理、传递、存储和使用机密公文过程中的管理活动。（三）定义1.机密公文：指涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、战略规划、重要客户信息等，一旦泄露可能对公司造成重大损失或不良影响的公文。2.密级划分：根据公文内容的敏感程度和重要性，将机密公文划分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级公文是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密级公文是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害；秘密级公文是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受一定的损害。（四）管理原则1.严格保密原则：遵循国家相关法律法规，对机密公文实施严格的保密措施，防止信息泄露。2.分级管理原则：按照密级划分，实行分级负责、归口管理，确保机密公文得到妥善处理。3.全程监控原则：对机密公文的生成、传递、使用、存储、销毁等全过程进行监控，确保各个环节的安全。二、公文的生成与确定密级（一）起草1.涉及公司机密信息的公文起草，应由经过授权的人员负责。起草人员应确保公文内容准确、完整，表达清晰，并采取必要的保密措施。2.在公文起草过程中，如需引用公司内部机密资料，应注明资料来源，并按照相应的保密要求进行处理。（二）审核1.公文起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核人员应重点审查公文内容是否符合公司保密规定，是否涉及敏感信息，密级确定是否准确等。2.对于涉及多个部门或重要事项的公文，审核过程中应组织相关部门进行会审，确保公文内容的一致性和准确性。（三）密级确定1.根据公文内容的敏感程度和重要性，由审核人员提出密级建议，报公司保密委员会审定。2.公司保密委员会应根据相关法律法规和公司实际情况，对密级建议进行审核，并最终确定公文的密级。3.密级确定后，应在公文首页左上角标明相应的密级标识。三、公文的传递（一）传递方式1.机密公文应通过专人传递、机要通信、加密电子邮件等安全可靠的方式进行传递，严禁通过普通邮政、快递、互联网等非保密渠道传递。2.对于绝密级公文，必须由专人亲自送达收件人，并办理签收手续。（二）传递过程中的保密措施1.传递人员应具备保密意识，熟悉保密规定，确保在传递过程中机密公文的安全。2.在传递机密公文时，应将其封装在专用的保密信封或文件袋内，并在封口处加盖密封章。3.传递人员应对传递过程中可能出现的风险进行评估，并采取相应的防范措施，如避免在公共场所停留、防止文件丢失或被盗等。（三）签收与登记1.收件人收到机密公文后，应立即进行签收，并在签收单上注明收到日期、公文名称、密级等信息。2.传递人员应及时将签收单交回发文部门，发文部门应建立传递登记台账，详细记录公文的传递情况，包括传递时间、传递人员、收件人等信息。四、公文的使用（一）使用范围1.机密公文仅限在公司内部规定的范围内使用，未经批准，严禁将机密公文带出公司或提供给外部人员。2.使用人员应严格按照公文内容的要求和公司相关规定进行操作，不得擅自扩大使用范围或更改公文内容。（二）使用过程中的保密措施1.使用人员应妥善保管机密公文，不得将其随意放置或转借他人。在使用过程中，如发现公文有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。2.机密公文的阅读和使用应在符合保密要求的场所进行，如办公室、会议室等。严禁在公共场所或非保密环境下阅读、讨论机密公文。3.对于涉及公司核心机密的公文，应实行专人专管制度，严格限制知悉范围。使用人员如需复印、摘录公文内容，应经公司保密委员会批准，并按照相应的保密要求进行处理。（三）归还与存档1.使用完毕后，使用人员应及时将机密公文归还给发文部门或指定的保管人员，并办理归还手续。2.发文部门或保管人员应按照档案管理规定，对机密公文进行整理、归档，确保公文的安全存储和可追溯性。五、公文的存储（一）存储场所1.公司应设立专门的机密公文存储场所，如保密档案室、保险柜等，存储场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等安全设施。2.机密公文存储场所应实行专人管理，管理人员应具备保密意识，熟悉保密规定，严格控制人员进出。（二）存储方式1.机密公文应按照密级、类别、年度等进行分类存储，便于查找和管理。2.对于电子形式的机密公文，应存储在加密的存储设备中，并设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.在存储机密公文时，应定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。（三）存储期限1.机密公文的存储期限应根据公文内容的重要性和时效性确定，一般按照公司档案管理规定执行。2.对于超过存储期限的机密公文，应按照规定进行鉴定和销毁，确保公司机密信息的安全。六、公文的销毁（一）销毁条件1.机密公文在下列情况下应进行销毁：已超过存储期限且无继续保存价值的；因工作需要变更密级或解密后，原密级公文不再具有保密价值的；因其他原因需要销毁的。2.销毁机密公文应填写《机密公文销毁申请表》，报公司保密委员会批准。（二）销毁方式1.机密公文的销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保公文内容无法恢复。2.对于电子形式的机密公文，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，确保存储设备中的数据无法恢复。（三）销毁记录1.在销毁机密公文时，应安排专人负责现场监督，并填写《机密公文销毁记录单》，记录销毁时间、地点、方式、公文名称、数量等信息。2.《机密公文销毁记录单》应与《机密公文销毁申请表》一并存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密监督小组，负责对公司机密公文管理情况进行定期或不定期的监督检查。2.保密监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方法和频率，确保监督检查工作的有效性。（二）检查内容1.检查机密公文的生成、传递、使用、存储、销毁等环节是否符合本办法的规定。2.检查保密制度的执行情况，包括人员保密培训、保密措施落实等方面。3.检查保密设施设备的运行情况，确保其正常运行和安全可靠。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，保密监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向保密监督小组提交整改报告，经复查合格后方可销号。八、责任追究（一）违规行为界定1.凡违反本办法规定，导致公司机密公文泄露、丢失或其他安全事故的行为，均属于违规行为。2.违规行为包括但不限于：未按规定确定密级、传递公文、使用公文、存储公文、销毁公文；擅自扩大知悉范围、转借他人；未采取必要的保密措施等。（二）责任追究方式1.对于违规行为，公司将视情节轻重，给予责任人批评教育、警告、记过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。2.