档案自制管理办法

档案自制管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案自制管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在各项工作活动中形成的、具有保存价值的各类自制档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织各项工作活动的实际情况。3.完整性原则。档案应涵盖公司/组织工作的各个方面，确保全面记录工作过程和成果。4.规范性原则。档案的形成、整理、保管、利用等环节应遵循统一的标准和规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案自制管理办法及相关规章制度，并组织实施。2.对公司/组织各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。3.集中统一管理公司/组织各类自制档案，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。4.负责档案信息资源的开发利用，为公司/组织各项工作提供档案支持和服务。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门自制档案的形成、积累和初步整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司/组织各部门在开展各项工作活动过程中，应同步形成相关档案资料。档案内容应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。2.档案应采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水书写或打印在符合档案保存要求的纸张上，电子文件应采用通用格式保存，并确保其可读性和完整性。（二）收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案：涵盖公司/组织各业务部门在业务活动中形成的合同协议、项目文件、业务报表、技术资料、客户档案等。3.生产经营类档案：包括生产计划、生产记录、质量检验报告、设备维护档案、物资采购与库存档案等。4.其他类档案：如公司/组织的荣誉证书、宣传资料、声像档案等具有保存价值的资料。（三）收集时间1.各部门应在工作活动结束后的[X]个工作日内，将形成的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内，及时向档案管理部门移交。（四）收集程序1.各部门档案兼职人员负责对本部门形成的档案资料进行收集、核对，确保档案的完整性和准确性。2.对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案目录清单，注明档案名称、形成时间、保管期限等信息。3.将整理好的档案资料及目录清单一并移交档案管理部门，并办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认，明确交接时间、内容和责任。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别。具体分类如下：一级类目：行政管理类、业务管理类、生产经营类、其他类。二级类目：在一级类目下，根据档案的具体内容进一步细分，如行政管理类可分为文件管理、会议管理、人事管理、财务管理等二级类目。三级类目：在二级类目下，再根据档案的具体事项或主题进行细分，形成更为详细的分类体系。2.编号：对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：采用阿拉伯数字进行编号，编号格式为“[一级类目代码].[二级类目代码].[三级类目代码].[顺序号]”。一级类目代码用一位数字表示，如“1”代表行政管理类；二级类目代码用两位数字表示，如“01”代表文件管理；三级类目代码用三位数字表示，如“001”代表公司文件；顺序号用四位数字表示，从“0001”开始依次编排。3.编目：编制档案目录，反映档案的基本信息。目录应包括档案编号、题名、责任者、形成时间、保管期限、密级等内容。档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，以便于查阅和利用。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、排列有序，确保档案的系统性和完整性。2.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，保持档案的原貌。3.电子档案应按照相关标准进行整理，确保其元数据的完整性和准确性，并与纸质档案建立对应关系。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号和顺序号等信息。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行异地备份。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立相应的目录结构和索引，方便检索和利用。3.声像档案应根据其载体形式进行分类保管，如照片档案应冲印成照片并装册，录像带、光盘等应标注相关信息后妥善保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、年度财务决算报告等。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为[X]年。如一般性的业务文件、合同协议、项目资料等。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织临时性工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限为[X]年。如临时性的通知、报表等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、密级等方面。对清查中发现的问题应及时进行处理，如补充缺失档案、更正错误信息、调整保管期限等。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作情况，分析存在的问题及原因，并提出改进措施和建议。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门档案工作兼职人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定时应重点考虑档案的内容是否涉及公司/组织的核心机密、重要业务信息，是否对公司/组织的历史研究、工作查考、权益维护等具有重要意义。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交给档案鉴定工作小组，鉴定工作小组按照鉴定标准对档案进行逐一审查。3.鉴定工作小组根据审查结果，提出销毁、延长保管期限或继续保存的意见，并填写档案鉴定意见书。4.档案鉴定意见书经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后生效。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门批准后，方可办理借阅手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用审批1.内部员工查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。涉及重要档案或机密档案的查阅、借阅，需经公司/组织主管领导审批。2.外部单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等信息。经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门方可提供查阅服务，并安排专人陪同查阅。查阅过程中，外部单位人员应遵守公司/组织的档案管理规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、归还时间等信息。档案利用登记册应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司/组织提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的准确录入。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、责任者、形成时间、保管期限等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.权限管理：设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全保密，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，确保数据的安全性和完整性。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质