江门采购管理办法

江门采购管理办法一、总则（一）目的为了加强江门地区采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于江门地区内公司/组织（以下简称“本单位”）的各类采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购过程合法合规。2.公开公正原则采购信息应公开透明，采购程序应公正公平，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.制定采购战略和政策；2.审批年度采购计划；3.审议重大采购项目的采购方式、供应商选择等；4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购决策机构的决议；2.制定和实施采购计划；3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动；4.选择和管理供应商；5.签订采购合同；6.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。（三）其他相关部门1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量等要求，并参与采购过程中的技术评审、验收等工作。2.财务部门负责审核采购预算、支付货款等财务工作，对采购活动进行财务监督。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本单位的年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总和审核，结合市场价格波动等因素，提出调整建议，形成年度采购预算初稿。3.财务部门对年度采购预算初稿进行审核，综合考虑本单位的财务状况和资金安排，确定年度采购预算，并报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，影响采购项目的实施；市场价格波动较大，导致原采购预算无法满足采购需求；因不可抗力因素，需要变更采购项目或调整采购金额；其他确需调整采购预算的情况。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，经采购部门审核、财务部门会签后，报采购决策委员会审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物或服务采购单项合同估算价在[X]万元人民币以上的；工程采购单项合同估算价在[X]万元人民币以上的；虽未达到上述标准，但采购项目涉及公共利益、公众安全的。3.采用公开招标方式采购的，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将单一来源采购理由及相关情况报采购决策委员会审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，从而确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价单。询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。对申请准入的供应商，采购部门应进行资格审查，必要时可进行实地考察。3.经审查合格的供应商，由采购部门报采购决策委员会批准后，纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核，评价结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。2.建立供应商评价指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等。采购部门应根据评价指标体系，制定具体的评价方法和标准。3.每年末，采购部门应组织相关部门对供应商进行年度综合评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价为不合格的供应商，采购部门应暂停或取消其供货资格。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商，采购部门应给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先合作等。2.对出现下列情况之一的供应商，应予以淘汰：提供的产品或服务质量不合格，且经整改后仍不符合要求的；交货期严重延误，影响本单位正常生产经营的；价格虚高，且无合理理由的；售后服务不到位，给本单位造成较大损失的；违反法律法规或本单位采购管理规定的。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据本单位的年度工作计划和实际需求，填写采购申请表，明确采购项目、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货期等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，采购部门负责人审批后即可组织采购；对于金额较大的采购项目，采购部门应报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门选择合适的采购方式组织采购活动。2.采用招标方式采购的，应按照相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动；采用竞争性谈判、询价等方式采购的，应按照相应的程序进行操作。3.在采购过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通，确保采购项目的顺利实施。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报财务部门审核。财务部门应对采购合同的合法性、合规性、经济性等进行审核，提出审核意见。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照财务管理制度的规定，审核付款申请，及时支付货款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等。2.建立采购风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理安排采购计划；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商备用机制；对于合同风险，应加强合同审核和管理，明确双方的权利义务；对于质量风险，应加强验收环节的管理，严格把控质量标准。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.财务部门应加强对采购活动的财务监督，审核采购预算、支付货款等财务工作