档案资料管理办法

档案资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及所属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案资料实行集中统一管理，由综合管理部门负责归口管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司/组织在工作活动中形成的各类档案资料，保证档案资料的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案资料的实体安全和信息安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案资料的管理应便于查阅和利用，提高档案资料的使用效率。二、档案资料管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案资料管理制度。2.负责公司/组织档案资料的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和利用各类档案资料。3.指导和监督各部门及所属单位的档案资料管理工作，组织档案资料业务培训和考核。4.负责档案资料信息化建设，建立和维护档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化管理和网上查询利用。5.定期对档案资料进行鉴定和销毁，确保档案资料的质量和安全。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位在工作活动中形成的档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照公司/组织档案资料管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案资料。3.负责本部门及所属单位档案资料的安全保管和保密工作，不得擅自销毁、涂改、转让档案资料。4.积极配合综合管理部门做好档案资料的查阅、利用和统计工作，为公司/组织各项工作提供支持和服务。（三）档案资料管理人员职责1.认真贯彻执行档案资料管理的法律法规和公司/组织的档案资料管理制度，严格遵守档案资料管理工作纪律。2.负责档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管、统计和利用等具体工作，确保档案资料管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案资料管理业务，掌握档案资料信息化管理技术，不断提高档案资料管理工作水平。4.保守档案资料机密，维护档案资料的安全和完整，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案资料。5.定期对档案资料进行检查和核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。2.上级机关、有关部门发来的与公司/组织工作相关的文件、资料、通知等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.公司/组织内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等文件。5.公司/组织在工程建设、生产经营、科研开发等活动中形成的图纸、技术文件、工艺文件、产品样本等资料。6.公司/组织在设备采购、安装、调试、维修等活动中形成的文件、资料、记录等。7.公司/组织在人事管理、财务管理、物资管理等活动中形成的文件、资料、报表等。8.公司/组织在文化建设、宣传报道、教育培训等活动中形成的文件、资料、图片、音像等。9.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时收集和完整。2.档案资料的收集应遵循全面、系统、准确的原则，对工作活动中形成的各种文件、资料应进行全面收集，不得遗漏。3.收集的档案资料应保持原始记录的完整性，不得擅自修改、涂抹、剪裁、拼凑等。4.对重要的档案资料应进行备份，确保档案资料的安全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案资料的管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案资料的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对分类后的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案资料的管理和查询。3.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，便于档案资料的查阅和利用。4.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案资料的归档与移交（一）归档要求1.各部门及所属单位应按照档案资料整理的要求，定期将整理好的档案资料移交综合管理部门归档。2.归档的档案资料应齐全完整、分类准确、编目规范、装订整齐。3.归档的档案资料应编制归档清单，清单应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，一式两份，一份由综合管理部门留存，一份由移交部门留存。（二）移交程序1.各部门及所属单位在档案资料整理完毕后，填写档案资料移交清单，向综合管理部门提出移交申请。2.综合管理部门对移交的档案资料进行审核，审核合格后办理接收手续，并在档案资料移交清单上签字确认。3.档案资料移交清单应作为档案资料管理的重要依据，双方应妥善保管。（三）移交时间1.各部门及所属单位应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料移交综合管理部门归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案资料，应在项目结束或活动完成后[具体时间]内移交综合管理部门归档。五、档案资料的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案资料库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案资料的安全保管。2.档案资料库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案资料库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案资料受到污染和损坏。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括公司/组织的重要文件、合同、协议、章程、纪要、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案资料主要包括公司/组织的一般文件、规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等，保管期限为[具体年限]。4.短期保管的档案资料主要包括公司/组织的临时性文件、一般性通知、简报等，保管期限为[具体年限]。（三）保管要求1.档案资料应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.对电子档案资料应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，确保电子档案资料的安全。3.对重要的档案资料应实行专人专柜保管，严格限制查阅权限。4.定期对档案资料进行清查和核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。六、档案资料的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及所属单位因工作需要查阅档案资料。2.公司/组织外部有关单位因工作需要查阅档案资料，须经公司/组织领导批准，并办理查阅手续。3.个人因特殊原因需要查阅档案资料，须经公司/组织领导批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案资料管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要借阅档案资料的，借阅人员应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案资料管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案资料的，复制人员应填写复制申请表，经部门负责人批准后，到档案资料管理人员处办理复制手续。复制的档案资料应加盖档案资料专用章，并注明复制日期和用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案资料的人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。2.查阅、借阅档案资料的人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案资料的内容。3.档案资料管理人员应认真做好档案资料的利用登记工作，对利用情况进行统计和分析，为档案资料的管理和利用提供参考依据。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织的档案资料管理制度为依据，对档案资料进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案资料的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，防止随意销毁档案资料。（二）鉴定组织1.成立档案资料鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门及所属单位的档案资料管理人员和相关业务人员。2.档案资料鉴定小组负责对档案资料的保存价值进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案资料的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案资料保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，确定档案资料的保管期限。3.对保管期限已满的档案资料，应进行重点鉴定，确定是否需要继续保存。（四）销毁程序1.档案资料鉴定小组对需要销毁的档案资料进行审核，提出销毁意见，并填写档案资料销毁清单。2.档案资料销毁清单经公司/组织领导批准后，由档案资料管理人员负责组织销毁。3.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在档案资料销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。八、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化管理和网上查询利用。2.提高档案资料管理工作的效率和质量，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案资料服务。3.加强档案资料信息安全管理，确保档案资料信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案资料数字化：对纸质档案资料进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案资料的数字化存储。2.档案资料管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案资料管理信息系统，实现档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案资料信息安全管理：采取有效的