档案征收管理办法

档案征收管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案征收管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部各部门及所属单位档案的征收管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的科学性、规范性和系统性。2.真实完整原则档案征收应保证档案内容的真实性和完整性，如实反映公司/组织各项活动的历史面貌。3.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取有效措施确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案服务效能，满足公司/组织各项工作的需要。二、档案征收范围（一）文书档案1.公司/组织制定的各类规章制度、会议文件、工作计划、总结报告、请示批复等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.公司/组织对外发布的公告、通告、函件等。4.公司/组织内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。（二）科技档案1.公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的各类技术文件、图纸、实验报告、技术总结等。2.引进技术、设备的相关文件资料，包括合同、协议、说明书、图纸等。3.产品研发过程中的设计文件、工艺文件、质量检验报告等。4.工程项目的可行性研究报告、初步设计、施工图设计、竣工验收报告等。（三）财务档案1.公司/组织的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。2.财务预算、决算文件，资金筹集、使用、管理等方面的文件资料。3.税务申报、缴纳等相关文件。（四）人事档案1.员工的履历表、入职登记表、劳动合同、工资表、考核评价材料等。2.员工的学历学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件。3.员工的奖惩记录、培训记录、离职手续等相关材料。（五）业务档案1.市场营销活动中形成的客户资料、市场调研报告、销售合同等。2.物资采购过程中的采购合同、供应商资料、验收报告等。3.生产运营过程中的生产记录、质量控制文件、设备维护记录等。4.其他业务活动中形成的具有保存价值的文件资料。三、档案征收职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案征收管理办法，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案征收工作，定期对档案征收情况进行检查。3.负责接收、整理、保管公司/组织各类档案，建立档案数据库，提供档案查阅利用服务。4.对档案征收工作中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪落实。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、及时。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。（三）档案形成人员职责1.负责将本人在工作中形成的各类文件材料及时整理、归档，确保档案质量。2.对归档文件材料的真实性、完整性负责，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。四、档案征收流程（一）收集1.各部门档案管理人员应定期对本部门的文件材料进行收集，确保无遗漏。2.对于重要文件、紧急文件或涉及多个部门的文件，应及时收集并进行妥善处理。3.档案形成人员应在文件材料形成后及时将其移交至本部门档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员应对收集到的文件材料进行分类整理，按照档案征收范围和分类标准进行编号、编目。2.对文件材料进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐、美观。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，保证档案的可读性。（三）归档1.整理好的档案应及时归档，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员应将归档档案按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和利用。3.对于电子档案，应按照相关标准进行存储和管理，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要会议文件、年度总结等。2.涉及公司/组织重大权益、重要资产的文件材料，如合同、协议、产权证书等。3.上级机关颁发的属于本公司/组织主管业务并要贯彻执行的重要文件，以及本公司/组织报送上级机关的重要请示、报告等。（二）定期保管1.保管期限为30年的档案公司/组织一般性的规章制度、会议文件、工作计划、总结报告等。涉及公司/组织一定时期内业务活动的文件材料，如年度财务报表、统计报表等。本公司/组织与外部单位签订的一般业务合同、协议等。2.保管期限为10年的档案公司/组织内部各部门之间的一般性往来文件、报告、报表等。短期的工作计划、总结、临时性文件等。员工的一般性考核评价材料、培训记录等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案是否继续保存、销毁或延长保管期限，并形成鉴定报告。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导审批。3.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应出具单位介绍信，并经公司/组织相关部门负责人和主管领导审批。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期收集查阅人员对档案利用情况的反馈意见，不断改进档案服务工作。2.对于档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、不准确等，档案管理部门应及时进行核实和处理。八、档案信息化管理（一）建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，将纸质档案内容进行数字化录入，确保数据的准确性和完整性。2.对电子档案应按照相关标准进行格式转换和元数据著录，便于系统管理和检索。（三）系统维护1.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强系统安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.做好系统数据备份工作，定期将档案数据备份至存储介质，并异地存放，确保数据安全。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门的档案征收管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖