样品样件管理办法

样品样件管理办法一、总则（一）目的为加强公司样品样件的管理，规范样品样件的申请、制作、使用、存储、处置等流程，确保样品样件的质量和安全，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及样品样件管理的部门和人员，包括但不限于研发、生产、销售、质量控制等部门。（三）定义1.样品：指为了展示产品特性、功能、质量等而制作的实物模型或少量产品，用于产品研发、测试、市场推广等活动。2.样件：指在产品生产过程中，按照一定比例或尺寸制作的用于检验、试验、验证等目的的实物部件。3.样品样件管理：指对样品样件从申请到处置全过程的计划、组织、协调、控制等活动。（四）管理原则1.合法性原则：样品样件的管理应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.科学性原则：采用科学合理的方法和技术手段，确保样品样件的质量和性能符合规定要求。3.规范性原则：建立健全规范的管理流程和制度，明确各部门和人员的职责和权限。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密和技术秘密的样品样件，应严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）研发部门1.负责新产品研发过程中样品样件的设计、制作和测试。2.对样品样件的技术性能和质量负责，提供相关技术资料和文件。3.根据项目需求，合理安排样品样件的制作数量和时间节点。（二）生产部门1.根据研发部门提供的样品样件图纸和技术要求，负责样品样件的生产制作。2.确保样品样件的生产过程符合质量管理体系要求，保证产品质量。3.协助研发部门对样品样件进行测试和验证，及时反馈生产过程中出现的问题。（三）销售部门1.根据市场需求和客户要求，提出样品样件的申请。2.负责将样品样件提供给客户，并收集客户反馈信息，及时反馈给相关部门。3.协助研发部门和生产部门对样品样件进行改进和优化，以满足市场需求。（四）质量控制部门1.负责对样品样件的质量进行检验和测试，确保其符合相关标准和要求。2.制定样品样件的检验规范和标准，对检验过程进行监督和管理。3.对样品样件检验不合格的情况进行分析和处理，提出改进措施和建议。（五）仓库管理部门1.负责样品样件的入库、存储、保管和发放等工作。2.建立样品样件库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。3.按照规定的存储条件和要求，对样品样件进行妥善保管，防止损坏、变质和丢失。（六）其他部门根据各自职责，配合做好样品样件管理的相关工作。三、样品样件的申请与审批（一）申请1.各部门因工作需要申请样品样件时，应填写《样品样件申请表》，详细说明申请的样品样件名称、规格型号、数量、用途、申请日期等信息。2.申请部门应确保申请表中的信息真实、准确、完整，并由部门负责人签字确认。（二）审批1.《样品样件申请表》提交后，由相关部门负责人进行审批。审批内容包括申请的必要性、样品样件的制作成本、时间安排等。2.对于涉及金额较大、技术复杂或对公司业务有重大影响的样品样件申请，需经公司主管领导审批。3.审批通过后的《样品样件申请表》交至仓库管理部门，作为样品样件制作和发放的依据。四、样品样件的制作（一）制作计划1.研发部门或生产部门根据审批通过的《样品样件申请表》，制定样品样件制作计划。制作计划应明确样品样件的制作工艺、材料要求、质量标准、完成时间等内容。2.制作计划应合理安排工作进度，确保样品样件能够按时、按质、按量完成。（二）制作过程控制1.制作部门应严格按照制作计划和相关技术文件进行样品样件的制作。在制作过程中，应做好各项记录，包括原材料检验记录、加工过程记录、质量检验记录等。2.质量控制部门应加强对样品样件制作过程的质量监督和检查，定期对制作现场进行巡查，及时发现和解决质量问题。3.对于制作过程中出现的技术难题或质量问题，制作部门应及时与研发部门沟通协调，共同研究解决方案。（三）检验与测试1.样品样件制作完成后，制作部门应首先进行自检，确保样品样件符合设计要求和质量标准。2.自检合格后，制作部门将样品样件提交至质量控制部门进行检验和测试。质量控制部门应按照制定的检验规范和标准，对样品样件进行全面检验和测试，确保其质量符合要求。3.对于检验和测试不合格的样品样件，质量控制部门应出具不合格报告，明确不合格项目和原因，并将样品样件退回制作部门进行整改。制作部门整改完成后，重新提交质量控制部门进行检验和测试，直至合格为止。五、样品样件的使用（一）使用范围1.样品样件主要用于产品研发、测试、市场推广、客户展示、质量检验等活动。2.未经公司批准，任何部门和个人不得擅自将样品样件用于其他用途。（二）使用流程1.使用部门因工作需要使用样品样件时，应填写《样品样件使用申请表》，注明使用的样品样件名称、规格型号、数量、使用时间、使用地点、使用目的等信息。2.《样品样件使用申请表》经部门负责人签字确认后，提交至仓库管理部门。仓库管理部门根据申请表中的信息，对样品样件进行发放，并做好发放记录。3.使用部门在使用样品样件过程中，应妥善保管，不得损坏、丢失或擅自更改样品样件的性能和结构。如因特殊原因需要对样品样件进行更改，应提前向研发部门提出申请，经批准后方可实施。4.使用完毕后，使用部门应及时将样品样件归还仓库管理部门。仓库管理部门在收到归还的样品样件后，应进行核对和验收，如发现样品样件有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。六、样品样件的存储（一）存储条件1.仓库管理部门应根据样品样件的特性和要求，提供适宜的存储条件，确保样品样件的质量不受影响。2.对于有特殊存储要求的样品样件，如防潮、防火、防虫、防腐蚀等，应采取相应的防护措施，如密封包装、放置干燥剂、设置防火设施等。（二）存储方式1.样品样件应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于体积较大、重量较重的样品样件，应采用合适的货架或存放区域进行存放，避免相互挤压和碰撞。3.对于易损、易碎的样品样件，应采取特殊的防护措施，如单独包装、填充缓冲材料等，防止在存储过程中受到损坏。（三）库存管理1.仓库管理部门应建立样品样件库存台账，详细记录样品样件的入库时间、名称、规格型号、数量、来源、去向等信息。2.定期对样品样件库存进行盘点，确保账物相符。如发现账物不符情况，应及时查明原因，并进行调整。3.对于长期闲置或不再使用的样品样件，仓库管理部门应及时清理，并按照相关规定进行处置。七、样品样件的处置（一）处置方式1.样品样件的处置方式包括报废、回收、捐赠、转让等。2.对于已损坏、无法修复或已失去使用价值的样品样件，应进行报废处理。报废处理应填写《样品样件报废申请表》，经相关部门审批后，由仓库管理部门进行销毁或处理。3.对于可回收利用的样品样件，如原材料、零部件等，应进行回收处理。回收处理应按照公司相关规定进行，确保回收过程的环保和安全。4.对于符合捐赠条件的样品样件，经公司批准后，可进行捐赠。捐赠应办理相关手续，确保捐赠行为的合法性和规范性。5.对于因业务需要转让给其他单位或个人的样品样件，应签订转让协议，明确双方的权利和义务，并按照规定办理相关手续。（二）处置流程1.样品样件需要处置时，使用部门或仓库管理部门应填写《样品样件处置申请表》，详细说明处置的原因、方式、数量等信息。2.《样品样件处置申请表》提交后，由相关部门负责人进行审批。审批内容包括处置的必要性、处置方式的合理性、处置过程的安全性等。3.对于涉及金额较大、技术复杂或对公司业务有重大影响的样品样件处置申请，需经公司主管领导审批。4.审批通过后的《样品样件处置申请表》交至仓库管理部门，由仓库管理部门按照审批意见进行处置，并做好处置记录。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对样品样件管理情况进行审计，检查样品样件的申请、制作、使用、存储、处置等环节是否符合本办法的规定，是否存在违规行为。（二）日常检查各部门应加强对样品样件管理工作的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。质