档案运输管理办法

档案运输管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案运输管理，确保档案在运输过程中的安全、完整，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类档案在内部不同部门之间以及向外部机构（如档案馆、合作单位等）运输过程中的管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案在运输过程中不受任何损害，保障档案的真实性、完整性和保密性。2.合规合法原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，规范运输行为。3.全程监控原则：对档案运输的全过程进行有效监控，及时发现并处理异常情况。二、档案运输的组织与职责（一）档案管理部门1.负责制定档案运输计划，根据档案的重要性、紧急程度等因素合理安排运输时间和方式。2.对档案运输过程进行统筹协调，与相关部门沟通协作，确保运输工作顺利进行。3.审核运输方案，包括运输路线、运输工具、包装材料等，确保符合安全和保密要求。4.对档案运输人员进行培训，使其熟悉档案运输的相关规定和操作流程。（二）运输部门1.根据档案管理部门制定的运输计划，负责具体的运输实施工作。2.选择具备资质的运输公司或安排合适的运输工具，确保运输工具安全可靠。3.对运输过程中的档案进行妥善保管，防止档案受损、丢失。4.配合档案管理部门做好运输过程中的监控工作，及时反馈运输情况。（三）安全保卫部门1.负责制定档案运输过程中的安全保卫措施，确保运输过程的安全。2.对运输车辆、运输路线等进行安全评估，排除安全隐患。3.安排专人随车押运（必要时），保障档案运输途中的安全。（四）其他相关部门根据档案运输的具体情况，配合档案管理部门和运输部门做好相关工作，如提供必要的协助、信息支持等。三、档案运输前的准备（一）档案整理与清点1.档案管理部门在运输前应对档案进行全面整理，确保档案分类准确、编目清晰。2.按照档案清单对档案进行逐一清点，核对档案数量、名称、日期等信息，确保档案无遗漏、无差错。3.对破损、霉变等有问题的档案进行修复或处理，保证档案质量。（二）包装材料选择1.根据档案的性质、数量、运输距离等因素选择合适的包装材料。一般应选用坚固、防潮、防火、防虫的包装材料，如纸箱、木箱、档案盒等。2.对于重要、机密档案，应采用加密包装或特殊防护措施，如使用密码锁、密封袋等，防止档案在运输过程中被窃取或篡改。（三）运输工具选择1.优先选择具备良好信誉和资质的运输公司，确保运输公司具备完善的安全管理制度和应急预案。2.根据档案的数量、体积、重量以及运输距离等因素，合理选择运输工具，如汽车、火车、飞机等。对于紧急、重要档案，应优先选择速度快、安全性高的运输方式。3.运输工具应保持清洁、干燥、无异味，避免对档案造成污染。（四）运输路线规划1.综合考虑交通状况、安全因素、运输时间等，规划合理的运输路线。尽量选择路况好、交通流量小、安全风险低的路线。2.对于长途运输，应合理安排中途休息和停靠站点，确保运输人员和档案得到适当的休息和保护。3.避免经过危险区域、交通拥堵路段以及可能对档案安全造成威胁的地方。（五）人员安排1.根据档案运输的规模和要求，安排足够数量的运输人员和押运人员（必要时）。运输人员应具备责任心强、熟悉档案运输流程等条件。2.对运输人员和押运人员进行培训，使其明确档案运输的重要性和责任，掌握相关的安全知识和操作技能。3.明确运输人员和押运人员在运输过程中的职责分工，确保各项工作有序进行。四、档案运输过程中的管理（一）运输过程监控1.采用实时定位、视频监控等技术手段，对运输车辆或运输工具进行全程监控，确保运输过程可追溯。2.档案管理部门应安排专人定期查看监控记录，及时发现运输过程中的异常情况，如车辆故障、交通事故、偏离预定路线等。3.运输人员应按照规定的时间和路线行驶，不得擅自更改运输路线或延误运输时间。如遇特殊情况需要变更，应及时向档案管理部门报告并说明原因。（二）档案保管1.运输人员应将档案妥善放置在运输工具内，避免档案受到挤压、碰撞、颠簸等。对于不同类型的档案，应进行分类存放，防止混淆。2.运输过程中要注意保持档案的包装完整，如有破损应及时修复或更换包装。3.严禁无关人员接触运输途中的档案，运输人员和押运人员不得在运输过程中私自拆封、查阅档案。（三）安全保卫措施1.押运人员应密切关注运输过程中的安全情况，确保运输车辆或运输工具的安全。如发现可疑人员或异常情况，应及时采取措施并报告相关部门。2.在运输过程中，运输车辆或运输工具应保持门窗紧闭，防止档案被盗或丢失。如遇紧急情况需要停车，应选择安全可靠的地点，并采取相应的防护措施。3.加强对运输人员和押运人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（四）突发事件处理1.制定档案运输突发事件应急预案，明确突发事件的类型（如交通事故、自然灾害、安全事故等）、应急处置流程和责任分工。2.一旦发生突发事件，运输人员和押运人员应立即采取应急措施，保护档案安全，并及时向档案管理部门和相关部门报告。3.档案管理部门应根据突发事件的性质和严重程度，启动相应的应急预案，组织力量进行救援和处理，最大限度地减少损失。五、档案运输后的交接（一）接收方确认1.档案运输到达目的地后，运输人员应及时与接收方取得联系，通知接收档案。2.接收方应安排专人对运输到达的档案进行核对，检查档案数量、包装、质量等是否与运输清单一致，确认无误后在运输清单上签字确认。（二）交接手续办理1.双方应按照规定办理档案交接手续，填写档案交接清单，详细记录档案的名称、数量、交接时间、交接人员等信息。2.交接清单应由双方签字盖章确认，一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。3.对于重要、机密档案，交接过程应在安全保密的环境下进行，必要时可采取加密传输、专人护送等措施。（三）运输记录归档1.运输部门应将档案运输过程中的相关记录进行整理归档，包括运输计划、运输清单、监控记录、交接清单等。2.档案管理部门应对运输记录进行审核，确保记录完整、准确、可追溯。运输记录应保存一定期限，以备查阅。六、档案运输的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案运输管理情况进行监督检查，检查内容包括运输计划执行情况、运输过程监控情况、档案保管情况、交接手续办理情况等。2.安全保卫部门应加强对档案运输安全保卫措施落实情况的监督检查，及时发现并纠正安全隐患。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.建立档案运输管理考核机制，对档案管理部门、运输部门、安全保卫部门等相关部门以及运输人员、押运人员进行考核。2.考核指标包括档案运输安全情况、运输任务完成情况、服务质量情况等。考核结果与部门和个人的绩效挂钩。3.对于在档案运输管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反本办法规定，造成档案丢失、损坏、泄密等事故的，依法依规追究相关部门和人员