档案盘点管理办法

档案盘点管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案盘点工作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位的各类档案盘点管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案盘点应如实反映档案的实际情况。2.完整性原则：全面盘点各类档案，确保无遗漏。3.准确性原则：保证盘点数据准确无误。4.及时性原则：按时完成档案盘点工作，并及时报告结果。二、档案盘点的组织与职责（一）档案盘点小组成立由公司档案管理部门负责人担任组长，各相关部门档案管理人员为成员的档案盘点小组。其职责如下：1.制定档案盘点计划和方案。2.组织实施档案盘点工作。3.对盘点结果进行汇总、分析和报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的整理、自查，配合档案盘点小组的工作。2.提供档案盘点所需的相关资料和信息。（三）档案管理部门职责1.统筹协调档案盘点工作。2.对档案盘点工作进行指导和监督。3.负责档案盘点结果的审核和存档。三、档案盘点的范围与内容（一）档案范围包括但不限于公司文件、合同协议、财务档案、人事档案、业务档案、技术档案等各类纸质档案和电子档案。（二）盘点内容1.档案的数量：核对档案的实际数量与登记数量是否一致。2.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺失页、破损等情况。3.档案的准确性：审核档案内容是否准确，数据是否清晰。4.档案的存放位置：确认档案存放地点是否正确，有无错放、乱放现象。5.电子档案的存储情况：检查电子档案的存储介质是否完好，数据是否可读取。四、档案盘点的方法与步骤（一）盘点方法1.实地清查：对纸质档案进行逐份清点。2.系统核对：利用档案管理系统，核对电子档案的相关信息。3.抽样检查：对部分档案进行抽样，检查其质量和准确性。（二）盘点步骤1.准备阶段制定盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工等。收集档案盘点所需的工具和表格，如盘点清单、登记表等。对档案管理系统进行备份，确保数据安全。2.实施阶段各部门按照盘点计划，对本部门档案进行初步自查，并填写自查表。档案盘点小组对各部门档案进行实地清查和系统核对，记录盘点情况。对于发现的问题，及时与相关部门沟通核实，并做好记录。3.汇总阶段档案盘点小组对盘点结果进行汇总，形成档案盘点报告初稿。对盘点报告初稿进行审核，确保数据准确、内容完整。4.报告阶段将审核后的档案盘点报告提交给公司领导和相关部门。根据领导意见，对盘点报告进行修改完善，并归档保存。五、档案盘点结果的处理（一）差异处理1.对于盘点中发现的档案数量差异，应查明原因，如档案丢失、借出未归还等，并及时进行处理。2.对于档案完整性和准确性方面的问题，应要求相关部门进行整改，补充缺失内容，修正错误信息。（二）整改跟踪档案管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。整改完成后，对相关档案进行复查，确认符合要求。（三）总结分析定期对档案盘点结果进行总结分析，查找档案管理工作中存在的薄弱环节，提出改进措施和建议，不断完善档案管理制度和流程。六、档案盘点的时间安排（一）定期盘点每年[具体时间]开展一次全面的档案盘点工作，确保档案管理工作的持续规范。（二）不定期盘点根据公司实际情况，如机构调整、档案管理系统升级等，适时开展不定期的档案盘点，及时发现和解决问题。七、档案盘点的监督与考核（一）监督机制公司内部审计部门负责对档案盘点工作进行监督检查，确保盘点工作按照规定的程序和方法进行，保证盘点结果的真实性和可靠性。（二）考核办法将档案盘点工作纳入各部门绩效考核体系，对在档案盘点工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力、导致档案管理出现问题的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。八、档案盘点相关资料的管理（一）盘点计划档案盘点计划应详细记录盘点的目的、范围、时间、人员分工、方法步骤等内容，经审核批准后存档。（二）盘点清单盘点清单应准确记录档案的名称、数量、存放位置等信息，作为盘点的原始记录，妥善保存。（三）自查表各部门填写的档案自查表应真实反映本部门档案的自查情况，一并归档保存。（四）盘点报告档案盘点报告应包括盘点基本情况、盘