档案涉密管理办法

档案涉密管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案涉密管理，确保公司机密信息的安全与保密，防止机密信息泄露，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内涉及机密档案管理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密档案采取最严格的保密措施，确保信息不被泄露。2.分级管理原则：根据档案的涉密程度，实行分级分类管理。3.全程管控原则：对涉密档案的形成、收集、整理、存储、使用、传递、销毁等全过程进行严格管控。（四）定义1.涉密档案：指涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等重要信息的档案。2.商业秘密：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。3.技术秘密：公司拥有的未公开的技术诀窍、技术方案、工艺流程等。4.财务秘密：涉及公司财务状况、财务数据、资金运作等方面的机密信息。5.人事秘密：关于员工个人信息、薪酬待遇、绩效考核、岗位调整等方面的机密信息。二、涉密档案的范围与分级（一）涉密档案的范围1.商业秘密类公司的市场战略、营销策略、客户名单、销售渠道等。产品研发计划、技术方案、设计图纸、工艺文件等。商务谈判资料、合作协议、招投标文件等。2.技术秘密类未公开的技术成果、专利技术、专有技术等。技术研发过程中的实验数据、研究报告、技术总结等。技术设备的设计图纸、操作规程、维护手册等。3.财务秘密类财务报表、财务预算、成本核算资料等。资金账户信息、银行对账单、财务审计报告等。税务筹划方案、税收申报资料等。4.人事秘密类员工个人档案、薪酬福利方案、绩效考核结果等。人事任免文件、岗位调动记录、内部培训资料等。员工离职信息、竞业禁止协议等。（二）涉密档案的分级根据涉密档案的重要性和敏感程度，将其分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密级：涉及公司核心利益，一旦泄露将给公司造成极其严重损失的档案。如公司的核心技术秘密、重大商业决策等。2.机密级：涉及公司重要利益，泄露后会对公司造成较大损失的档案。如重要的产品研发资料、关键客户信息等。3.秘密级：涉及公司一般利益，泄露后可能对公司造成一定影响的档案。如一般性的财务数据、普通人事信息等。三、涉密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案涉密管理制度。2.指导和监督各部门的涉密档案管理工作。3.集中管理公司的涉密档案，建立涉密档案数据库。4.对涉密档案的借阅、使用、归还等进行登记和管理。5.定期对涉密档案进行清查、盘点和鉴定，确保档案的安全与完整。（二）产生部门职责1.负责本部门涉密档案的形成、收集、整理和初步分类。2.对本部门的涉密档案进行标识和密级确定。3.按照规定的程序和要求，及时将涉密档案移交档案管理部门。4.严格控制本部门涉密档案的使用范围，确保档案不被泄露。（三）使用部门职责1.按照规定的程序和审批权限，申请借阅涉密档案。2.在使用过程中，妥善保管涉密档案，不得擅自复制、转借或泄露。3.使用完毕后，及时归还涉密档案，并办理归还手续。（四）保密工作部门职责1.负责监督和检查公司的保密工作，包括涉密档案管理。2.对违反保密规定的行为进行调查和处理。3.组织开展保密宣传教育活动，提高员工的保密意识。（五）各级管理人员职责1.公司高层管理人员负责审批涉及绝密级档案的相关事项。2.部门负责人负责审批本部门涉及机密级档案的借阅、使用等事项。3.项目负责人负责审批项目相关的涉密档案的使用和管理。四、涉密档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在工作过程中形成的文件、资料等，凡涉及公司机密信息的，必须按照保密要求进行起草和记录。2.起草涉密文件时，应使用专用的纸张和设备，注明密级和保密期限。3.严禁在普通纸张、未加密的电子设备上记录或存储涉密信息。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的涉密档案，确保档案的完整性。2.对收集到的涉密档案进行初步整理，剔除无关的文件和资料。3.将整理好的涉密档案按照密级和类别进行分类，填写档案移交清单，及时移交档案管理部门。五、涉密档案的整理与存储（一）整理要求1.档案管理部门对接收的涉密档案进行进一步整理，确保档案的准确性和规范性。2.按照档案管理的相关标准和规范，对涉密档案进行编号、编目、装订等处理。3.对涉密档案的电子文档进行加密存储，并建立相应的索引和目录。（二）存储要求1.涉密档案应存储在专门的保密档案室或保密柜中，确保存储环境安全可靠。2.保密档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能，安装必要的监控设备和报警装置。3.对存储的涉密档案进行定期检查和维护，确保档案的质量不受影响。4.电子涉密档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行异地备份，以防止数据丢失。六、涉密档案的使用与借阅（一）使用要求1.因工作需要使用涉密档案的人员，必须经过严格的审批程序。2.使用涉密档案时，应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出办公区域。3.严禁在使用涉密档案过程中进行拍照、复印、扫描等操作，如需复制，必须经过审批并采取相应的保密措施。4.使用完毕后，应及时将涉密档案归还档案管理部门，并清理使用现场。（二）借阅要求1.借阅涉密档案必须填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表需经部门负责人或项目负责人审批，涉及绝密级档案的，还需公司高层管理人员审批。3.档案管理部门根据审批结果，办理借阅手续，发放涉密档案，并对借阅情况进行登记。4.借阅人员应严格按照规定的期限归还涉密档案，如需延期，应重新办理审批手续。5.借阅人员在借阅期间应妥善保管涉密档案，不得擅自转借他人或用于其他目的。七、涉密档案的传递与交换（一）传递要求1.涉密档案的传递应通过专人或机要通信渠道进行，确保档案的安全。2.传递涉密档案时，应使用专用的文件袋或信封，并在封口处加盖密封章。3.传递过程中，应严格登记传递时间、地点、人员等信息，确保档案的流向可追溯。（二）交换要求1.与外部单位进行涉密档案交换时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.交换的涉密档案应进行加密处理，并在规定的场所进行交接。3.交接过程中，双方应认真核对档案的数量、内容等信息，确保准确无误。八、涉密档案的保密措施（一）人员管理1.对涉及涉密档案管理的人员进行严格的背景审查和保密培训，签订保密承诺书。2.定期对涉密人员进行保密教育和考核，提高其保密意识和业务能力。3.对离职的涉密人员，及时收回其持有的涉密档案，并进行离职审计和保密提醒。（二）物理防护1.加强对保密档案室、保密柜等存储场所的安全防护，设置门禁系统和监控设备。2.对办公区域内涉及涉密档案的计算机、打印机、复印机等设备进行加密管理，安装杀毒软件和防火墙。3.严禁在连接互联网的计算机上处理和存储涉密档案。（三）技术防范1.采用先进的加密技术对涉密档案进行加密处理，确保档案在存储和传输过程中的安全性。2.建立涉密档案管理信息系统，实现对涉密档案的信息化管理和监控。3.定期对涉密档案管理信息系统进行安全评估和漏洞修复，防止信息泄露。九、涉密档案的保密监督与检查（一）监督机制1.公司保密工作部门定期对各部门的涉密档案管理情况进行监督检查。2.档案管理部门负责对涉密档案的日常管理进行自查，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.涉密档案管理制度的执行情况。2.涉密档案的存储、使用、传递等环节的保密措施落实情况。3.涉密人员的保密意识和操作规范。4.保密设备和设施的运行情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反保密规定的行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理，并依法追究相关责任。3.对因保密工作不力导致公司机密信息泄露的，要及时采取措施进行补救，并追究相关人员的法律责任。十、涉密档案的鉴定与销毁（一）鉴定要求1.档案管理部门定期对涉密档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门和保密工作部门共同进行。3.根据档案的价值和保密要求，对超过保管期限或已失去保密价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）销毁要求1.对鉴定后需要销毁的涉密档案，应填写销毁申请