核查取证管理办法

核查取证管理办法一、总则（一）目的为了规范公司核查取证工作，确保核查取证活动合法、合规、高效进行，保障公司合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门在业务活动中涉及的核查取证工作，包括但不限于合同纠纷、知识产权保护、违规调查、法律诉讼等相关事项。（三）基本原则1.合法性原则：核查取证活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所获取的证据具有法律效力。2.真实性原则：所取得的证据应真实、客观地反映事实情况，不得伪造、篡改证据。3.及时性原则：在规定的时间内完成核查取证工作，避免因延误导致证据灭失或难以获取。4.保密性原则：对核查取证过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以严格保密。二、核查取证流程（一）申请与受理1.申请：公司内部各部门因业务需要进行核查取证时，应填写《核查取证申请表》，详细说明核查取证的事项、目的、范围、预计时间等内容，并提交相关背景资料。2.受理：由公司法律合规部门对申请进行审核，审核通过后予以受理，并指定专人负责核查取证工作。如申请不符合要求，应通知申请部门补充或修改相关材料。（二）计划制定1.根据申请内容，负责核查取证的人员制定详细的核查取证计划，明确核查取证的步骤、方法、人员分工、时间安排等。2.核查取证计划应报法律合规部门负责人审批，确保计划的合理性和可行性。（三）证据收集1.文件资料收集通过查阅公司内部档案、合同、文件、记录等，获取与核查事项相关的书面材料。要求相关部门或人员提供与核查事项有关的文件、报表、报告等资料，并进行复印、扫描或拍照留存。2.人员访谈根据核查需要，确定访谈对象，制定访谈提纲。访谈过程中应做好记录，可以采用笔录、录音或录像等方式，但需事先征得访谈对象同意（涉及法律诉讼等特殊情况除外）。访谈记录应及时整理，确保内容完整、准确。3.实地调查如需进行实地调查，应提前与相关单位或场所取得联系，确定调查时间和方式。实地调查人员应做好现场记录，包括现场情况描述、拍照、录像等，必要时可绘制现场图。4.电子数据提取对于涉及电子数据的核查取证，应按照相关法律法规和技术规范进行操作。可以采用数据备份、数据恢复、网络抓包等技术手段提取电子数据，并进行固定和保全。提取的电子数据应注明来源、提取时间、提取方法等信息。（四）证据整理与分析1.证据整理将收集到的各类证据进行分类、编号、装订，形成证据卷宗。对证据进行初步审查，确保证据的真实性、关联性和合法性。2.证据分析对整理后的证据进行深入分析，梳理证据之间的逻辑关系，形成证据链条。评估证据对核查事项的证明力，判断能否支持核查结论。（五）报告撰写1.根据证据分析结果，撰写核查取证报告。报告应包括引言、核查取证过程、证据情况、核查结论等内容。2.报告内容应客观、准确、清晰，语言严谨规范，避免使用模糊或不确定的表述。3.核查取证报告应由负责核查取证的人员签字，并提交法律合规部门审核。（六）审核与审批1.法律合规部门对核查取证报告进行审核，重点审查报告内容是否符合法律法规要求、证据是否充分、结论是否合理等。2.审核通过后的核查取证报告报公司分管领导审批。如报告存在问题，应返回修改后重新提交审核。（七）证据归档1.核查取证工作结束后，将形成的证据卷宗及相关资料按照公司档案管理规定进行归档保存。2.归档的证据应确保完整、准确，便于日后查阅和使用。三、核查取证人员职责（一）核查取证负责人职责1.负责组织、协调核查取证工作，制定核查取证计划并监督执行。2.对核查取证过程中的重大问题进行决策，确保核查取证工作顺利进行。3.审核核查取证报告，对报告内容的真实性、准确性和完整性负责。（二）核查取证人员职责1.按照核查取证计划和要求，负责具体的证据收集、整理、分析等工作。2.如实记录核查取证过程和结果，确保所获取的证据真实、可靠。3.配合核查取证负责人完成其他相关工作。（三）法律合规部门职责1.对核查取证申请进行审核，确定是否受理。2.为核查取证工作提供法律指导和支持，确保核查取证活动符合法律法规要求。3.审核核查取证报告，提出修改意见和建议。4.对核查取证工作进行监督和检查，发现问题及时督促整改。四、证据的效力与保管（一）证据的效力1.本公司核查取证所获取的证据，经合法程序收集、整理、分析，并符合法律法规及相关行业标准要求的，具有相应的法律效力。2.在法律诉讼或其他纠纷处理过程中，本公司提供的核查取证报告及相关证据，将作为支持公司主张的重要依据。（二）证据的保管1.证据卷宗应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止证据丢失、损坏或泄露。2.建立证据保管台账，详细记录证据的名称、来源、保管期限、查阅情况等信息。3.按照公司档案管理规定，定期对证据卷宗进行检查和清理，确保证据的完整性和有效性。五、监督与检查（一）内部监督1.公司法律合规部门定期对核查取证工作进行内部监督检查，重点检查核查取证流程是否规范、证据收集是否合法合规、报告撰写是否准确等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.积极配合外部监管机构、司法机关等对公司核查取证工作的监督检查。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，认真研究并及时整改，不断完善核查取证工作。六、责任追究（一）违规责任1.核查取证人员在工作中违反本办法规定，存在伪造、篡改证据，泄露商业秘密或个人隐私等违规行为的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.因违规行为给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。（二）失职责任1.核查取证负责人或其他相关人员因工作失职，导致核查