期货采购管理办法

期货采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司期货采购行为，加强期货采购管理，防范采购风险，提高采购效益，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各单位的期货采购活动，包括但不限于期货合约的买卖、交割等相关业务。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、期货交易相关行业标准以及监管要求，确保期货采购活动合法合规。2.风险可控原则建立健全风险管理制度，对期货采购过程中的市场风险、信用风险、操作风险等进行有效识别、评估和控制，将风险控制在可承受范围内。3.效益优先原则在风险可控的前提下，通过科学合理的采购策略和操作方法，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高公司经济效益。4.职责明确原则明确各部门在期货采购活动中的职责和权限，建立健全岗位责任制，确保各项工作有序开展。二、管理职责（一）采购部门1.负责制定期货采购计划，根据公司生产经营需求和市场行情，合理安排采购品种、数量、时机等。2.选择合适的期货经纪公司，签订期货经纪合同，并对其进行日常管理和监督。3.负责期货采购业务的具体操作，包括合约的买卖、下单、结算等，确保交易指令准确及时执行。4.收集、分析期货市场信息，为公司决策提供参考依据。5.配合财务部门做好资金管理和风险控制工作，及时汇报采购业务进展情况。（二）财务部门1.负责制定期货采购资金管理制度，合理安排资金，确保采购资金的安全和及时供应。2.对期货采购业务进行财务核算，准确记录采购成本、盈亏等情况，定期编制财务报表。3.参与期货采购风险评估和控制工作，对资金使用情况进行监督检查，防范财务风险。4.协助采购部门做好与期货经纪公司的资金结算工作，确保资金收付准确无误。（三）风险管理部门1.负责建立健全期货采购风险管理体系，制定风险管理制度和应急预案。2.对期货采购业务进行风险监测和预警，及时发现潜在风险并提出风险控制建议。3.定期对期货采购业务的风险状况进行评估，向公司管理层报告风险管理情况。4.参与期货采购合同的审核，对合同中的风险条款进行审查并提出修改意见。（四）审计部门1.负责对期货采购业务进行内部审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度和操作流程。2.审查期货采购业务的财务收支情况，核实采购成本、盈亏等数据的真实性和准确性。3.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保采购活动规范有序进行。（五）公司管理层1.负责审批期货采购计划、重大采购决策等，对采购业务的整体风险和效益负责。2.协调各部门之间的工作关系，为期货采购业务的顺利开展提供支持和保障。3.根据市场变化和公司发展战略，及时调整期货采购策略和方针。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据公司年度生产经营计划、库存状况、市场价格走势等因素，提前制定期货采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、质量标准、采购时间、交货地点等内容。2.在制定采购计划过程中，采购部门应充分征求生产、销售、财务、风险管理等部门的意见，确保计划的合理性和可行性。3.采购计划应经公司管理层审批后实施，如有重大调整，需重新履行审批程序。（二）计划执行1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇市场行情变化、供应商违约等特殊情况，需要调整采购计划的，应及时向公司管理层报告，并说明原因和调整方案，经批准后实施。3.采购部门应建立采购计划执行情况跟踪制度，定期对计划执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、经营状况、财务状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商。2.在选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、较强经济实力、稳定产品质量和合理价格的供应商，并签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，根据考核结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商。（二）供应商管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、价格变动情况等信息，确保采购活动的顺利进行。2.对于重要供应商，采购部门应建立定期走访制度，加强与供应商的合作与交流，共同解决合作过程中出现的问题。3.采购部门应要求供应商提供必要的产品质量证明文件、售后服务承诺等资料，并对其进行审核和存档，以便在采购过程中进行查阅和参考。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购业务确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应符合法律法规和公司制度的要求，明确合同双方的权利和义务、采购品种、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交风险管理部门、财务部门等相关部门进行审核，各部门应从各自职责角度对合同条款进行审查，提出修改意见。采购部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同的合法性、完整性和严谨性。3.采购合同经公司管理层审批后，由采购部门负责与供应商签订，并加盖公司合同专用章。（二）合同执行1.采购部门应严格按照采购合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.在合同执行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改；如供应商拒不整改或整改后仍不符合合同要求的，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。3.采购部门应建立采购合同执行情况台账，详细记录合同签订时间、执行进度、付款情况、交货情况、质量验收情况等信息，以便对合同执行情况进行跟踪和管理。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因市场行情变化、不可抗力等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并经公司管理层审批后实施。2.如因供应商违约、不可抗力等原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定和法律法规的规定，及时与供应商办理解除合同手续，并追究其违约责任。3.采购合同变更或解除后，采购部门应及时将相关情况通知风险管理部门、财务部门等相关部门，并对合同执行情况进行清理和结算。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险管理部门应定期对期货采购业务进行风险识别和评估，分析可能面临的市场风险、信用风险、操作风险等各类风险因素。2.市场风险主要包括价格波动风险、汇率风险、利率风险等；信用风险主要包括供应商违约风险、期货经纪公司违约风险等；操作风险主要包括交易指令错误风险、系统故障风险、内部人员违规操作风险等。3.风险管理部门应采用科学合理的风险评估方法，如风险矩阵、敏感性分析、压力测试等，对各类风险进行量化评估，确定风险等级和风险程度。（二）风险控制措施1.针对市场风险，公司应采取套期保值、分散投资、设置止损止盈等措施进行风险控制。采购部门应根据市场行情变化，合理调整采购策略和头寸，避免过度投机和盲目跟风操作。2.针对信用风险，公司应加强对供应商和期货经纪公司的信用管理，建立信用档案，定期进行信用评估。在签订采购合同和期货经纪合同时，应明确信用条款和违约责任，要求对方提供有效的担保或保证金。3.针对操作风险，公司应建立健全内部控制制度和操作流程，加强对交易人员的培训和管理，提高其业务水平和风险意识。同时，应加强信息系统建设，确保交易指令准确及时执行，避免因系统故障或人为失误导致的风险事故。（三）风险监测与预警1.风险管理部门应建立风险监测指标体系，对期货采购业务的风险状况进行实时监测。监测指标应包括市场价格变动情况、持仓头寸、资金状况、信用评级等方面。2.当风险指标超过设定的预警阈值时，风险管理部门应及时发出预警信号，通知采购部门、财务部门等相关部门采取风险控制措施。3.采购部门和相关部门应根据预警信号，及时调整采购策略和操作方法，降低风险敞口，确保公司期货采购业务的安全稳定运行。七、采购资金管理（一）资金预算1.财务部门应根据期货采购计划，结合市场行情和资金状况，编制期货采购资金预算。资金预算应包括采购资金需求、资金来源、资金使用计划等内容。2.采购资金预算应经公司管理层审批后实施，确保采购资金的合理安排和有效使用。（二）资金筹集1.财务部门应根据采购资金预算，合理筹集采购资金。采购资金来源可以包括自有资金、银行贷款、融资融券等多种渠道。2.在筹集资金过程中，财务部门应充分考虑资金成本、融资风险等因素，选择合适的融资方式和融资期限，确保资金筹集的及时性和经济性。（三）资金使用1.采购资金应专款专用，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。财务部门应建立资金支付审批制度，对每一笔资金支付进行严格审核，确保资金支付的合法性、准确性和安全性。2.在资金使用过程中，财务部门应加强对资金流向的监控，防止资金挪用、截留等违规行为的发生。同时，应定期对资金使用情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。（四）资金结算1.采购部门应与期货经纪公司、供应商等及时办理资金结算手续，确保资金收付准确无误。资金结算应按照相关法律法规和公司制度的要求进行，采用银行转账、支票等合规方式进行支付。2.财务部门应定期与期货经纪公司、供应商等核对资金往来账目，编制资金结算报表，及时发现和解决资金结算过程中出现的问题。八、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应建立健全期货采购信息收集制度，广泛收集国内外期货市场行情、行业动态、政策法规等信息。信息收集渠道可以包括期货交易所网站、期货经纪公司研究报告、行业媒体、专业咨询机构等。2.采购部门应指定专人负责信息收集工作，确保信息收集的及时性、准确性和完整性。同时，应对收集到的信息进行分类整理和分析研究，为公司决策提供参考依据。（二）信息分析与利用1.采购部门应定期对收集到的期货采购信息进行分析研究，运用数据分析方法和工具，挖掘信息背后的潜在规律和趋势，为制定采购计划、调整采购策略提供支持。2.公司各部门应加强信息共享与交流，充分利用采购信息管理系统，及时传递和共享采购业务相关信息，提高工作效率和决策科学性。（三）信息保密1.公司应建立期货采购信息保密制度，对涉及公司商业秘密、采购计划、交易策略等信息进行严格保密。2.所有接触和使用采购信息的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在信息传递和存储过程中，应采取加密、备份等安全措施，防止信息泄露。九、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门应定期对期货采购业务进行内部审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度和操作流程的要求。2.内部审计监督应包括采购计划执行情况、合同签订与执行情况、资金管理情况、风险管理情况、信息管理情况等方面。审计部门应通过查阅文件资料、实地走访、问卷调查、数据分析等方式进行审计，并出具审计报告。（二）日常监督检查1.采购部门、财务部门、风险管理部门等相关部门应建立日常监督检查制度，对期货采购业务进行定期或不定期的检查。2