文件归档管理办法

文件归档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司文件归档管理工作，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件归档工作由综合管理部门统一负责，实行集中管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.齐全完整原则：归档文件应全面、系统地反映公司各项工作活动的真实面貌，保证文件材料的齐全完整。3.准确分类原则：按照文件的来源、时间、内容和形式等特征进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保归档文件的安全，防止文件泄露。二、文件材料的形成与收集（一）文件形成1.公司各部门及员工在工作过程中应及时形成各类文件材料，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件形成过程中，应明确文件的起草、审核、签发等环节的职责，确保文件质量。（二）文件收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，定期对本部门形成的文件进行清理和收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及其他载体文件。对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行有效的备份。3.在文件收集过程中，如发现文件缺失、损坏或不符合要求的情况，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充或纠正。三、文件的分类与编号（一）分类标准1.公司文件按照其性质和用途分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术研发类等几大类。2.每大类下再根据具体内容和特点进行细分，如行政管理类可分为公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度等小类。（二）编号规则1.文件编号采用“年份+类别代码+顺序号”的形式，确保每个文件都有唯一的编号。2.年份采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码根据文件分类标准设定，用大写字母表示，如“XG”表示行政管理类。4.顺序号为该类别下文件的流水号，用三位数字表示，如“001”。5.示例：“2023XG001”表示2023年形成的行政管理类第1号文件。四、文件的整理与装订（一）文件整理1.对收集到的文件材料进行分类整理，按照文件编号顺序排列，确保文件的系统性和连贯性。2.对于同一事由的文件，应将其相关材料集中在一起，按照形成时间先后顺序排列。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，保持文件的整洁。（二）文件装订1.纸质文件一般采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于幅面过大的文件，应按照A4纸尺寸进行折叠，折叠后的文件应平整，便于装订和查阅。3.电子文件应按照分类要求进行命名和存储，确保文件名与文件内容相符，存储路径清晰、规范。五、文件的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档完毕。2.对于重要的紧急文件，应随时形成随时归档。（二）归档流程1.各部门文件收集整理人员将整理好的文件材料移交至综合管理部门档案管理人员。2.档案管理人员对移交的文件进行核对、清点，检查文件的完整性、准确性和规范性。3.核对无误后，档案管理人员按照文件分类编号规则对文件进行重新编号、编目，并录入档案管理系统。4.将归档文件装入档案盒，在档案盒上标注文件类别、年度、起止编号等信息，然后上架存放。六、文件的保管与保护（一）保管环境1.公司应设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于重要的档案，应采取备份保管的方式，如将纸质档案进行数字化扫描备份，存储在电子存储设备中，并异地存放。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。（三）保护措施1.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应办理相关登记手续。2.对档案进行借阅、查阅时，应严格遵守借阅制度，确保档案不被损坏、丢失或泄露。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。七、文件的利用与借阅（一）利用方式1.公司员工因工作需要查阅档案时，可到综合管理部门档案查阅室进行查阅。2.档案管理人员应根据员工的查阅需求，提供相应的档案材料，并做好查阅登记工作。3.对于涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度进行查阅，限制查阅范围和人员。（二）借阅制度1.公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门档案管理人员审批。2.档案管理人员根据审批情况，办理档案借阅手续，将档案借给借阅人，并在档案管理系统中记录借阅信息。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照或摘录档案内容。如因工作需要复印、拍照或摘录档案内容的，应经综合管理部门负责人批准。八、文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文件鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.根据文件的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合判断文件的保存价值。（二）鉴定组织1.公司成立文件鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门相关业务人员和档案管理人员。2.鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）保管期限划分1.公司文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件主要包括公司成立以来的重要文件、规章制度、会议纪要、财务报表、人事档案等。3.长期保管的文件保管期限一般为16年至50年，主要包括公司重要业务活动的文件、项目资料、合同协议等。4.短期保管的文件保管期限一般为5年以下，主要包括一般性的文件材料、临时性的工作文件等。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的文件，由档案管理人员填写《档案销毁清单》，注明文件名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经综合管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清单》交档案管理人员组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由两人以上监销，确保销毁过程的安全、