昆明档案管理办法

昆明档案管理办法一、总则（一）目的为加强昆明市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于昆明市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案的真实性、完整性、系统性和安全性，便于社会各方面利用的原则。（四）职责分工昆明市档案行政管理部门主管全市档案工作，对全市档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。各单位负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时、完整地收集起来。文件材料的形成应符合国家有关法律法规、行业标准和本单位的实际工作需要，做到字迹清晰、格式规范、签署完备。（二）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，以及下级机关报送的重要文件材料。4.本单位在业务活动中形成的合同、协议、招投标文件、科研成果、产品资料、财务报表等文件材料。5.本单位机构设立、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。6.本单位组织的重大活动、重要会议、重要接待等形成的文件材料。7.本单位固定资产管理、基本建设项目、设备仪器购置等方面形成的文件材料。8.本单位对外交往中形成的文件材料。9.其他对本单位具有保存价值的文件材料。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应齐全完整，符合归档要求，不得遗漏、丢失重要文件。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，按照分类标准进行分类，便于后续的整理和归档。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案分类应根据本单位的职能、业务范围和档案的形成特点，采用科学合理的分类方法。一般可采用年度机构（问题）保管期限分类法，即先将档案按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限划分。（三）整理要求1.对收集到的文件材料应进行系统整理，去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。2.按照分类方案对文件材料进行分类，编制分类目录，明确每份文件的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对每份文件应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.按照一定的顺序将文件材料装订成册，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。5.编制卷内文件目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、文号、责任者等信息，置于卷首。6.填写备考表，记录卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等，置于卷尾。四、档案的保管（一）保管场所单位应设置专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等要求。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。（二）保管设备1.档案架（柜）应坚固耐用，便于存放和查找档案，应根据档案的类别、保管期限等进行合理排列。2.应配备温湿度计、空调、除湿机等设备，确保库房温湿度符合国家规定的标准。一般库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.应配备防火、防盗、防虫、防鼠等设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、防鼠器材等。（三）保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于到期鉴定和处置。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。4.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。5.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管情况等信息。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便利用、保守秘密的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为单位的各项工作和社会利用提供服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位相关的档案，应按照规定办理手续。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅、利用档案，应按照规定办理手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本单位档案部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经本单位档案行政管理部门批准后，办理查阅、借阅手续。3.公民、法人和其他组织查阅、利用档案，应向档案部门提交查阅、利用申请，说明查阅、利用的目的、范围、时间等，经档案行政管理部门批准后，办理查阅、利用手续。4.查阅、借阅档案应在档案部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案部门。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。5.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，档案部门应认真核对档案的数量和质量，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（四）利用登记档案部门应建立档案利用登记制度，详细记录档案利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息，便于统计和查询。六、档案的鉴定与处置（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织单位应成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，应根据其历史价值、现实利用价值等进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对保管期限已满但仍具有重要历史价值、现实利用价值或涉及重要事项的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（四）鉴定程序1.档案部门应定期对档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对鉴定为仍有保存价值的档案，应继续保管；对鉴定为失去保存价值的档案，应编制销毁清册。4.销毁清册应经单位负责人批准后，由档案部门和相关部门共同派员监销。监销人员应在销毁清册上签字，确保档案销毁彻底。（五）档案数字化随着信息技术的发展，单位应积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于档案的存储、检索和利用。档案数字化应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性、系统性和安全性。七、监督与检查（一）监督检查主体昆明市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查。各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查，确保档案管理工作规范有序。（二）监督检查内容1.档案法律法规和本办法的贯彻执行情况。2.档案管理机构和人员配备情况。3.档案管理制度的建立和执行情况。4.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。5.档案信息化建设情况。6.档案安全保管情况。（三）监督检查方式1.定期检查。档案行政管理部门定期对各单位的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理机构、制度建设、档案整理、保管、利用等方面。2.不定期抽查。档案行政管理部门不定期对各单位的档案管理工作进行抽查，重点检查档案的安全保管、利用情况等。3.专项检查。根据工作需要，档案行政管理部门对特定领域、特定单位的档案管理工作进行专项检查，如重大建设项目档案管理专项检查等。（四）整改要求对监督检查中发现的问题，档案行政管理部门应下达整改通知书，要求被检查单位限期整改。被检查单位应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，及时整改到位，并将整改情况书面报告档案行政管理部门。八、法律责任（一）违反本办法的责任单位和个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：1.未按规定建立档案管理制度的。2.未按规定收集、整理、保管、利用档案的